EXCEL表格及图表制作.ppt

EXCEL表格及图表制作表格及图表制作一、一、EXCEL基本处理基本处理二、二、EXCEL凼数应用凼数应用三、三、EXCEL图表制作图表制作EXCELEXCEL基本处理基本处理一、简单的快捷操作一、简单的快捷操作二、数据的格式设置二、数据的格式设置三、数据的输入技巧三、数据的输入技巧五、数据的分类汇总五、数据的分类汇总六、数据透视表六、数据透视表四、数据的排序和筛选四、数据的排序和筛选1、行列的简单操作、行列的简单操作1）、行列的选择、复制、删除等）、行列的选择、复制、删除等2）、行列的添加和删除）、行列的添加和删除Ctrl+S Ctrl+S 保存保存Ctrl+X Ctrl+X 剪切剪切Ctrl+C Ctrl+C 复制复制Ctrl+V Ctrl+V 粘贴粘贴Ctrl+F Ctrl+F 查找查找Ctrl+H Ctrl+H 替换替换常常用用的的简简单单快快捷捷键键一、简单的快捷操作一、简单的快捷操作2、选择性粘贴、选择性粘贴（编辑（编辑-选择性贴粘或单击鼠标右键）选择性贴粘或单击鼠标右键）1)、数值、数值（数据完整）（数据完整）2)、转置、转置（横、竖转换）（横、竖转换）3)、粘贴链接、粘贴链接（跟随原表格（跟随原表格-自动更新）自动更新）3、如何输入日期和时间？、如何输入日期和时间？1）、快捷方式：ctrl；输入当前系统的日期2）、快捷方式：ctrlshift；输入当前系统的时间可以通过excel的“格式”“单元格格式”来设置日期和时间的显示方式。插曲：显示出插曲：显示出20091201至至20091231的日期，要求扣除的日期，要求扣除休息日（周六、周天）休息日（周六、周天）“编辑编辑”“填充填充”“序列序列”4、利用自动更新提高数据输入的效率。、利用自动更新提高数据输入的效率。例如：用例如：用“保险保险”来替代来替代“太平洋寿险泉州支公司太平洋寿险泉州支公司”方法：方法：“工具工具”“自动更正项自动更正项”二、数据的单元格设置二、数据的单元格设置文本的输入文本的输入-如何输入以如何输入以0开头的数字？开头的数字？一般来说，数字表示的是数值。系统默认的。当需要用到数字来表示诸如学号、标号、电话号码内容时，应当把数字当做文本来处理。设置方法：设置方法：Ctrl+1或右键或右键 单单元格格式元格格式单元格美化单元格美化单元格对齐方式的设置：合并单元格、自动换行；文字的大小，颜色、字体的设置；表格边框的颜色和线条类型的设置；单元格底纹的设置；也可以自动套用格式。3、打印、打印-页面设置页面设置多页打印时，多页打印时，可以统一对可以统一对“顶端标题行顶端标题行”和和“左端标题左端标题列列”进行设置。进行设置。三、数据输入的技巧三、数据输入的技巧1、窗口的冻结、窗口的冻结可以保证数据的行列一直处于可见状态，便于资料的录入和查看。可以在选中需要冻结的单元格的下方和右方的单元格。“窗口”“冻结窗口”2、工具表的隐藏、工具表的隐藏/取消隐藏取消隐藏可以保证对原数据进行有效的查看，并且便于资料（公式）保存的完整。可以在选中需要隐藏的表格。格式工作表-隐藏3、表格的链接、表格的链接可以对EXCEL报表进行目录汇总后，对相应的子表格通过“链接”后，能够更有效的使用、查看清表格的功能。4、单元格内容的合并、单元格内容的合并公式：A2&B2方法二：方法二：“=CONCATENATE（A2,B2,C2）”。5、单元格内容的分列、单元格内容的分列四、数据的排序和筛选四、数据的排序和筛选1、排序：利用排序按钮、排序：利用排序按钮Excel中数据排序的顺序有如下规律：降序：错误值，逻辑值，字母，数字，空格升序：数字，字母，逻辑值，错误值，空格数字排序；数字排序；字符排序字符排序自定义序列排序，可以通过自定义序列排序，可以通过“选选项项”进行进行“方向方向”或或“方法方法”排排序序2、在数据表中筛选出需要的数据、在数据表中筛选出需要的数据操作：选中单元格操作：选中单元格”数据数据“”筛选筛选“”自动筛选自动筛选“自定义筛选：自定义筛选：设置一定的筛选条件设置一定的筛选条件取消筛选取消筛选把菜单中的把菜单中的“数据数据“”筛选筛选“”自动筛选自动筛选“的选择去掉。的选择去掉。3、高级筛选、高级筛选多条件筛选:比如以个人英雄榜为例子。要筛选出性别是专务职级，同时8000标保10000的记录。关键在于筛选条件区域的设置。关键在于筛选条件区域的设置。其中应该注意的是：在同一个行中设置筛选条件，表示“与”，而不同的行中设置筛选条件表示的是“或。”选择筛选的行或列，可进行不重复的筛选选择筛选的行或列，可进行不重复的筛选五、数据的分类与汇总五、数据的分类与汇总分类汇总的前提：分类汇总的前提：对数据按照分类的关键字进行排序。对数据按照分类的关键字进行排序。例如：职工工资表，对各个部门员工的基本工资和合成工资进行汇总。例如：职工工资表，对各个部门员工的基本工资和合成工资进行汇总。分类汇总的删除分类汇总的删除分类汇总的嵌套：对不同字段进行分类。比如：将上面对部门的汇总的基础上，对性别进行二次汇总。2、合并计算、合并计算提高登记效率 注意事项：1.每张工作表都只包含两列，是合并的数据标志，不可缺少。2.姓名要统一格式，特别对两个字的姓名，姓名中间要么都不用空格对齐，要么都用空格对齐，否则格式不同会生成单独的行，影响合并的结果。3.“汇总”工作表将用来存放数据，是一个空白表。数据数据-合并计算合并计算操作：操作：1、新建一个“汇总”工作表，单击合并计算数据目标区域左上角的单元格A1。2、在主菜单选择“数据”，单击“合并计算”命令，打开“合并计算对话框”。3.在“合并计算”对话框的“函数”下拉列表框中，单击用来对数据进行合并计算的汇总函数“求和”4.单击“引用位置”，选择的源数据添加到“所有引用位置”列表框中，重复操作相关源数据添加。5.在进行好这些设置后，按确定按钮返回到“汇总”工作表。关键步骤：六、数据透视表六、数据透视表要求同时对：营销区、业务部、业务室的各个标保进行求和汇总。要求同时对：营销区、业务部、业务室的各个标保进行求和汇总。1、查看数据透视表中具体数据的来源、查看数据透视表中具体数据的来源方法：双击经过处理的数据的单元格，excel将在一个新的工作表中显示出这些数据的详细的来源。2、查看自己希望查看的数据、查看自己希望查看的数据3、数据透视表的修改、数据透视表的修改数据透视表的工具栏数据透视表的工具栏可以通过字段列表对数据可以通过字段列表对数据透视表中的字段进行添加透视表中的字段进行添加和删除。和删除。对字段的删除可以通过对字段的删除可以通过“数据透视表向导数据透视表向导”来完成。来完成。4、修改数据的汇总方式和数字的显示方式、修改数据的汇总方式和数字的显示方式选中汇总项，右键“字段设置”5、数据透视表的更新、数据透视表的更新数据透视表并不会因为数据源的改变而发生改变。因此应手动应手动进行更新操作进行更新操作。Excel的函数和图表的函数和图表Excel函数的类型函数的类型时间和日期函数时间和日期函数数学和三角函数数学和三角函数统计函数统计函数查找和引用函数查找和引用函数数据库函数数据库函数文本函数文本函数逻辑函数逻辑函数信息函数信息函数财务函数财务函数1、当前年月的添加、当前年月的添加涉及的函数：now()用来返回计算机内部时钟的当前日期和时间；括号里没有参数；year()用来返回年份；括号内的参数为一个日期值。一般要和date（）等函数合用。例如=YEAR(DATE(2006,12,1)如果只要返回当前的日期：today（）month()用来返回月份,用法和year()一样。一、日期一、日期/时间函数时间函数2、计算日期间的、计算日期间的天数天数因为在excel中，单元格中的日期时以数值的形式存储，所以日期可以直接进行加、减的计算。2009-12-72010-4-14应该输入公式：=2010-4-14 -2009-12-7 +1 =132天天注意：日期计算完以后显示的并不是常规的值，可以通过对单元格格式的修改来达到显示的目的。Date（year,month,day）=DATE(2006,12,1)当参数中的月份和日期超过我们一年或者一月的最大天数时，系统会自动往前加。例如：date（2009，15，45）系统返回显示：2010-4-14二、统计函数二、统计函数排名排名 =RANK(，)例如：=RANK(C2,C:C,0)，返回值表示C2在区域中的排名0或者缺省表示按照降序排列的列表中的位置；非0表示按照升序排序的位置。三、查询或引用凼数三、查询或引用凼数三、查询或引用凼数三、查询或引用凼数VLOOKUPVLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。=VLOOKUP=VLOOKUP （A2A2,表格表格$A:$B,2,$A:$B,2,FALSE)FALSE)例如：例如：查找该业务员所在的营销区或所需要的数值（另一表格）查找该业务员所在的营销区或所需要的数值（另一表格）FALSE为大致匹配，为大致匹配，TURE或忽略为精确匹配。或忽略为精确匹配。重点：重点：1、寻找两个表格中的共同点，再来查找所需要的数值、寻找两个表格中的共同点，再来查找所需要的数值2、计算满足条件的两列区域间的序列数、计算满足条件的两列区域间的序列数四、数学函数的应用四、数学函数的应用产品进货数量销售数量库存数量TCL长虹创维销售表进货表库存表SUMIF函数函数条件求和条件求和如果要统计库存中各个产品的库存数量，应该输入：=SUMIF(进货进货!B2:B7,TCL,进货进货!C2:C7)含义：如果进货工作表中的B2:B2单元格中包含TCL，将对应的C2：c7中的数相加。五、逻辑函数的应用五、逻辑函数的应用：对各种条件进行判断：对各种条件进行判断（一）AND函数 1、AND函数当AND的参数全部满足某一条件时，返回结果为TRUE，否则为FALSE。例：判别-基本工资大于2000为真，则返回结果为TRUE。逻辑函数的介绍：逻辑函数的介绍：IF，AND,OT,NOT,TRUE,FALSE2、OR函数函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE。与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。3、IF凼数（条件函数）凼数（条件函数）用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果IF（条件,true，false）例：合计工资大于3000为高，其余为中。注意：if函数的嵌套最多可以有7层；使用IF时应注意括号的匹配。例：合计工资大于4000为高，大于3000为中，其余为低Len（）用来返回字符串的长度，空格作为一个字符。（）用来返回字符串的长度，空格作为一个字符。Left（b2，2）：用来返回）：用来返回B2从左开始的从左开始的2个字符串；个字符串；right（b2，1）：用来返回）：用来返回B2从右开始的从右开始的1个字符串；个字符串；Leftb（B2，1）：用来返回）：用来返回B2从左开始的从左开始的1个字节数个字节数rightb（b2，1）：用来返回）：用来返回B2从右开始的从右开始的1个字节；个字节；Mid（b2，3，4）用于从制定位置开始，返回制定的字符长度。）用于从制定位置开始，返回制定的字符长度。六、文本函数六、文本函数B2是指要计算字符的所在位置是指要计算字符的所在位置判断出生年月判断出生年月公式：1、18位数 =MID(A2,7,8)2、15位数 =MID(A3,7,6)3、条件凼数判断=IF(LEN(A1)=18,MID(A1,7,8),IF(LEN(A1)=15,MID(A1,7,6)出生年月日一般是从身份证的第6位开始，取68位。Excel的图表制作的图表制作一、一、4步骤图表创建步骤图表创建步骤步骤1、选择图表类型、选择图表类型在图表类型的选择过程中，应该主意，根据不同的需求，选择适合的图在图表类型的选择过程中，应该主意，根据不同的需求，选择适合的图表表现方式。表表现方式。常见的图表类型及其应用常见的图表类型及其应用步骤步骤2、图表源数据、图表源数据默认状态下excel会自动选择所有的数据，如果在图表创建时并不需要所有的数据都采用，可以通过这个调节杆手动来选取。选择图表数据区域选择图表数据区域在在“图表源数据图表源数据”选择的选择的“系列系列”对话框，我们可以添加或者删对话框，我们可以添加或者删除我们要显示的数据系列。除我们要显示的数据系列。步骤步骤3、图表选项、图表选项可以输入标题以及可以输入标题以及X轴轴/Y轴的名称轴的名称步骤步骤4、图表位置、图表位置1、对图表各个部分的认识、对图表各个部分的认识图表区图表区绘图区绘图区数值轴数值轴分类轴分类轴图例图例二、图表修饰的几个关键二、图表修饰的几个关键2、图表坐标轴格式的设置、图表坐标轴格式的设置在图表中，双击标题、数值轴、分类轴、图例等等，都可以打开相应的格式设置对话框，进行各种设置。在图表区右键就可以弹出相应的快捷菜单。在图表区右键就可以弹出相应的快捷菜单。可以返回图表四个步可以返回图表四个步骤中的任何一个步骤骤中的任何一个步骤进行图表的修改。进行图表的修改。可以对图表进行复制、粘可以对图表进行复制、粘贴甚至删除等工作，以便贴甚至删除等工作，以便其他软件对图表的引用。其他软件对图表的引用。如何更有效的添加数据源？如何更有效的添加数据源？方法一：选择要添加的数据，CTRLC，然后到图表上CTRLV就可以了。方法二：选择要添加的数据，直接拖动到图表区，释放鼠标就可以了。方法三：点击图表，将在excel上数据源出现选择框，拖动数据源的小滑块就可以重新选择数据源了。