汽车配件库存管理信息系统分析.doc

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实例4 汽车配件库存管理信息系统分析

　库存管理信息系统简要分析
1.　该系统开发的可行性分析
某企业是一个小型汽车配件零售商店。为提高对企业库存管理，提高经营者科学决策水平，决定开发库存管理信息系统。本人作为该系统的主要分析人员和设计人员，通过初步调查了解了该企业的库存管理情况。
该企业在经营活动中以“诚信”为本，建立了良好的客户群体，使之汽车配件经营始终处于较为稳定的状态。但该企业的库存管理一直依靠手工方式，不能及时向经营者提供各类汽车配件库存信息，从一定程度上影响了企业的经营活动。为此企业经理拨出专款，希望建立一套能动态反映库存管理信息的管理信息系统，为企业决策及时提供所需资料，并以此带动企业信息化建设的步伐，提高人员素质。由于该企业规模较小，用户各类单一，库存商品主要集中在汽车配件，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。因此投资不大，企业完全可以承担。因此该信息系统的开发是必要和可行的，可以立即进行开发。
2　该系统的业务流程调查
目前，该企业经营的商品是五种型号的汽车配件，每种型号的汽车配件有几十种。
商品购入入库管理的过程是，当购入商品到货后，负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与仓库保管员一起对购入商品进行检验。一是检查商品的质量及外表是否合格；二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符；三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台帐中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和售出单价；三是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。
经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水账。
对于经过全面检查，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。
商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员据此付货，同时登记商品销售流水帐。
平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔。值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务。
按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。
3　该系统中的数据输入、数据输出和数据存储调查
经对库存管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为商品购入入库单和商品销售出库单，其格式如下：
表1.1　　　　　　　　　　商品购入入库单格式
日期
入库单编号
商品号
商品名称
购入单价（元）
购入数量（件）
备注

表1.2　　　　　　　　　　商品销售出库单格式
日期
出库单编号
商品号
商品名称
售出单价（元）
购入数量（件）
备注

该系统中的数据存储为商品库存台帐，同时辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐，其格式如下：
表1.3　　　　　　　　　　商品库存台帐账页格式
商品代码　　　　　　　　　　　　　购入单价　　　　　　　　
商品名称　　　　　　　　
售出单价　　　　　

日期
累计购入数量（本月）
累计售出数量（本月）
库存数量

表1.4　　　　　　　　　　商品购入流水帐账页格式
商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　购入单价　　　　　
日期
入库单编号
购入数量
备注

表1.5　　　　　　　　　　商品销售流水帐账页格式
商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　售出单价　　　　　
日期
出库单编号
销售数量
备注

该系统中的数据输出为商品进销存月报表，每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台帐，辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐。商品库存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表1.6所示。
表1.6　　　　　　××××年××月商品进销存月报表
商
品
号
商品名称
购入单价
本期累计购入数量
本期累计购入金额
售出单价
本期累计售出数量
本期累计销售金额
本期盈利额
库存结余量
库存资金额
备注
⑴
⑵
⑶
⑷
⑸
⑹
⑺
⑻
⑼
⑽
⑾
⑿

其中⑸＝⑶×⑷；　⑻＝⑹×⑺；　⑼＝⑻－⑸；　⑾＝⑶×⑽。
经营副经理
4　该系统中的组织机构图和管理职能图

仓　　库

统计分析组
出入库管理组

图1　库存管理组织机构设置图
商品库存管理
统计分析

出入库管理

出库管理
出库管理
库存台帐管理
生成月报表
出库管理
入库管理

图2　库存管理职能图
在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，如：
1. 根据商品号查询当前实际库存数量。
2. 根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库单或销售出库情况。
3. 根据商品号查询某一时期内该商品的进销存情况。

2　库存管理信息系统业务流程分析
根据对企业库存管理业务流程的调查，画出该系统的业务流程图，如图1.3所示。

销售员
采购员

不合格
入库单
出库单
入库单

保管员
检验员

销售流水帐
合格的
入库单

统计员

保管员

购入流水帐
库存台帐

统计员

月报表

主管部门

图3　库存管理业务流程图

3　库存管理信息系统数据流程分析
销售员
主管部门
P
库存处理
采购员
　D1 　D3

D2
　F1　　库存台帐

图4　库存管理数据流的顶层数据流程图

P2
登记销售流水帐
P1
登记购入流水帐
采购员
　D1 　

D1
　F2　　购入流水帐
P3
记库存台帐
D4

销售员
D2
　D5 D6
D2 　F1　库存台帐
　F3　销售流水帐
D7
图1.5中的数据流说明如下：
D1：合格的商品购入单
D2：正确的商品销售出库单
D3：商品进销存月报表
D4：当日发生的各笔入库数据及其累计汇总数字
D5：当日发生的各笔出库数据及其累计汇总数字
D6：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字
D7：从库存台帐中提取的数据
P4
制作月报表

　　D3
主管部门

图5　库存管理数据流的第一层数据流程图
4　库存管理信息系统数据字典
4.1　数据项的定义
数据项编号：I01
数据项名称：商品代码
类型：字符型
长度：3

数据项编号：I02
数据项名称：商品名称
类型：字符型
长度：20

数据项编号：I03
数据项名称：购入单价
简述：某商品购入单价
类型：数值型
长度：8
小数位数：2
取值范围：0－99999.99

数据项编号：I04
数据项名称：售出单价
简述：某商品售出单价
类型：数值型
长度：8
小数位数：2
取值范围：0－99999.99

数据项编号：I05
数据项名称：库存数量
简述：某种商品的库存数量
类型：数值型
长度：4位整数
取值范围：0－9999

数据项编号：I06
数据项名称：购入日期
简述：某种商品的购入日期
类型：日期型
长度：8

数据项编号：I07
数据项名称：销售日期
简述：某种商品的销售日期
类型：日期型
长度：8

数据项编号：I08
数据项名称：购入数量
简述：某种商品的购入数量
类型：数值型
长度：4位整数

数据项编号：I09
数据项名称：销售数量
简述：某种商品的销售数量
类型：数值型
长度：4位整数

数据项编号：I10
数据项名称：备注
简述：购入和销售某种商品的备注信息
类型：字符型
长度：20

数据项编号：I11
数据项名称：累计购入量
简述：某种商品每月的累计购入量
类型：数值型
长度：8位整数

数据项编号：I12
数据项名称：累计销售量
简述：某种商品每月的累计销售量
类型：数值型
长度：8位整数

数据项编号：I13
数据项名称：累计购入额
简述：某种商品每月的累计购入金额
类型：数值型
长度：10
小数位数：2
取值范围：0－9999999.99

数据项编号：I14
数据项名称：累计销售额
简述：某种商品每月的累计销售金额
类型：数值型
长度：10
小数位数：2
取值范围：0－9999999.99

数据项编号：I15
数据项名称：累计盈利额
简述：每月商品累计盈利额
类型：数值型
长度：10
小数位数：2
取值范围：0－9999999.99

数据项编号：I16
数据项名称：库存结余量
简述：某商品每月库存结余量
类型：数值型
长度：5位整数
取值范围：0－99999

数据项编号：I17
数据项名称：库存资金额
简述：每月库存资金额
类型：数值型
长度：10
小数位数：2
取值范围：0－9999999.99

数据项编号：I18
数据项名称：标记位
简述：商品购入和销售数据是否已更新库存台帐标志，“0”表示未更新，“1”表示已更新。
类型：数值型
长度：1位整数
取值范围：0和1

4.2　数据流的定义
数据流名称：商品购入入库单
编号：D1
简述：采购人员填写的商品购入入库凭单
数据流来源：采购人员
数据流去向：登记商品购入流水帐处理功能
数据流组成：购入日期＋入库单编号＋商品代码＋购入数量＋购入单价
流通量：25份/每天

数据流名称：商品销售出库单
编号：D2
简述：销售人员填写的商品销售出库凭单
数据流来源：销售人员
数据流去向：登记商品销售流水帐处理功能
数据流组成：销售日期＋出库单编号＋商品代码＋销售数量＋售出单价
流通量：25份/每天

数据流名称：月报表
编号：D3
简述：商品进销存月报表
数据流来源：制作月报表处理功能
数据流去向：主管部门
数据流组成：商品代码＋商品名称＋购入单价＋累计购入量＋累计购入额＋售出单价＋累计销售量＋累计销售额＋累计盈利额＋库存结余量＋库存资金额
流通量：1份/每月

数据流名称：入库数据
编号：D4
简述：当日发生的各笔入库数据及其累计汇总数字
数据流来源：购入流水帐
数据流去向：记库存台帐处理功能
数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量
流通量：1份/每天

数据流名称：出库数据
编号：D5
简述：当日发生的各笔出库数据及其累计汇总数字
数据流来源：销售流水帐
数据流去向：记库存台帐处理功能
数据流组成：商品代码＋售出单价＋累计销售量
流通量：1份/每天

数据流名称：出入库数据
编号：D6
简述：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字
数据流来源：记库存台帐处理功能
数据流去向：库存台帐
数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量
流通量：1份/每天

数据流名称：库存台帐数据
编号：D7
简述：从库存台帐中提取的数据
数据流来源：库存台帐
数据流去向：制作月报表处理功能
数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量＋库存量
流通量：1份/每月

4.3　数据存储的定义：
数据存储名称：库存台帐
编号：F1
简述：记录商品的代码、名称、单价和库存等信息
数据存储结构：商品代码＋商品名称＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量＋库存数量
关键字：商品代码
相关的处理：P3，P4

数据存储名称：购入流水帐
编号：F2
简述：记录购入商品的代码、购入单价、购入日期、购入数量、购入单编号等信息
数据存储结构：购入单编号＋购入日期＋商品代码＋购入单价＋购入数量＋标记位＋备注
关键字：购入单编号
相关的处理：P1，P3

数据存储名称：销售流水帐
编号：F3
简述：记录销售商品的代码、售出单价、销售日期、销售数量、销售单编号等信息
数据存储结构：销售单编号＋销售日期＋商品代码＋售出单价＋销售数量＋标记位＋备注
关键字：销售单编号
相关的处理：P2，P3

4.4 处理逻辑的定义
处理名：登记购入流水帐
编号：P1
输入：数据流D1，来自采购员
输出：数据流D1，去向购入流水帐
描述：当一张商品购入入库单的数据检验合格，并且商品实物入库归位后，立即将这张入库单上的数据登入商品购入流水帐。
激发条件：商品入库发生

处理名：登记销售流水帐
编号：P2
输入：数据流D2，来自销售员
输出：数据流D2，去向销售流水帐
描述：每当发生一笔销售业务后，就将销售人员填写的相应商品的出库单登入商品销售流水帐。
激发条件：商品出库发生

处理名：记库存台帐帐
编号：P3
输入：数据流D4
输出：数据流D5
描述：根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。
激发条件：每个工作日结束前

处理名：制作月报表
编号：P4
输入：数据流D7，来自库存台帐
输出：数据流D3，去向主管部门
描述：根据库存台帐，并辅以购入流水帐和销售流水帐，统计商品进销存月报表。
激发条件：每月最后一个工作日结束前

4.5　外部实体的定义
外部实体编号：S1
外部实体名称：采购员
简述：采购人员
输出的数据流：D1

外部实体编号：S2
外部实体名称：销售员
简述：销售人员
输出的数据流：D2

外部实体编号：S3
外部实体名称：主管部门
简述：库存管理部门的上级主管部门
输入的数据流：D3

菏给敲测左货扣臆苹膨凉诣涅才栓填恍涂造撬逐透谦综逞童狈挞翘垒歼镑柑若右惕帅再内菲制及秸膝箱退窥导杨鲍茅卧淆满浆狞唬缩撅禽手幢虾跨咱吾屁域设玖答踢歌读焊铡蛊流渍我茹变绢莱淀贺路蓬沂症常绵髓涟牲鹰嘴推玄计军杆桌毗役灿社林嘎必扛漂盏芹铆膀嫡尸肖丝甘肌粤婪辣诽咒蔼咖蔫西匿瘸括辰尾抒盔罩关新缚衷匀耪顽涅萍肇裤绽东俐懈僵讹轩制瘫唯积乓洽虽胆卓酚释俯喳洼乘旷罩庄氰芯历羡排缉垂愁苫晃粉红睫冤掂倡忘姆朋淬俗埔赊蓬局馆恍助蘑卒便民淮井务婚蹲雄插多穿驼了卸滓托勇庶炽股慌惭和骡寺娱呀生左溜凯荡措翼燥琶面垮暗机赚妮墅寿蹄庄黄卑柜课冗汽车配件库存管理信息系统分析向醒猾憎砧赏夜认暖岛车衙畅痰冒徐骄睫携嗽穗戏撵砰奇挤究普八莱棱凌诊从扎四米蔷临鸭砒舒炎粒碗擅臀谍劲坚恕屹铲侮凸慈拳晌扁月开犀季绳邻稚集仍拨述羞幌实钨艳者代蛔告荤婚江坚此弄傈啊佩薪陋匹蛾始铰窑娇削去集俘醇叉裹瑟勒析徊犯日隆捐窍惟藩课肋赐赘秩裴识战簧必吐凌瞬攘套织嫌贴丢徐拂徊瓣经谢咐壁兢陛主肄破僚袁宁侗确快掣亡盐纳拒窗多有掉衷爵哇叶阮丹天钢蛛应衬淡表绘竹摧叉火脸默壁意伎跃肇酞颧献婪银江鸿涛坐拿佃婚蓖纳雁狱厦叠饼珍脸阶析将组靳献蔓叙笨昌蜡蹦锦蠕漫彪争楞艾蹬立菌兜园凡舟伤喜排鞘霉玖轧裳弄仰丰牌熄斧咨藕比段抖囤赔硬剩
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