办公室行政事务流程图全套222.doc

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华榕集团福清项目部——行政事务管理工作流程

行政事务管理的主要工作内容
1、执行行政日常事务处理；
2、执行秘书事务管理；
3、执行档案的归档管理；
4、执行后勤服务保障；
5、执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；
6、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；7、执行各种费用的控制交纳；
8、执行公司对外关系建立维护；
9、执行突发事件处理；
10、执行计算机网络管理；
11、执行合同管理；
12、执行人力资源管理；
13执行上级交办事务等工作。
一、综合部具体工作流程
（一）日常事务处理
综合部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响公司的经营活动。
择其轻重处理
临时事务处理
当日计划工作

提高服务意识

保证正常工作
注重时效结果

（二）执行秘书事务管理
秘书工作是综合部的核心工作，亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在实际操作中，要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时，牢固树立超前服务意识，有条有理的搞好各项服务工作。
督查工作
重要情况通报
公司重要文件公文
综合性文字材料

文书工作
会务工作
信息工作

（三）执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
文件、资料收集
分类整理编号
立卷归档
装订成册存放
使用.传阅控制

各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。

文件资料的收发
行政审阅
上传下达
准确记录
传真往来

（四）后勤服务保障
综合部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。
员工满意
提高质量
收集建议
加强检查
拟定制度

反馈
安抚员工

安全工作是公司的一项重要工作，综合部是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
熟悉安全制度
提高防范意识
规划教育培训
明确安全目标

确保整体安全
组织实施检查

（五）执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末综合部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。
部门申请
主管审批
请购计划单
查看库存

月末盘存
物品采购

出入登记
检查验收

监督检查
帐物相符
定期询价议价

（六）执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，综合部根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。
资产分类
建立台帐清单
每月盘存
核对帐物

（七）执行各部门基础设备、设施维修管理
综合部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
维修申请
记录备案
安排维修
维修结束
检查验收

（八）执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。
统计各项所要交纳费用
申请审批资金
部门主管审批
领导审批签字

归类登记管理
支付各项费用

（九）执行对外关系建立维护
建立良好的公共关系平台是公司正常经营的关键，综合部肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，公司的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。
合理调整
情况汇报
经常维护
档案
沟通协调
关系建立

（十）执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后，综合部在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。
突发事件出现
妥善解决处理
及时汇报领导
主要情况收集

处理结果汇报
减少不利影响

（十一）执行计算机网络管理
办公自动化是公司实现无纸化办公、加快工作运转速度，提高办公效率的有效手段。为此，网络管理员在维护好现代化办公设备的同时，要保证公司网络在各部门之间能正常工作，保证公司电脑系统的稳定高效和信息通道的畅通。
设备故障处理
现代化设备维护
网络设备维护
设备正常使用

网络设备正常使用

（十二）执行公司合同管理
合同管理是公司管理工作的一项重要内容，搞好各类合同管理工作，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得具有十分重要的作用。
盖章、签收
领导签订合同
公司领导审批
部门起草合同

信息存档
汇报结果
部门跟踪执行
存档建立台账

（十三）执行人力资源管理
现代社会是一个竞争社会,而企业的竞争又是人才的竞争。随着社会经济的发展，人们越来越认识到，人力资源是社会经济财富创造必须具备的条件。现代企业的管理重心已转移到了人力资源管理上了，人力资源管理工作也变成了公司的核心工作（详见规范流程）。
合同管理

人才引进

人事信息

岗位设置

绩效考核
薪酬制度管理
考核使用
人才培训

信息存档
离职辞退

（十四）报建工作管理
协调房地产开发前期主管部门，完善各种具体手续，保证开发计划顺利实施。完成公司各种证照的年检工作（详见规范流程）。
归档备用
提供使用
办理审批
完善各种手续
接受报建任务

（十五）执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。
接受上级交办任务
及时完成
保质保量
汇报结果
确实了解、记录工作要求

二、人事工作具体流程
公司发展战略
人事工作流程图（总图）
机构职责
组织
结构图

组织结构设置

职位说明书
工作分析

年度编制计划
定岗定编

招聘
……
员工关系
培训发展
薪酬福利
绩效管理

岗位
调整
劳动合同
薪酬
考核

福利
评估
入职

人才储备

试用转正

培训
考勤

休假
职业生涯

档案

奖惩

离职

员工活动

招聘
员工进入——退出公司轨迹

劳动合同
入职

入职培训

试用

非正常退出
享受公司支持
转正

终止劳动合同
辞退
解除劳动合同
培训
辞职
奖惩
福利
薪酬

正常工作

执行公司制度

……
请假
评估
考核
考勤

接受岗位调整

调薪
待岗
转岗
降职
晋升

退休

招聘
用人部门
人事部
主管公司领导
总经理
关联流程
人员空缺
有无编制

N
Y
职位说明书
确定招聘方式
增补申请
审批
N
审批
Y
取消或延期
N
Y
确定招聘渠道
招聘会聘渠道
媒体
介绍
校园
发布招聘信息
收集筛选简历
初试/ 笔试
复试
复试
特殊岗位人员复试
通过
通过
通过
简历存档
未通过
未通过
确定录用人选
录用通知书
录用
待遇谈判
接受
不接受
外部
内部
发布招聘信息
推荐自荐信
工作分析
薪酬
入职
资格验证
通过
档案

绩效管理——考核
被考核人
考核人

人事部
总经理
关联流程
当月考核填写结束
公司考核项目评分
考核人评审
当月考核评审结束
考核记录
发布/归档
员工考核项目自评
公司考核项目评分表
考核评审确认
考核表
考核考勤表
考核启动
公司考核项目申请
审批

公司考核项目申请表
员工考核项目指定
员工考核项目自定
员工考核项目确定
考勤
薪酬
考核表反馈
绩效评价
公司考核项目申请结束
当月考核评审启动

绩效管理——评估
被评估人
评估人
人事部
公司领导
关联规程
辞退
处罚
培训
待岗
Y
N
晋升
培养
奖励
绩效考核
绩效是否符合岗位要求

个人报告书
评价
工作表现
自评
评价
沟通
评价结论
备案
确认
一次申诉
同意
不同意
受理调查
维持原结论
Y
N
人才储备
岗位调整
奖惩
离职
奖惩
岗位调整
培训
绩效评估表
改进计划
保持
劳动合同
不续签
劳动合同
档案

薪酬
外部信息
员工
人事部
公司领导
关联流程
审批
N
统计局统计数据
岗位评价
薪酬调查
岗位级别表
月薪金表
月工资明细
地区差异系数表
岗位津贴基数
工作分析
职位 说明书
绩效评估
绩效评估表
制定年度薪金调整方案

薪金调整方案
实施年度薪金调整方案

Y
制作通知

发布文件

岗位津贴基数调整通知
人事通知单
签字确认

考勤考核表
考核
考勤
审批
N
Y
计算制表

财务部
接收

国家法律法规
福利
奖惩
保险
浮动工资调整方案
销售人员奖金调整方案

福利——社保
参保人员
人事部
主管公司领导
总经理
关联规程
个人自行缴费申请
审批
集体户参保/停缴/申请
办理社保增员/减员/汇缴手续
签署意见
社保发票原件提供给公司人事部
社保缴纳月报表
社保个人扣缴/报销明细表
档案
薪酬
福利
国家政策
制订年度社保基数调整方案
审批
审批
年度社保基数调整方案执行和备案
缴纳标准备案
财务部
转账

奖惩
员工
部门经理
人事部
公司领导
总经理
关联流程
发布文件

取消或改变原决定

维持原决定

书面形式
提交

奖惩决定

行为表现及结果

部门经理或相关部门调查取证并作书面结论

主管公司领导或相关部门调查取证并作书面结论

总经理指派专案小组调查取证并作书面结论

绩效评估
相关部门
规程
行为表现及结果

行为表现及结果

审批
Y
N
终止并通知提名人
一次申诉
机会

理由是否
成立

Y
N
审批
Y
N
终止并通知提名人
文件存档

离职
档案
薪酬
实施
奖励
处罚
通报表扬
专项奖励
优秀员工
通报批评
罚款
开除
起诉
法律程序
薪酬
……

岗位调整
员工
部门/地区
人事部
主管公司领导/总经理
关联流程
固定时间的岗位调整
部门经理会讨论，综合评价全体员工
评价结果
人事通知单
（评价结果）
告知相关人员
签字确认
存档
非固定时间的岗位调整
根据公司发展或规划需要，提出岗位调整议案
经理例会讨论决定
审批
Y
根据业务规划和工作计划，或员工不胜任岗位工作，提出岗位调整的书面报告
因个人爱好特长等提出岗位调整的书面申请
取消岗位调整
N
档案
考核
评估
获知
调薪
晋升
降职
转岗
待岗

汇总并形成处理意见
书面意见
执行批示
薪酬
劳动合同
劳动合同
劳动合同
劳动合同
获知
获知

人才储备
员工/主管
部门经理
人事部
公司领导
总经理
关联流程
审批
Y
考察报告
绩效评估
提名
提名
提名
表现
表现
表现
编入人才发展名单
工作内容拓展计划
素质测评
考察
审批
N
终止并通知提名人
N
Y
培训计划
编制培养计划
确认
确认
考察
考察
计划实施
培训
工作表现
工作表现
考察报告
考察报告
提交董事会讨论
审批
N
Y
储备人才库
人才储备报告书
反馈给各提名者
提交总经理
岗位调整
条件突出但暂未加盟公司的求职者

培训
员工
部门
人事部
公司领导
关联流程
人才储备
绩效评估

培训需求
培训需求
目的分析
工作分析
职位说明书
满足必备
知识技能
满足发展
知识技能
入职培训
在职培训
制定培训计划
审批
Y
N
实施培训计划
选择培训方式
选择培训课程
制定培训场地
确定预算
参加
培训
总结

批转

培训效果
评估
培训评估表
记录
培训档案
档案
培训测试
参加
考试
近期
远期
绩效评估

劳动合同
员工
人事部
总经理/委托代理人
总办
备注
签名确认
亲笔签名
劳动合同解除/终止
劳动合同续订
劳动合同变更
个人留存

一式两份
人事通知单
劳动合同续订书
制作变更协议
存挡
保密协议
兼职人员
销售人员
后勤人员
管理人员
兼职劳务协议
劳动合同书
制作合同
确定合同编号
确定签署合同类别

公司领导合同拟定和签署
亲笔签名

盖章

岗位调整
离职
绩效评估
岗位调整
入职
档案

入职
新员工
用人部门
人事部
公司领导
相关职能部门
关联流程
总部员工
身份证
学历证
学位证
职称证
……
照片一寸两张
存档
新员工入职通知
信息部开通公司邮箱
财务部办理工资卡
设置MIS权限
新员工须知
阅读并遵照执行
入职培训/考核
员工手册
进入
试用期
培训
试用
收取资料
签订劳动合同
报到
外埠员工
提前一个工作日
发布入职通知
入职准备工作确认
行政部设施提供
信息部开通公司邮箱,设施提供
设置MIS权限
熟悉工作环境
MIS录入

劳动合同

招聘

档案

试用转正
试用员工
用人部门
人事部
主管公司领导
关联流程
转正申请书
提交直接领导
抄送人事部
试用考核单
直接领导对试用员工工作评价，签署意见
人事部签署
意见
审批
进入试用期
人事通知单
（转正）
合格
员工留存
存档
不合格
终止合同
离职
入职
档案
绩效评估
考核及反馈
工作表现
绩效考核
转正
薪酬
试用期结束
转为正式员工

考勤
员工
直接领导
人事部
主管
公司领导
总经理
关联流程
总部
员工

刷卡记录
计划
总结表
不计考勤员工
考勤记录说明
签署意见

考勤统计
休假
考核考勤表

考勤确认
有无异常
Y
N
事实调查并
提出处理意见
审批
Y
N

执行批示
薪酬
薪酬
离职

休假
员工
直接领导
人事部
总经理
关联流程
请假申请
请假申请单
(总部)
签署意见
审批
审批
存档
考勤统计
考勤
员工休假表
反馈给员工个人
请假主题的EMAIL（外阜）
Y
延迟或取消请假
N
请假3天（含）以上
Y
N

档案
员工
人事部
主管公司领导
存档机构
关联流程
建立公司内部
员工档案
身份证明
学历学位证明
各类证书
招聘资料
试用转正文件
奖惩文件
绩效评估报告
劳动合同及附件
离职文件
离职
绩效评估
奖惩
试用转正
劳动合同
招聘
入职
各类人事通知单
个人认为有必要放入档案的资料
公司内部员工档案
整理保存
20年销毁
商调函
档案自带
公司指定人才机构存档
定期核算存档费用
审批
人事档案
Y
档案转入/转出申请
关于调入/调出职工档案的申请
试用转正
入职
档案转递
商调函转递
个人认为有必要放入档案的资料
N
保存回执
费用结算
财务部

离职
员工
部门
人事部
职能部门
公司领导/总经理
关联流程
患病或非工伤医疗期满后，不能胜任工作的

因公司机构调整无合适工作安排的

经培训或岗位调整后仍不能适应工作要求的

被依法追究刑事责任的

严重违反公司规章制度的

试用期间不符合录用条件的

部门经理书面意见
交接中断30日
工作交接
取消申请

员工
辞职

辞退
员工

N
Y
审批
预估最后
工作日
指定工作接收人
员工离职
申请表
员工离职期
预告表
书面
意见

邮箱取消

终止并通知部门
记入档案

扣发薪金

社保停缴

员工离职通知
发布开除文件并送达员工
处理意见
记入档案

扣发薪金

社保停缴

结算薪金

离职面谈

档案调出

社保停缴

员工离职通知
人事调出
签署意见
离职审批手续
交接顺利可办理
离职审批手续
发布离职预告
薪酬

经理会讨论
会签

若有协办事宜书面通知

获知

薪酬

报备

取消MIS权限

N
Y
审批
N
Y
审批

奖惩
绩效评估

档案
社保
薪酬
社保
档案
社保

三、房地产建设项目开发程序流程图

选址研究，寻找合作伙伴，签订合作意向，协议及合同书
先规划管理部门申领规划要点，以获取规划要点通知书，编制项目建议书
向计委申报立项报告
计委函至规划局
规划局会签返计委
计委下文同意立项并要求可行研究，此文经建委开发办会签
进行项目投资的详细可研测算，编制可研报告
计委、建委、规委及各专业局审查可研报告
对可研批复，两委会签，即下达规划设计任务；
据此办理征地及前期准备工作，开规划设计任务通知
规划局发征地意见函
到土地管理部门及土地使用部门征求意见

新征地到土地局、规划局、乡政府、村公所 旧城改造到区地政科
结果报市房地局 结果报市房管局

市政府下文批地

画桩位给钉桩条件， 规划局办理建设用地规划 据此到地征部门办理用地
测绘院钉桩，成果给设计人 许可证 批准书，评估项目建设用地地价
申请确定规划设计条件 冻结户口并抄户口，交纳地价款，取得土地使用证
按规划设计条件征询意见表
到区配套部门征求意见 地政部门审查安置方案、安置房

规划局审查后下规划条件通知单 发拆迁许可证

委托进行规划方案设计 动迁会及拆迁安置

到规划局领设计方案送审书 场地三通一平，领取房地产
开发手册

规划局审方案提出意见 1、到园木局申请伐树许可证

修改后送首规委审图 2、了解线路与供电局运行班协商 改造、移线方案
3、煤气、道路、上下水改路由
规委召开市政协调 4、到供电局业扩处申请用电报表，做正 会出市政会议纪要 式供电方案，申请临时施工用电，委托施工。

进行个体设计

领建筑工程规划许可证 出施工图 开节能证明

运用“营销策划展示设计系统” 到计委申请，列入计划 到税务局去税单
制作资料 （建委会签）

报价小组审查，领取预售 到建委工程处领开工 持年度计划、税单到区计、经委领
许可证 审批表 投资许可证登记卡，登记并取得许可证

建委、物价局下文批价
到市政部门盖章，证明市政条件落
进行销售
四源费缴纳

到开发办市政处同意招标

填招标申请书并到市招办登记

招标办审查标底

开标会

订合同，写评标报告，发中标通知书

招标办盖章同意

施工单位 质量总站受理 市统计局 市审查局审核资金来源， 市开发办
同意施工 质量监督 落实任务 任务来源及一切手续 秘书处登记

建委工程处同意开工，办理开工许可证

施工单位进场开始施工，小区红线内市政报装上下水、道路、煤气、电、委托设计、施工

一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、

一、
1、 小区内线路委托设计
2、 委托施工
3、 配电室土建工程验收
4、 设备安装及验收
5、 送电
二、
1、 通知园林局绿化办
2、 交绿化费
3、 绿化施工
三、
1、 按道路方案进行施工
2、 市政办事处养路队验收
四、
1、 到自来水业务科报装委托线路设计、施工、及验收
2、 到市政监理所下水报装
3、 规划设计
4、 竣工验收
五、
1、 到热力公司报装
2、 委托线路设计
3、 施工及验收
六、（自建锅炉房）
1、 环保局同意锅炉房规划位置
2、 委托设计
3、 到劳动局报装
4、 环保局审查消音除尘设备
5、 竣工验收
七、
1、 到煤气公司报装
2、 到规划科定线路方案
3、 设计
4、 看现场
5、 施工
6、 业务科检验同意接气
7、 凭通气单到管网所办固定资产转移手续及通气手续
8、 凭接气单到液化气公司办各户通气手续
9、 通气

全部工程竣工

四方验收、检验单签字盖章

凭验收通知书入库房屋 确定房屋管理形式房屋验收

出库分配及销售、办理产权证

进入物业管理阶段

狼阁地产开发公司
二〇一一年七月七日
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