项目文档管理规范v1.0.doc

项目文档管理规范

项目文档管理规范

文件类别
○手册○过程文件/程序文件●指南文件/作业指导○其他
签字发布

版 本 号
1.0
发布日期

密 级
●普通 ○秘密

金蝶建筑与房地产事业部
实施管理部

目 录

1. 目的 3
2. 范围 3
3. 文档发布标准 3
4. 文档变更标准 4
5. 文档归档标准 4
6. 项目文档范围 5
7. 文档审计标准 6
附件 10

1. 目的
在项目生命周期中会形成很多文档资料，包括工作文档和技术文档。这些文档资料是未来进行系统维护、升级和提供运维服务所必须的，是项目管理中非常重要的一部分工作。为加强项目过程中的风险控制，维护金蝶公司利益，特制订本规范对项目各类文档进行规范管理。
从法律角度来看，项目生命周期中产出的文档代表了金蝶公司作为服务提供方按照合同约定完成交付义务的标志，具有重要的证据作用；同时也代表了客户方对金蝶公司提供的服务的接受和确认。
2. 范围
此规范适用于组织内所有项目的文档管理活动，并且各公司设置了相应的项目管理办公室（PMO）管理项目，各公司可依据自身的实际情况进行修改选用。
3. 文档发布标准
为了规范项目文档的格式、结构、范围和填写标准等，金蝶房地产实施管理部参考公司开发方法论和实施方法论，整理了项目各阶段需要提交的文档名称和模板，通过评审后进行发布，所有在建项目均须使用标准模板。

l 流程说明：
（1） 项目管理专员参考公司实施方法论和开发方法论制定文档模板；
（2） PMO对文档进行评审，部门经理对文档进行会审；
（3） 审核通过后，项目管理专员通过OA和邮件发布。
注：PMO为项目管理办公室，文档模板见实施工具包中，参考选用。

4. 文档变更标准
在文档使用过程中，如果发现文档模板或提交方式等有问题，可以提交变更需求，由PMO进行评审，评审通过后，由PMO修改并进行发布应用。

l 流程说明：
（1） 顾问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核；
（2） 部门经理汇总后提交PMO评审；
（3） 项目管理专员根据需求修改标准模板，并发布应用。
5. 文档归档标准
一般而言，项目生命周期中的重要文档都需客户方项目经理签字并加盖公章。但考虑到文档重要性不同以及实际情况的复杂性，不同性质文档的确认标准也有所不同。需要客户签字或盖章确认的各项目成果、文档和文件一律采取书面形式提交PMO，不得通过口头、电子邮件等其他形式。纸质文档提交的同时，需要提交版本一致的电子档（在盖章审批的时候作为附件提交即可），以供PMO进行项目配置管理。

l 流程说明：
（1） 项目经理将经客户项目经理签字盖章的项目文档原件提交部门经理；
（2） 部门经理审查确认后，将文档（原件）提交PMO；
（3） PMO盖章后，留一份存档，同时更新文档服务器（VSS）；
（4） PMO将经公司盖章的文档返回给项目经理。
6. 项目文档范围
实施类项目周期主要包含项目规划、蓝图设计、系统建设、系统切换和持续支持五个阶段，开发类项目周期主要包含规划、设计、编码、上线和验收五个阶段，各个阶段的工作任务不同，所涉及和需要提交的文档也有所不同。
实施类文档清单：
序号
阶段
文 档 清 单
数量
确认方式
1
项目规划
《项目启动会会议纪要》
一式两份
签字＋盖章
《项目组成员名单》
一式两份
签字＋盖章
《项目主计划》
一式两份
签字
2
蓝图设计
《需求分析报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《解决方案》
一式两份
签字＋盖骑缝章
3
系统建设
《系统测试报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
4
切换准备

5
系统切换
《上线切换报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《初验报告》
一式两份
签字
6
持续支持
《验收报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《系统运行问题跟踪记录单》
一式两份
签字
7
其他
《项目变更单》
一式两份
签字＋盖章
《产品安装确认报告》
一式两份
签字＋盖章
《重要阶段会议会议纪要》
一式两份
签字

开发类文档清单：
序号
阶段
文 档 清 单
数量
确认方式
1
项目规划
《项目启动会会议纪要》
一式两份
签字＋盖章
《项目组成员名单》
一式两份
签字＋盖章
《项目主计划》
一式两份
签字
2
设计
《需求分析报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《设计方案》
一式两份
签字＋盖骑缝章
3
编码

4
上线
《系统测试报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《初验报告》
一式两份
签字
5
验收
《验收报告》
一式两份
签字＋盖骑缝章
《系统运行问题跟踪记录单》
一式两份
签字
6
其他
《项目变更单》
一式两份
签字＋盖章
《实施日志》
一式两份
签字
《重要阶段会议会议纪要》
一式两份
签字
l 备注及说明：
（1） 所有文档一式两份，一份公司存档，一份客户存档；
（2） 文档页数≦2页时每页都须盖章；文档页数﹥2页时，首页和未页须盖章，其余盖骑缝章；
（3） 项目立项时，可根据评审情况适当裁减。
7. 文档审计标准
PMO设置项目管理专员，定期（每个季度不少于一次）根据《文档审计标准》审计项目文档，并出具《文档审计报告》，审计报告发：项目经理、部门经理、PMO经理。《文档审计报告》发出后，项目经理有2周的整改时间，2周后PMO再组织审计，其作为阶段审计结果，纳入项目KPI考核，最终审计结果影响KPI。

为了体现文档审计的可操作性和标准性，本规范建立了审计评分规则，按照标准模板设置Checklist点和对应分值，对顾问提交上来的文档逐项进行打分，从而判定文档是否合格，打分结果纳入项目KPI考核。
文档审计评分标准（满分100分，不合格项扣分）
文档名称
盖章
Checklist
分值
评价
《项目启动会会议纪要》
★
是否使用PMO标准模板
2
采用非标模板得0分
会议决议内容：
① 是否指定双方项目经理和项目组成员名单；
② 是否明确说明项目范围；
③ 项目计划是否与客方确认；
④ 关键阶段验收标准和时间是否与客方确认。
4
缺一项扣1分，不明确作为决议得0分。
双方是否签字盖章。
4
无得0分，只签字得2分
《项目主计划》
无
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
包含内容：
① 是否有项目编码和项目名称；
② 是否有项目范围和验收标准；
③ 是否有项目组织架构和成员名单；
④ 是否有项目计划；
是否有人力投入计划。
5
缺一项扣1分。
PMO是否确认
3
无得0分
《项目组成员名单》
★
是否使用PMO标准模板
2
采用非标模板得0分
包含内容：
① 是否明确双方项目经理和项目总监；
② 是否包含姓名、项目角色、联系方式；
③ 项目组织结构是否清晰；
④ 项目组名单是否得到客户确认。
4
缺一项扣1分。
双方是否签字盖章。
4
无得0分，只签字得2分
《需求分析报告》
★
是否使用PMO标准模板
2
采用非标模板得0分
包含内容：
① 是否有调研活动总结；
② 是否有业务流程描述；
③ 是否有需求分析；
④ 是否得到客户方项目经理确认。
4
缺一项扣1分。
是否签字，并盖骑缝章
4
无得0分，只签字得2分
《解决方案》
（实施类）
★
是否使用PMO标准模板
2
采用非标模板得0分
包含内容：
① 是否有解决方案概述；
② 是否明确方案目标和范围；
③ 方案是否详细、完整；
④ 是否得到客户方项目经理确认。
4
缺一项扣1分。
是否签字，并盖骑缝章
4
无得0分，只签字得2分
《设计方案》
（开发类）
★
是否使用PMO标准模板
2
采用非标模板得0分
包含内容：
① 是否有解决方案概述；
② 是否明确方案目标和范围；
③ 方案是否详细、完整；
④ 是否得到客户方项目经理确认。
4
缺一项扣1分。
是否签字，并盖骑缝章
4
无得0分，只签字得2分
《上线切换报告》
★
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
包含内容：
① 是否明确上线的模块和范围；
② 是否有实施过程回顾；
③ 是否有判定上线的决议；
④ 是否得到客户方项目经理确认。
4
缺一项扣1分。
是否盖骑缝章
4
无得0分，只签字得2分
《验收报告》
★
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
检查内容：
① 是否明确验收的模块和范围；
② 是否有实施过程回顾；
③ 是否有阶段成果产出物；
④ 是否有明确表示项目终验；
⑤ 遗留问题及处理方法。
4
缺一项扣1分。
是否盖骑缝章
4
无得0分，只签字得2分
《系统运行问题跟踪记录单》
无
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
检查内容：
① 是否填写项目名称；
② 是否填写提交时间；
③ 是否填写维护人员；
④ 是否填写问题类型；
是否填写问题目前状态。
5
缺一项扣1分。
客户方项目经理是否签字
3
无得0分
《实施日志》

是否使用PMO标准模板
1
无得0分
检查内容：
① 是否填写客户名称；
② 是否填写部门；
③ 是否填写工作内容；
④ 是否填写起始日期、完成日期；
⑤ 是否填写实际工时。
⑥ 是否每天填写一张实施日志；
⑦ 是否每个顾问独自填写；
7
缺一项扣1分。
客户是否签字确认。
2
无得0分

文档审计评分标准（加分部分，满分20分，合格项加分）
文档名称
盖章
Checklist
分值
评价
《系统测试报告》
无
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
包含内容：
① 是否有测试用例；
② 是否有测试问题清单；
③ 是否有明确的测试结果；
④ 是否得到客户方项目经理确认。
4
缺一项扣1分。
客户方项目经理是否签字
4
无得0分
《初验报告》
无
是否使用PMO标准模板
2
无得0分
检查内容：
① 是否明确初验的模块和范围；
② 是否有阶段成果产出物；
③ 是否明确遗留问题；
④ 是否明确终验标准。
4
缺一项扣1分。
客户方项目经理是否签字
4
无得0分

物业安保培训方案
为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。
一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。
2、培训要求
1）保安理论培训
通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。
2）消防知识及消防器材的使用
通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。
3) 法律常识及职业道德教育
通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。
4) 工作技能培训

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