会计凭证摘要及附件要求.doc

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记账凭证摘要及附件基本要求

一、摘要填写的要求
会计信息真实性的一个重要方面包括：记账凭证中有关经济业务内容的摘要必须真实。在填写记账凭证的“摘要”时，应以说明问题为主，既要简明扼要，又要全面清楚，这样才能正确、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉。
（一）日常业务摘要编写应规范统一
各核算人员，在日常凭证录入时应力求统一格式、统一措辞，既保证摘要的整体一致性，也便于能充分发挥软件系统的查询功能。所以，凭证摘要处理应采用“主语＋谓语＋宾语”的句式，即应具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。
例如：王刚购买办公用品150元。摘要为：王刚经手购买办公用品。（若数量多单价低，可以写成购买办公用品一批；若只采购了一种办公用品，则应明示品名及数量；若种类虽多，但其中一种所占金额较大，则可写成购买XX等办公用品）
（二）摘要的编写要“简明”
记账凭证摘要不光要简单而且要明了。太过于简单的摘要，不能把经济业务内容表达清楚。要抓住重点，将经济业务内容尽可能全面地表述出来。
例如：拨付A项目的分包方（甲单位）工程款。摘要为：支付甲单位A项目工程款。不能简化为“支付甲单位工程款”，甚至“支付工程款”；也不能一味“明了”而在摘要里使用项目和单位全称，应尽量在明了的基础上结合语言习惯注意项目和单位称谓的简化。
（三）摘要的编写要准确
现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。但对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容应准确对应一个摘要，而不能匪夷所思地笼统使用同一个摘要。否则，将给以后的复核、查账等一系列会计工作带来不便。
例如：拨付A项目的分包方（甲单位）工程款并代扣税。代扣税那笔分录的摘要为：支付甲单位A项目工程款代扣税。
再如：王刚借4000元去北京开会，回来报账时，差旅费开支2500元，会务费开支1000元，退回余款500元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为：王刚报销北京开会差旅费、王刚报销北京开会会务费、王刚报销北京开会费用冲借款、王刚退回北京开会借款余款。（也可将会议内容简要写入摘要）
（四）更正错账摘要规范
对于需要更正的差错凭证，用红字填写一张与原错误内容相同的记账凭证，摘要为“注销某年某月某号凭证错误分录”，同时用蓝字重新填制一张正确的记账凭证时摘要为“订正某年某月某号凭证”字样。如果只是金额错误，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某年某月某号凭证”。在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证上手工注明“该凭证在某年某月某号凭证已更正”的标记。
（五）摘要中需要反映必要的数字
1、需要注明时间的摘要。交纳某月水电费、电话费、五险一金、个人所得税、发放工资、进度计量期间、支付贷款利息等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间或期间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于账务查询、统计及对账。 
例如：
(1)A项目收到业主单位工程款。摘要为：收A项目X月份（或第X期）工程进度款。
(2)缴纳职工五险一金。摘要为：缴纳职工X月份养老保险、缴纳职工X月份医疗保险、……缴纳职工X月份住房公积金。同时，在摘要里还要细分单位部分和个人部分。
2、需要注明人数的摘要。对发放职工生活补贴、困难补助、发放临时工工资、差旅费报销等，在摘要中要注明人次。以便统计相关数据、编制报表所用，无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力。　　
例如：发职工12人共计15000元的困难补助。摘要为：发放职工12人困难补助。
例如：王刚等3人出差费用报销。摘要为：报销王刚等3人（XX地）出差费用。
3、需要注明数量的摘要。需要购置的办公设备、生产设备等，需要报废的陈旧固定资产等。为了便于同资产管理部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。 
例如：公司购买同型号电脑两台。摘要为：XX部门购买XX品牌XX型号电脑2台。
4、需要注明复合数字的摘要。有些经济业务的摘要，会涉及时间、数量、单价等的复合数字反映。
例如：
(1) 从A银行贷款为B项目贷款3000万元。摘要为：A银行B项目贷款3000万元（注明：起止时间、利率、担保方式）。
(2)接上例，支付2季度贷款利息。摘要为：支付A银行B项目3000万元贷款2季度利息。（如果A银行有多笔贷款，摘要里要作一下区分）
(3)A项目购买B公司钢材。摘要为：A项目购买B公司XX型号钢材（注明：数量、单价）
二、附件的要求
（一）一般要求
1、可以不附原始凭证的是：结账的记账凭证，更正错误的记账凭证。某些计提税金、折旧、坏账等的记账凭证，须附表格等自制原始凭证。
2、一张原始凭证涉及几张记账凭证的，应将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证后面附该原始凭证的复印件，并注明附有该原始凭证原件的凭证编码。
3、发给个人或部门的款项及物品，需要有领款（物）人签字。
4、外购物品，发票后需附物品清单。
5、外出开会报销差旅费、会务费需附会议通知等文件。出差报销差旅费、补贴，需附出差申请单。
6、运输及邮寄、快递，需附发票和发送物品、资料委托单据。
（二）原始凭证粘贴要求：执行《关于规范费用报销票据粘贴相关事宜的通知》。
（三）附件张数要求
记账凭证的附件应当统计准确，不能漏算多算。记账凭证的附件不应当包括已经在原始凭证中统计过的附件。即记账凭证中的附件应当以直接的原始凭证为依据，不包括原始凭证中的附件。
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