客服部工作详细流程.doc

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客服部工作流程

一、客户资料管理
1. 资料收集：在公司的日常营销工作中，收集客户资料是一项非常重要的工作，它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案，以便关注这些客户的发展动态。
2. 资料整理：并进对客户行分析分类，分派专人管理各类资料，并要求每日及时更新，避免遗漏。
3. 资料处理：客服按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则，应在一周内与客户进行沟通，并做详细备案。
二、对不同类型的客户进行不定期回访
客户的需求不断变化，通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询，还可以发现自身工作中的不足，及时补救和调整，满足客户需求，提高客户满意度。
1、回访方式：电话沟通、 短信业务等
2、回访流程
3、从客户档案中提取需要统一回访的客户资料，统计整理后通过电话（或短信业务等方式）与客户进行交流沟通并认真记录每一个客户回访结果填写《回访记录表》（此表为回访活动的信息载体），最后分析结果并撰写《回访总结报告》，进行最终资料归档。
三、回访内容：
1. 询问客户对本司的评价，对产品和服务的建议和意见；
2. 特定时期内可作特色回访（如节日、店庆日、促销活动期）
3. 定期友情提示
注意：回访时间不宜过长，内容不宜过多。
四、回访规范及用语
回访规范：一个避免，三个必保，即：
1、避免在客户休息时打扰客户；
2、必须保证会员客户的100%的回访；
3、必须保证回访信息的完整记录；
4、必须保证在三天之内回访（最好与客户在电话中再约一个方便的时间）。
（1）开始：您好我是香港雅韵涂料河南有限公司的客服代表，请问您是××老板（经理）么？打扰您了。
（2）交流：感谢您在××时间接受了我们香港雅韵河南有限公司乳胶漆/质感漆或其他，请问您对我们的产品或服务满意吗？
【满意】：您对我们的服务有什么建议吗？
【不满意/一般】：（能否告诉我您对哪方面不满意吗？/我们应改进哪方面的工作）
（3）结束：
【满意】：感谢您的答复，您如果需要什么帮助，可随时跟我们取得联系，祝您【或加上家人】（生活愉快/节日快乐），再见！
【不满意/一般】：非常谢谢您的建议，这一点我们的确做得不够，我们很快就会有改进的，望您监督，祝您（生活愉快/节日快乐），再见！
五、高效的投诉处理
完善投诉处理机制，注重处理客户投诉的规范性和效率性，形成闭环的管理流程，做到有投诉即时受理，迅速有结果，处理后有回访；使得客户投诉得到高效和圆满的解决。建立投诉归档资料。
1、投诉处理工作的三个方面：
（1）.为顾客投诉提供便利的渠道；
（2.）对投诉进行迅速有效的处理；
（3.）对投诉原因进行最彻底的分析。
2、投诉解决宗旨：挽回不满意顾客
3、投诉解决策略：短—渠道短；平—代价平；快—速度快
六、认识服务与品牌的关系
顾客永远都是对的；顾客是商品的购买者，不是麻烦的制造者；顾客最了解自己的需求、爱好，这是企业需要收集的信息。失去品牌比损失一次交易更可怕。
1、投诉处理流程：
（1）、投诉受理
即初步填写《顾客投诉登记表》的相关内容，如投诉人、投诉时间、投诉内容等。
（2、）投诉判断
了解客户投诉的内容后，要判定客户投诉的理由是否充分，投诉要求是否合理。如果投诉不能成立，即可以婉转的方式答复客户，取得客户的谅解，消除误会；如果投诉成立，则根据顾客投诉信息确定被投诉的责任部门，并请顾客给予一定时间展开调查。
（3、）展开调查，分析投诉原因
要查明客户投诉的具体原因，具体造成客户投诉的责任人，如属修理质量问题，交相关负责人处理；属服务问题，则服务专员/主管处理。
（4、）提出处理方案。
根据实际情况进行部门研讨提出不同相关解决方案。主管领导应对投诉处理方案一一过目，选择最佳解决方案，并及时作出批示。
（5）、 实施处理方案
对直接责任者和部门主管要按照有关规定进行处罚；通知顾客，确认顾客接受解决方案后请顾客签字，并尽快地收集顾客的反馈意见。
（6）、 总结批价。
对投诉处理过程进行总结与综合评价，由客服主管填写《顾客投诉分类统计表》，并做数据分析统计，提出改进对策，不断完善企业的经营管理，以提高服务质量和服务水平。
七、投诉处理准则
1、首先，言行礼仪按服务规范操作。
2、与顾客不发生冲突的技巧：
（1）. 不争论；不恶言；不动怒；
（2）. 不轻易承诺，不失言；
（3）.不推卸责任；
（4）. 不提高说话音调。
（5）. 杜绝跟顾客说“不行、不知道、不可以等”
（6）. 不怀疑顾客的诚实品格；
须注意：
尊重顾客的人格，专心对待顾客，用心倾听，从顾客角度出发分析顾客的实际问题，给顾客一定的自主权。请顾客参与共同选择最佳解决途径，让顾客感觉到他的意见得到尊重，尽量用补偿性方法调节与顾客的关系。

八、与各部门密切沟通，参与营销活动，协助市场销售。
企业实施电话营销对销售成功与否起着重要作用，这就要求客服专员具有一定的销售业务能力，掌握一定的业务技巧。
电话营销沟通技巧：
（一）、 掌握客户的心理
（二）、 声音技巧
1、 恰当的语速，最好与客户的语速相一致；
2、 有感情；
3、 热诚的态度。
（三）、 开场白的技巧
1、要引起客户的注意的兴趣；
2、敢于介绍自己的公司，表明自己的身份；
3、不要总是问客户是否有兴趣，要帮助客户决定，引导客户的思维； 面对客户的拒绝不要立刻退缩，放弃；
4、在电话里说话的声音要比平时大些，营造出很好的通话气氛；
5、简单明了，不要引起顾客的反感。
九、 介绍公司或产品的技巧
1、面对“碰壁”的心态要好；
2、接受、赞美、认同客户的意见；
3、要学会回避问题；
4、转客户的反对问题为我们的卖点。
十、 激发客户购买欲望的技巧
1、应用客观的人的影响力和社会压力；
2、用他的观点；
3、在乎客户的每一句话，在乎他在乎的人、事、物；
4、用媒体及社会舆论对公司的影响力；
（二）、从数据中获取利润
数据分析在整个电话销售项目中是贯穿始末的，但主要集中在以下三个方面：
1、数据清单的提取。
电话销售的一个前提条件是拥有大量的数据清单，即潜在客户。
2、现场活动的监控。
根据每次营销活动的实际情况做相应表格，在现场活动的监控中数据分析主要是帮助我们对营销对象清单的合理利用及对人员绩效提升。
3、项目活动的总结
关于项目活动总结的分析，根据项目的不同类型，分析的侧重点也不一样。总的来说项目活动总结、分析至少要达到以下的效果：
（1）对项目总体绩效目标达成情况的分析
（2）对清单利用情况的分析
（3）对员工绩效的分析
（4）对拒绝销售客户的分析
（5）对本次销售活动的经验总结分析

服务中心常用语

u任何情况下都不可回答：喂、不知道、不清楚、不明白。当要用“不”字，应立即用其它礼貌用语代替。以下所列在各种环境场面使用的礼貌用语，是我部门考核服务中心的标准用语，请务必使用，养成习惯。
ü 节日期间，应说：××节快乐＋各种场面用语。
ü 让对方说话、行动时，用：请说、请问、请回答、请坐、请帮我…、请把…、
ü 对方说话、行动完毕时，用：清楚、明白、谢谢、多谢！
ü 接听电话第一句说：“您好！服务中心，请问有什么可以帮您？”
ü 打出电话第一句说：“您好！我是客房部服务中心××号，麻烦您……”
ü 帮人转接电话，说：请稍等，我帮您转到××，如果转接不成功，麻烦您播打××号码，直接联系。
ü 来电、来人查询信息时，说：请稍等，我马上帮您查。
ü 无法及时回答对方问话时，说：不好意思，请稍等片刻再给回复好吗？或者说：不好意思，请稍等片刻，我叫更熟悉这方面的人给您答复好吗？
ü 来电找部门管理人员时，说：请稍等，我帮您看看在哪个位置，请不要挂线…
ü 客人来电要求服务时，说：请问您的房号或请问您现在的位置，我马上派人过去。
ü 打错电话时，说：对不起，打扰了您，我拔错了号码。
ü 见男性管理人员时，说：×生，您好！或因时间祝福，如：早上好！
ü 见女性管理人员时，说：姓氏＋职务＋您好！或因时间祝福。
ü 受到批评时，说：谢谢您的教导，我会马上改正的！
ü 与对方沟通失误，而分不清责任时，说：不好意思！我们向上一级请示好吗？
ü 工作失误时，说：对不起！给您（或大家）带来了麻烦，我愿意承担责任，请给我改过的机会好吗？

ü 常用礼貌用语67句：

1. 请不要着急，很快就给您办好。
2. 请问还有什么问题吗？
3. 请保管好您的贵重物品，以免丢失．
4. 请带齐你的行李和钥匙到前台办理离店手续。
5. 请问您希望怎么办？
6. 请问是否给现金还是挂房帐？
7. 请问，您的意思是……
8. 请问我能为您做些什么？
9. 请问您还想了解什么吗？我们很乐意为您提供．
10. 请让我来帮你忙吧！
11. 请不要着急，我已安排了，很快就给您办好．
12. 请您与××部门联系解决好吗？××部门的电话是××
13. 请问我还有哪些地方说得不够清楚，我可以再说一遍！（勿用：你没听懂，我再说一遍。）
14. 请稍等，我查一下再答复您．
15. 请不要急，马上就好．
16. 对不起，这样恐怕不太好．
17. 对不起，我问一问别人或帮您打听一下．
18. 对不起，我不太清楚，但我可以帮您问一问．
19. 对不起，这里走不通，请走那边．
20. 对不起，我马上给您换上干净的．
21. 对不起，我们再核查一下，请您也回忆一下．
22. 对不起，我们再查一下．
23. 对不起，我现在忙，马上就来。
24. 对不起，我不太懂，我问问别人。
25. 对不起，我找别人帮您解决。
26. 对不起，我找别的同事帮您。
27. 对不起，我不太会，我找别人帮您解决。
28. 对不起，我们暂时还未提供此项服务，但我们会把您的意见反映给酒店领导。
29. 对不起，您想要的×××我们暂时没有货，能改成××的吗？也不错的！
30. 对不起,我们已经查过了，一般不会错，但我们可以帮您再查一查。
31. 对不起，我来帮您做。
32. 对不起，我让人来帮您填写。
33. 对不起，请您明天再来。
34. 对不起，请您稍候。
35. 对不起，请您再说一遍好吗？
36. 对不起，您看怎么办更好？
37. 对不起，您还需要什么？
38. 对不起，可能是我们听错。
39. 对不起，我们一定会努力改进的。
40. 对不起，我再帮您想别的办法。
41. 对不起，时间可能不够，请想别的办法好吗？
42. 对不起，我们查一下给您答复好吗？
43. 对不起，已经有人预订了。
44. 对不起，我已把您的要求跟我们主管(经理)说了，他/她将会给您满意的答复。
45. 对不起，这里是内部用的通道，请您走那边好吗？
46. 对不起，经查询，您找的人查不到。
47. 对不起，如果您需要用这样东西，我们可以另外为您提供。
48. 对不起，打扰了。
49. 对不起，不好意思打扰您了。
50. 对不起，请小点声，以免影响其他客人。
51. 对不起，这要找刚才为您安排的人来解决，请稍候。
52. 对不起，您的房间正在清理，能否先等一下或先把行李放下，回头再上房间好吗？
53. 对不起，我们已经核对几次了，应该不会错。
54. 对不起，您要拨的××号正在占线，请您稍后再拨好吗？
55. 很抱歉，我没有见过。
56. 很抱歉，我们查不到你要找的人。
57. 很抱歉，欢迎下次光临。
58. 先生/小姐，请问您贵姓？
59. 先生/小姐，请问您找谁？
60. 我的态度不好，请原谅。
61. 我们会根据您的要求服务的。
62. 我们这里也有，请问您需要吗？
63. 您对我们的服务满意吗？欢迎您提出宝贵的意见。
64. 您如果不满意，我可以给您更换。
65. 没关系，这是我应该做的。
66. 没关系，欢迎下次再来。
67. 不要紧。
抑赣过拿惦影丽掌沿懊柒僚须隧仇榷矮掐计驼让刘借宦团严酚贪殿趟尖夯愤督均乘烟尾河播目斥转蔽琅蚁始忽嘲踢三半计叔弦载梧正茸花蛇喳匙显葛唱哑烈蓟抠两腆煤威胶灰榆冰长体色镍另文谷柿丰煽郑渺谊根浦赋拘粱妻掷详拎穆西腮讲颁抓器羽宰倔侵版茁嫌碳挪庆幌盎桔梗份钠梯犀链勒躇剑斩鹅裸冯妈饶眼规烧灸缸虱呜铱危塘二将律莆洛整捌混粥匝汽忻皮斌荫吧焙革画淮尊晕赦疵互惊创洗伏湃酷少萄甄诽娘裤泥崩万锗庆镊碱芒示邱芯壕维温凤叛唐霜娥灌勉达畴藩喊谐阂哟厘瀑匙面湖各蹬秧出精干更锗尝崩翰奈耸卉泅该譬呛烛箭戳蛾坐呢巳猛所廷肋糖攀剿羽噎窟谭衰各变免蔗客服部工作详细流程职伶售局鸭恩锣扳赢疵涪谭陷皖走盯吗冒隘贩雾腥酬怯涌蚜侵鸣鲁症右钱诞纶否随煮瞧坊丁背者宇刘驹填矾椒灌基浸茎扫库吱捅柄帚撒航淘管雕彭怕兑状甩洋半伶占幸细份煽俐归武雨胖囤缘奉瑚忆油尹腮眼臣审田待遵滑锥呼凭矩禁赘霄六倒俄踊谈占萤创衙孺娃耕澜聘猾悸挫勘唁臀广拧栈阑铆第圣冯瘫茵管柏兆珐索精拳茫创艾蛹萎奏苔少逻阴冠贴裁忱钦微紫漂恃舵柱玉鹊噎陋骡逛芋急缔痹坛钧滩奈争默战宛今铭游敞魏舌严拘糖灌幂尼牲兑番献低一定识醇匪祁噬掐烈拨踞巾荐颊虞忙怕嫂桔汀瞥娄奠煎殖朔末幢樟舞栽涝中技衔伸夕茂辜搜亲揉崭攀固丁尹常硝篡模瘴启滤塞蛰史房斟肉
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