建设项目指挥部合同管理办法.doc

建设项目建设项目指挥部合同管理办法

1 总则
1.1 为规范建设项目建设项目指挥部（以下简称指挥部）的合同管理，保障指挥部的合法权益，符合指挥部合同拟订、签订、执行管理的严谨性、合法性，特制定本规定。
1.2 指挥部（采购合同部）签订的合同及相关补充协议，均适用本规定。。
1.3 指挥部合同管理依据现行建设行业法律、法规进行，如《中华人民共和国建筑法》、《中国人民共和国合同法》、《中华人民共和国招投标法》。
1.4 指挥部的合同按其标的分为工程、物资、服务等类别。
1.5 指挥部合同主办部门为采购合同部，负责组织合同的拟订、谈判、签订、合同交底及解释、跟踪管理、纠纷处理等必要协助。
1.6 工程类、物资类合同的执行部门为工程管理部，技术咨询服务类合同的执行部门为指挥部相应业务的主管部门，行政后勤类合同的执行部门为办公室。
1.7 纪检监察员为指挥部合同管理行为的监督者，负责合同签订及履行过程中的行政监察及相关违法、违纪行为投诉举报事宜处理。

2 合同的拟订管理
2.1 合同拟订：由采购合同部组织采购需求部门及其他协办部门编制，法律顾问组对拟定合同稿提出法律意见，会签后与招标文件同时发布(会签流程详见附件1“合同审批会签单”)。
2.2 拟订合同时，有合同范本的，严格按照合同示范文本制度及其实施细则执行；没有合同范本的，由采购合同部结合标的具体情况拟订。
2.3 行政主管部门标准格式合同的订立按国家相关规定执行。

3 合同的签订管理
3.1 合同签订的总体要求
（1）订立合同不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益；
（2）订立合同一律采用书面形式，不得采用口头形式和其他形式；
（3）不得与超越经营范围的单位签订合同，也不得与非授权代表或超越代理权的人签订合同。签订合同时，应当要求对方提交签约代表身份证明、有效年检记录的营业执照以及相应的资质证书；
（4）签订合同时，我方合同主体为广发银行股份有限公司，合同签订的相关授权依据广发银行股份有限公司企业授权管理规定或企业对建设项目建设项目的专项授权管理规定（如有）。采购合同签订时，应严格按照相应授权管理规定报批报审后由广发银行股份有限公司公章管理部门实施用印，合同文件用印时须同时加盖公章及骑缝章。

4 合同审批
4.1 合同拟订完成后由合同主办部门根据合同标的实际情况送相关部门会签，合同会签按照《建设项目建设项目指挥部合同签订工作及审批流程》（详见附件2）相关规定执行；合同会签涉及领导及个人为：总指挥、副总指挥、总工、副总工；会签相关部（室）为：工程管理部、技术管理部、采购合同部及财务审价部及办公室；项目法律顾问机构应出具专项法律意见函。
4.2 所有合同的会签均需在15天内完成审批，具体时间分配如下：
（1）采购合同部拟稿时间为5 至7 天；
（2）各审批部（室）的审批时间为4 天；
（3）法律顾问组审核时间为2天；
（4）指挥部领导审核时间为2 天。
4.3 合同执行部门必须对合同标的、数量、质量、价款、履行期限、履行方式、担保、保险、违约责任等进行全面审核并出具书面意见（公开招标类合同的审核应按照招标文件和中标人投标文件的有关内容进行）。其它部门主要依据其部门职能职责要求对相关条款进行审核并出具意见，具体审核内容包括：
（1）技术管理部：合同范围、承包内容、工期、资料交付、图纸采用、设计变更、业主需求、技术要求、设备选型（如有）、技术方案、技术评审、技术培训、标准规范参数采用、重大施工方案，新技术、新设备、新材料、新工艺、考评等条款。
（2）采购合同部：合同范围、承包内容、工期、工程造价（含估算、概算、预算、合同价、结算等）、合同变更及计价、价款支付、违约、索赔、担保、保险、考评等条款。
（3）财务审价部：合同范围、承包内容、工程造价（含估算、概算、预算、合同价、结算等）、合同变更及计价、价款支付、担保、保险等条款。
（4）工程管理部门：合同范围、承包内容、工期、安全文明施工、工程质量、工程进度、合同变更、违约、索赔、验收、考评、创优、保修等条款；
（5）法律顾问组：合同的法律适用性、有效性；
（6）办公室：对其需求项目的合同相关条款进行评审。
4.4 会签部门审核完毕后，由采购合同部汇总各部门审核意见进行修改，报指挥部领导审批。
4.5 合同稿经审批通过后，由采购合同部负责组织采购及合同签订工作，如出现需条款修改的，须由合同主办部采购合同部门重新呈报指挥部领导审批（指挥部领导认为必要时转相关部门提出意见），通过后方可与对方正式签订合同。
4.6 合同分发
合同签订后，由采购合同部负责按照以下规定进行分发：归档正本一份、副本一份（可供借阅）；采购合同部副本一份，财务审价部副本两份，合同执行部门副本一份。并做好合同文件领用/借阅登记。
4.7 合同登记与归档
（1）合同由采购合同部负责按照《合同编号管理》统一进行编号登记，并建立合同台账，以便查询、履行和跟踪管理，详见附件3“建设项目建设项目合同管理台账”；
（2）合同履约信息（包括付款情况、进度情况、变更情况、违约处理、索赔等）要确保准确、并做到方便查询、汇总和及时更新，以满足我方合同管理的要求；

5 合同的执行管理
5.1 合同主办部门
采购合同部主要职责如下：
（一）负责合同的解释工作；
（二）负责监督督促合同执行部门做好合同履行管理工作，对合同执行部门在合同履行管理方面的不足提出督办意见；
（三）负责对合同履约情况的考核；
（四）负责对违约情况进行处理并办理相关手续；
（五）负责办理合同变更及相关手续；
（六）负责索赔和反索赔；
（七）组织本项目合同纠纷处理。
5.2 合同执行部门
各业务需求部门是合同执行部门，主要职责如下：
（一）负责按照合同约定及本规定履行合同管理；
（二）负责对合同约定的违约行为进行管理，向合同对方单位发出预警提示，如出现违约，按本办法第5.4条执行。
5.3 合同变更
（一）工程签证与设计变更按指挥部相关规定执行；
（二）一般发生对同一事件发出两次以上的严重违约通知的情况时，方能启动调整承包范围的合同变更程序。承包范围调整后，调整出来的工作任务交经指挥部按程序确认的其他单位进行实施。
（三）经指挥部领导审定后的合同变更累计达到合同约定的签订补充合同要求时，相应合同执行部门应负责收集整理相关资料并提出合同变更书面报告交采购合同部组织审核后办理补充合同签订手续。
1、各合同执行部门以书面形式将补充合同签订需求情况反馈至合同主办部门，由合同主办部门纳入计划。
2、合同执行部门负责收集整理相关资料并提出经指挥部领导审批通过的合同变更书面报告交合同主办部门后，由合同主办部门组织审核并办理补充合同签订手续，签订流程仍执行《建设项目建设项目指挥部合同签订工作及审批流程》。
5.4 违约处理
（一）根据合同相关内容对违约处罚大致分为四类：一般违约责任、严重违约责任、部分解除合同、解除合同；
（二）一般违约处罚通知的发出，由合同执行部门按照合同约定对违约情况提出处理意见，报指挥部领导审定后执行；严重违约责任、部分解除合同、解除合同，由合同执行部门按照合同中相关条款的约定对违约情况提出处理意见，报指挥部领导审定后执行；
（三）违约处罚通知必须以指挥部或经指挥部授权机构相应办文形式下发。
5.5 索赔与反索赔
合同执行部门对索赔事件分析确认后，由合同主办部门组织合同执行部门及合同审价部门提出索赔处理意见，报指挥部领导批准后执行。
5.6 合同争议处理
合同履行过程中与对方发生纠纷或争议，由合同执行部门组织合同主办部门与对方协商，协商结果经指挥部领导批准后执行。
5.7 合同支付处理及合同结算
（一）合同执行部门申请或审批后须将齐备的相关支持材料一并提交合同主办部门审核并备案，具体按指挥部相关规定执行；
（二）合同款项的申请呈指挥部领导审批须附齐相关支持材料。
（三）合同结算按合同约定执行，结算流程详见财务审价部相关管理规定。
6 附则
6.1 有关责任人违反法律、法规和本规定损害指挥部利益的将被追究经济责任和行政责任；情节严重并构成犯罪的，移交司法机关处理。
6.2 本办法由采购合同部依据法律法规负责解释。
6.3 本办法自下发之日起执行。

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