资料管理与归档作业指导书.doc

XXXX监理公司

作业指导书

资料管理与归档作业指导书

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管理部门： 总监理工程师管理办公室

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目 录

1．总则………………………………………………………………（1）
2．收文工作程序……………………………………………………（1）
3．发文工作程序……………………………………………………（1）
4．资料存档管理……………………………………………………（2）
5．监理资料归档及保存期限………………………………………（2）
《文件传阅纸》………………………………………………（4）
《文件更改一览表》…………………………………………（5）

1. 总则
1.1 项目监理部应设资料员专职或兼职负责收集、管理监理文件资料，现场监理办公室应备有监理资料专用柜和资料分类归档专用资料夹或袋，对于大中型项目宜采用计算机辅助管理。
1.2 监理文件资料应真实可靠，字迹清楚，签字齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。用于归档的文件资料必须用钢笔、炭素笔填写或计算机打印。
1.3 监理文件资料应采用监理信息管理中“信息资料格式”中的统一格式，由各项目监理部定期向公司办公室领用或采用计算机打印。
1.4 各项目监理部采用统一的收发文登记格式按《文件和资料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的《收文登记表》KMJL/B-01-07-2002和《发文登记表》KMJL/B-01-08-2002，由资料员按要求格式填写。收、发文工作、监理文件传阅制度及监理文件存档、归档要求参照本规定执行。

2. 收文工作程序
2.1 所有收文应立即在《收文登记表》上登记，其中“编号”栏填写发文单位的文件编号，“收文日期”中要标明收文日期、时间，“文件名称”栏登记来文摘要信息或文件名称，“收文人”由收文人签名，“转发单位”填转发部门或单位。
2.2 收文登记后应及时交由相关监理工程师（责任人）根据文件要求进行处理。
2.3 公司文件、外来文件收文后应在每份文件上附一张“文件传阅纸”KMJL/C-14-01-2002，资料员应根据收文内容报总监确认后填写该文件的责任人及部分传阅人员名单。交与责任人后，责任人可根据具体情况再增加传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员看完后应签名及日期。
2.4 部分收文如业主施工指令、技术核定单，应与责任人协商，如有必要应在专栏内容予以公布。

3. 发文工作程序
3.1 发文须按文件规定的权限由相关监理工程师签名或经总监审核、签字，并加盖项目监理部印章。
3.2 所有发文应立即在《发文登记表》上登记，其中“编号”栏各工地根据实际情况规定的编号，“发文日期”要标明发文日期、时间，“文件名称”栏填写该发文摘要信息或文件名称，“收文人”栏一般由收文人签名，“收文单位”填写收文单位名称。
3.3 发文应留有底稿原件。

4. 资料存档管理
4.1 收发文经传阅后应及时编目存入文件柜，资料员应参照《文件和资料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的“信息资料的分类和编号”方法在文件右上角填写该文件的存档编号，并存入相应的文件夹。
4.2 资料员应将信息资料分门别类放于文件夹或袋内，并填写每个文件夹（袋）的《文件清单》KMJL/B-01-06-2002，并作为首页放在文件夹内或贴在文件袋封面。
4.3 项目监理部的监理人员随时可查阅或借阅已存入文件夹的文件资料。文件借阅应由借阅人填写《文件借阅登记表》KMJL/B-01-02-2002，该借阅登记表附在该文件回存时应在位置。文件损坏遗失或作废时应办理注销手续，并写明注销原因，并填写《文件销毁登记表》KMJL/B-01-04-2002。
4.4 文件资料因借阅损坏或遗失，应报告项目总监处理，重要文件遗失应及时报告公司总监办处理，业主需查阅文书资料时应经项目总监同意，并办理相应手续。

5. 监理资料归档及保存期限
5.1 工程项目竣工验收后15天内，项目监理部应将下列监理信息资料报监理部审查合格后送公司总监办验收，合格后移交公司办公室存档。
5.1.1与质量管理体系有关的文字、资料、记录及表格：
l 质量记录；
l 业主提供产品；
l 文件资料。
5.1.2与工程监理工作有关的文字资料、记录和表格：
l 监理大纲（或投标书）、中标书；
l 工程监理合同；
l 监理规划、监理细则；
l 各种技术性收发文件和监理工程师通知、备忘录；
l 监理月报；
l 工程质量事故记录、会议纪要、处理结果和验收意见；
l 设计图纸、设计交底、图纸会审、设计变更等技术性文件；
l 由施工承包商报来的所有送检和签证资料（如材质保证书、各项试验报告等）；
l 《工程质量评估报告》；
l 项目监理部各阶段工作总结，最后的《监理工作总结》。
5.1.3国家和地方规定应存档的资料。
5.2 文件资料档案实行总监负责制，归档范围、归档时间、档案质量同时满足公司办公室有关文件要求。
5.3 文件资料档案的保存期限参照《质量记录控制程序》KMJL/B-02-2002有关要求实施。

文 件 传 阅 纸

记录号：KMJL/C-14-01-2002 编号：
日 期：
责任人：
传
阅
人
员

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注：①传阅人应签名及审阅时间；
②传阅人可写明意见、建议；
③责任人可根据文件的重要性确定传阅范围和要求。
文件更改一览表
记录号：KMJL/C-14－02－2002 编号：
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