工程项目管理咨询公司分公司物资管理规定.docx

中国建筑股份有限公司

版次：A
工程项目管理咨询有限责任公司制度文件

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会议管理规定
XZ-XNXG-6（2012）

页次：5-1

工程项目管理咨询有限公司分公司

物资管理规定

-7（2013）

2013-07-31发布
2013-08-01实施

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物资管理规定

-7（2013）

第一章总则
第一条目的
为加强分公司财产物资的使用管理，节约经费开支，规范办公用品的采购、发放、保管、报废的流程，特制定本规定。
第二条物资的分类
公司的物资包括三大类：固定资产（A类）、耐用品（B类）、低值易耗品（C类）。
固定资产（A类）是指单价在2000元（含2000元）以上，使用寿命超过一年的资产。如：房屋、机动车辆、空调、电脑及网络软硬件、打印机、复印机、会议音响系统及视频系统、投影仪、照摄录像机、现场仪器、办公家具设施设备等。
耐用品(B类) 是指单价金额在200-2000元之间的办公耗材、办公用品及部分价值虽不到200元，但使用寿命较长的耐用品。如：优盘、插线板、录音笔、硒鼓、电脑零配件、计算机软件、计算器、仪器设备、移动硬盘等耗材、规范、图集资料等。
低值易耗品（C类）是指单位价值低于200元的日常办公消耗品。如：复印纸、笔、便签、笔记本、文件夹、档案盒等办公物品。
第三条本规定适用于分公司本部、各部门以及所管辖各项目部。
外地项目部的物资采购，经相关部门同意，部分B类及C类物资可在当地采购，但应将《C类物资使用统计表》（见WZ-B7）交综合部备案。各类物资管理方式按本规定。
分公司或边远地区项目部，经公司同意，A类物资按本规定，B类和C类物资可由分公司或项目部自行采购。各类物资管理方式参照本规定。

第二章物资采购规定
第四条目的和方式
为节约经费开支，同时缩短物资采购审批流程，提高工作效率，对物资采购实行“询价比较”和“集中与分散”相结合的方式。公司物资由综合部统一采购（针对项目特殊性不便统一采购的办公用品，可由各项目根据工作需要按公司规定的审批流程自行采购）。
第五条物资采购流程
（一）部门申请
公司物资均由各部门根据工作需要进行申购，各部门应本着节约原则，优先统筹使用其它项目结束剩余的办公用品。申购时需填写《物资采购申请表》（见WZ-B1），由需求部门负责人签字报分管领导审批（单价在1000元或总价在3000元以上须由总经理审批），综合部统一采购。对因项目特殊性不便统一采购的办公用品，由各部门根据需要填写《部门自购物资申请表》（见WZ-B2），报领导审批后自行采购，并填写采购入库单交综合部存档。
（二）接货验收
物资入库前须由验收人员对照采购计划、送货清单和实物进行验收；对于符合要求的，应填写《物资入库单》（见WZ-B3），并由验收人员和采购人员共同签字确认。对于不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货。
物资验收入库后，采购人员须及时提交采购发票、送货清单，采购人员、验收人员共同签字确认。
（三）费用支付、结算
物资采购人员收到购货发票并在综合部办理好物品登记后，按公司财务报销规定进行费用报销、支付或结算货款。统一或自购物资（A、B类）若未在综合部完善相关手续，财务部将不予办理报销手续。

第三章物资发放和保管
第六条物资的发放和保管
综合部为资产管理的归口部门，指定专人负责各类物资的发放和管理工作，各部门或项目需要办公物资需提前2天向综合部提出并在规定时间内领取（原则上定为每周一下午领取）
物资管理人员应根据购货合同或送货单上载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目设置台账。物资管理人员要对办公用品进行编号，并在实物上标明。领用人在《物资领取登记表》（见WZ-B4）上签字并明确使用责任人。
物资管理人员应根据库存量及消耗水平及时补货并每月将《C类物资使用统计表》（见WZ-B7）上报综合部，综合部每季度对办公用品使用情况进行检查。
员工离职时应依据《个人物资领用登记卡》（见WZ-B12）上领用内容退回（A、B类物品），并应填写《办公用品、设备移交登记表》（见WZ-B11）。
第七条A、B类资产保管使用部门或使用人发生变化的，应及时办理移交手续：
A、B类资产发生在部门内部流动的，前后使用人应及时办理资产移交手续，填写《A、B类资产变动表》（见WZ-B8），并在综合部备案。
A、B类资产发生在部门间流动的，资产移入或移出部门应提出流动申请，填写《A、B类资产变动表》（见WZ-B8），经综合部备案后办理流动手续，相关资料由综合部和财务部同步进行账务处理。
第八条项目部建立个人物资领用登记卡，登记内容为员工领用的A、B类物资，并对员工领取的物资进行拍照留存，作为员工档案统一管理。离职时比照卡片及照片上登记物品进行移交，因员工使用、保管不当造成物资遗失或损坏的，员工应进行赔偿和承担相应责任。

第四章物资的报废
第九条对A、B类物资在使用过程中，因无法操作或失去使用功能，经使用人申请、部门负责人同意后，由综合部组织专业维修人员鉴定并经总经理审批后可申请报废。对决定报废的办公物资，要作好登记，在《物资报废登记表》（见WZ-B9）上写清资产名称、价格、数量及报废处理的其他事项。对被确认为公司固定资产的办公物资，还需履行相应的财务处理程序。申请物资折旧、报废的部门及个人应填写《物资报废申请表》（见WZ-B10）。
第十条 C类物资采用一次摊销法。
第十一条部分B类物资根据产品寿命，确定使用寿命，超过使用寿命的自动报废（见表WB-13《物资使用年限参照表》）。

第五章物资的清理
第十二条　每半年综合部会同财务部对物资进行实物盘点，并分别填写《固定资产盘点表（A类）》（见WZ-B5），《实物资产盘点表（B类）》（见WZ-B6），以保证资产的完整，保值增值。
第十三条物资设备遗失应及时上报综合部，明确责任后及时处理。

第六章附则
第十四条本规定由综合部负责解释。

综合部统一采购流程图

项目、部门负责人签字
审核批准
部门申购

……各项目负责人、部门经理
……公司领导
……各项目、各部门

……综合部采购人员

采购

……综合部指定人员
保管
（设置物资统计表）
验收

……各部门、各项目
登记领用

……各项目、各部门、
综合部、财务部
报废

部门自行采购物资流程图

需求计划
部门负责人初核
审核批准
采购
验收
保管（物资统计表交相应部门及综合部备案）
登记领用
报废
…………各项目、部门需求
………项目负责人、部门经理
………公司领导
……各项目、部门采购人员
……各项目、部门采购人员
………各项目、部门
………各项目、部门、综合部

物资管理篇表格说明及填写要求
1、办公设备物资统计表，A类、B类、C类物资分别填写。
A类物资是指固定资产（A类）是指单价在2000元（含2000元）以上，使用寿命超过一年的资产。如：房屋、机动车辆、空调、电脑及网络软硬件、打印机、复印机、会议音响系统及视频系统、投影仪、照摄录像机、现场仪器、办公家具设施设备等，申购时需总经理签字。
B类是指单价金额在200-2000元之间的办公耗材、办公用品。如：部分价值不到200元，但使用寿命超过较久的耐用品，如：优盘、插线板、录音笔、硒鼓、电脑零配件、计算机软件、计算器、仪器设备、移动硬盘等耗材、规范、图集资料等，申购时需主管副总签字。
C类是指单位价值低于200元的日常办公消耗品。如：复印纸、笔、便签、笔记本、文件档案盒等办公用品。
2、需由综合部统一购买的物资，由各需求项目填写《物资采购申请表》后上报分公司，由分公司报综合部统一购买；需自购或驻外地购买物资时仍需填写《部门自购物资申请表》，并报综合部备案。
3、固定资产报废需填写《物资报废申请表》，由相关领导签字认可并填写《物资报费登记表》后方可报废。
4、各项目的A、B类资产如有发生变动，需填写《A、B类资产变动表》，资产转出的项目应在当月的统计表中将该资产减出，转入资产的则增加。
WZ-B1
物资采购申请表

申请部门（或项目）：日期：
物资名称
数量
单位
型号
估价

申请用途及要求

经办人签字：
申购（项目）
负责人意见
部门负责人意见
分管副总意见
总经理审批

签字：

签字：

签字：

签字：
工程项目管理咨询有限责任公司分公司
WZ-B2
部门自购物资申请表

申请部门（或项目）：日期：
物资名称
数量
单位
型号
估价

申请用途及要求

经办人签字：
申购（项目）
负责人意见
申购部门
负责人意见
领导审批

签字：

签字：

签字：
注：此表适用于价位低、具特殊性不便统一采购或驻外工地的物资申购。

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B3
物资入库单

供货单位

接收部门（项目）

到货日期
名称
规格
数量
进货
单价
总金额
验收人员、采购人员
签字

填表日期:
工程项目管理咨询有限责任公司分公司
WZ-B4
物资领取登记表

部门（或项目）：
日期
品名及规格
领取数量
领用人签字
使用责任人
备注

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B5
固定资产盘点表（A类）
部门（项目）名称：
资产
编号
资产名称
品牌规格
价格
购入日期
使用部门
使用人
位置
盘点日期
使用人签字
备注

盘点人：部门负责人：
监盘人（资产）：监盘人（财务）：
年月日
工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B6
实物资产盘点表（B类）
部门（项目）名称：
资产编号
资产名称
品牌规格
价格
购入日期
使用部门
使用人
位置
盘点日期
使用人签字
备注

盘点人：部门负责人：
监盘人（资产）：监盘人（财务）：
年月日
工程项目管理咨询有限责任公司分公司
WZ-B7
C类物资使用统计表
部门（项目）：填表日期：
序号
品名
规格
上月库存
本月购进
数量发放
本月库存
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额

填表人：

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B8
A、B类资产变动表
时间：年月日
资产名称：

型号：

原值：

使用年限：
年
转移原因：

以下由转出部门（项目）填写
以下由转入部门（项目）填写
转出部门
（项目）：

转入部门
（项目）：

用途：

用途：

管理人：

管理人：

资产编号：

资产编号：

存放地点：

存放地点：

部门经理
意 见

部门经理
意 见

财务部门意见：

原保管人
签名：

接收人
签名：

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B9
物资报废登记表

部门（或项目）：填表日期：
资产名称
品牌型号
数量
购入单价
总金额
使用部门
报废残值
购置日期
报废日期
备注

填表人：
工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B10
物资报废申请表
时间：年月日
申请人：

申请部门：

申请报废的物资
资产名称：

型号：

资产编号：

使用年限：
年
原用途：

原值：

原管理人：

存放地点：

申请报废理由：
审批、处理意见
部门经理意见：
电脑类物资
其他类物资
技术部意见：
综合部意见：
财务部经理意见（请提供相关财务数据）：
总经理意见：
处理结果：

工程项目管理咨询有限责任公司分公司
WZ-B11
办公用品、设备移交登记表
部门（项目）名称：

序号
物品名称
移交时间
数量
部门/项目部
移交人
接收人
备注

填表人：

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B12
个人物资领用登记卡

领用日期
领用物资品名及规格
领取数量
领用人签字
领用人所在位置
备注

工程项目管理咨询有限责任公司分公司

WZ-B13
物资使用年限参照表

物资类别
物资名称
使用年限
备注
B类
电脑优盘

B类
电脑移动硬盘

B类
工程仪器设备

B类
打印机硒鼓

B类
规范、图集

B类
计算器

B类
插线板

工程项目管理咨询有限责任公司分公司