办公室秘书岗位任职说明书.doc

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办公室秘书岗位任务说明书
编号：___YD/BG/004拟　　制：_____________
核准：_____________生效日期：_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
秘书
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责公司文稿起草。
2、负责公司公文处理。
3、参与会务工作。
4、负责内刊编辑工作。
5、协助主任做好会议接待和公共关系处理，企划宣传等工作。
6、收集、整理综合信息，参与调研。
2、主要工作内容
1、负责起草公司工作计划、工作总结、职代会工作报告等文稿。
2、协助起草公司重要的管理规章制度。
3、对公司发文进行文字、内容方面的规范和校对，规范文件种类、发送形式、标准印制格式，及时完成文件阅办、催办工作。
4、接收外单位文件，并及时进行登记、转发；办理公司发文、登记。
5、协助主任做好会务安排，参加公司各类管理性工作会议以及子公司的董事会会议，做好会议资料提供、会议录音、记录和整理会议记录、纪要；及时收集会议落实情况资料。
6、了解公司职能部门的工作计划、目标、任务、进度和公司各项管理动态，协助检查督促各部门、子公司执行行政决议和指令性任务的情况。
7、编辑公司《大事记》、《情况交流》等公司内部刊物。
8、协助主任组织公司的有关活动，协助主任做好企划宣传和文化建设以及公共关系处理工作。
9、协助做好来信来访接待。
10、收集整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时了解公司相关经营管理信息，参加调查研究，编写调研材料。
11、完成主任布置的其他工作。

3、主要工作要求
1、文稿起草
1.1准确理解领导对年度工作计划、工作总结制定的目标和拟写要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料，根据领导的要求及时起草工作计划和总结，初稿交主任审核修改，终稿经公司领导审阅后行文执行。
1.2根据公司的实际情况和领导拟写要求，起草公司制度性文件，协助领导起草讲话稿等，制度拟写后及时交主任审核修改、报批、执行。领导讲话稿交直接领导审阅修改后打印。
1.3文稿起草前要广泛收集资料，起草后要认真修改，力求文字、标点无错误，篇章结构清晰，语句精练优美，内容完整准确。
2、公文处理
2.1收到上级机关的文件、通知、明传电报、电话指示，下级单位的请示、报告；平行单位的函件，要按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷，并做好记录。
2.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照要求对文件的种类、格式、发送对象进行规范，使公文处理程序化、规范化、制度化。做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记录。做到发送、阅办、催办及时，印制标准规范，必要时及时请示主任。
3、会务工作
3.1了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节，协助主任、副主任组织和落实会务工作。
3.2参加公司管理性会议，事先明确会议内容和要求，做好资料准备；协调做好会议的录音、摄像、记录等工作，协助做好会议的接待服务工作；会后及时整理会议记录、纪要，有不清楚的情况及时核对、查实，并按照规范请有关人员签字，做到格式规范、内容和用语准确；协助检查各部门、子公司执行会议决议和指令性任务的情况。
4、内刊编辑
及时了解公司的动态信息，确保公司的重要事项记入《大事记》，重要信息在《情况交流》中得到反映；及时催促有关部门和人员提供稿件和资料，按时完成《情况交流》的拟稿、编辑、校对、修改，交主任修改审定后及时安排印制，保证文字、内容和印刷的质量。
5、公共关系
5.1了解公司各种活动的内容、日程、与会人员，协助主任组织落实各项细节，做好资料准备和发放、来宾接待等工作，做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。
5.2根据主任的安排拜访有关单位和人员，妥善办理相关事宜；参加相关会议和活动，对外交往中要做到服饰整洁、礼仪规范。
5.3协助主任做好企业形象设计，联系、考察设计单位，对方案提出意见，协助主任组织实施。
5.4协助主任做好公司形象的新闻宣传。撰写新闻稿，及时联系有关新闻单位参加，并做好接待和资料准备、发放工作；做好相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载并及时移交档案管理员存档管理。
5.5注意了解影响本公司社会形象和声誉的因素或事件方面的信息，及时向主任汇报情况，提出调解办法。
6、其他
6.1认真阅读部门的有关信件，及时做好回复，重要事务及时请示主任，协助文员热情接待来访客人。

6.2收集整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时了解公司相关经营管理信息；参加调查研究，与其他人员做好信息的交流和工作配合，按照要求协助编写调研报告。
6.3按时、按量、按质完成领导交给的其他任务
6.4完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结、年度工作总结。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
C
具有行政管理、文秘类相关专业本科以上学历或相当程度。
行业知识
C
了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。
专业知识
B
掌握秘书专业知识；熟悉公司生产经营管理情况；熟悉党和政府有关改革开放、经济建设、交通运输等方面的方针政策；熟悉行政管理知识，熟悉礼仪知识。
能力
组织协调能力
C
协调能力较强，能协调处理与上级、同事之间的工作联系。能够妥善处理各种人际关系，有一定的对外交往能力。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作，能够解决突发事件。
理解能力
B
能够准确把握本身职务定位、工作内容，比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。
表达能力
B
表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚；表达能够达到特定的预期效果，具有较强的感染力、说服力和鼓动性。
经验
行业工作经验
F
在航运类企业工作1年以上。
相关工作经验
E
具有2年以上文秘类工作经验。
其他条件
身体条件
身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作；
职业素质
熟悉礼仪规范，性格开朗，善于沟通；工作负责、细致认真；接受过相关培训。
计算机运用
能够运用计算机处理日常业务。

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