物业会计档案管理制度.doc

财务会计档案的管理制度及流程

第一章 总则
第一条 会计档案是会计核算的专业材料，是记录经济业务的重要史料和证据，为了加强公司总部及各项目、各分公司（以下统称为“公司”）会计档案的科学管理，建立，健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度及流程。

第二章 会计档案的分类
第二条 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，其他会计帐簿；
3、财务报告类：包括月度会计报表、附表、附注及文字说明，月度、年度
预算表，年度财务审计报告，税审报告，其他财务报告；
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，购买发票的领取单，自行
打印的缴税凭证，增值税申报表，所得税分配表，到税务办理临时业务的回执，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。
第三条 会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；
2、档案形成统一。案册封面、档案夹、存放柜和存放序列统一；
3、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第三章 会计档案的装订
第四条 会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：
1、每月结帐后用专用凭证打印纸，打印出凭证，要求字迹清晰，位置端正，不串行、错行；
2、分类整理，按顺序排列，检查编号是否齐全；
3、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；
4、摘除凭证内的铁夹、曲别针等金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；
5、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：出入库单是否随附齐全，检查附件上有无不相关的文字数字等；
6、记账凭证上有关人员的印章是否齐全；
7、会计凭证装订时的要求：
（1）、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
（2）、凭证外面要加封面，封面纸用专用的牛皮纸封面，封面规格略大于所附记账凭证；
（3）、装订凭证厚度要合适，便于翻阅并且装订牢固，美观大方。
第五条 会计凭证装订后的注意事项:
1、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
2、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第六条 各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：
1、由于使用财务软件进行会计核算，因此应当保存打印出来的纸质会计帐薄，首先按账簿的种类分为现金日记账，银行存款日记账，总账、明细账；
2、、然后按类别在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
第七条 会计账簿装订的其他要求:
1、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；
2、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编。

第三章 会计档案的保管
第八条 会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年、25年、共3类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；
第九条 会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地；室内应保持清洁卫生，以防虫蛀；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；
第十条 会计档案应按类别分放在档案盒里，然后放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，柜子外面做出明确标识，以便查找；
第十一条 由于使用用财务软件做帐，因此在月结和年结时一定要做备份，并且定期导入到移动硬盘，U盘等介质上。

第四章 会计档案的借阅
第十二条 会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，应该经过登记报批后才可借阅；
第十三条 外部借阅会计档案时，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；
第十四条 借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；
第十五条 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

第四章 会计档案的销毁
第十六条 会计档案保管期满，需要销毁时由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；
第十七条 销毁会计档案时，由财务部派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；
第十八条 会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，保管到未了事项完结时为止。

第四章 附则
第十九条 本制度未尽部分和涉及到的其他支出，可参照公司有关规定执行。
第二十条 本制度的解释权和修订权属于公司财务部。

附表一:会计档案保管期限表

档案类别
序号
档案名称
保管期限
备注
一、凭证类
1
原始凭证
15年

2
记账凭证
15年

3
汇总凭证
15年

二、会计账簿类
4
总账
15年

5
明细账
15年

6
日记账
15年
现金及银行日记账保管25年
7
固定资产卡片
15年
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年

三、财务报告类
9
月、季报告
15年
包括汇总财务报告及文字分析
10
年度报告
永久
包括汇总财务报告及文字分析
四、其他类
11
会计档案销毁清册
永久

12
银行余额调节表
15年

13
银行对账单
15年

14
税务申报资料
15年

15
项目预算
5年

16
费用请示报告
5年

17
分公司货币资金盘点表
5年