影视公司会议管理办法模版.doc

xxxx影视文化传媒有限公司管理标准
XX-HY201602-1

会议管理办法

编制： 行政部

审核：

批准：

xxxx影视文化传媒有限公司发布

5

修 改 履 历
标准名: xx招聘管理办法
分类号:XX-HY201602-1
修改NO
修改日
制定、修改内容
起草部门
备注
0
2016-2-181
新规制定
行政管理部

xxxx影视文化传媒有限公司管理标准
会议管理办法 XX-HY201602-1
一、目的
为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责
（一）行政管理部负责会议管理。
（二）会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。
（三）除其他部门会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
（一）、公司部门周会制度
1、主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持。
2、召开时间：由各部门自行确定。
3、参加人员：部门主管、部门员工。
由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。
（二）、公司员工周会制度
1、主持与记录：由行政部召集，总经理主持，档案专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间：每周一上午9:30分。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。
（三）、总经理办公会　
1、主持与记录：由总经理负责召集，总经理主持。
2、召开时间：每周五下午14:30分。
3、参加人员：公司高层。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。
（四）、月度总结会（上月度总结）
1、主持与记录：由行政主管召集，总经理主持，行政主管进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间：每月11日上午9:30分。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
3、参加人员：为公司中层以上。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。
（五）、下月度计划会
1、主持与记录：由行政主管召集，总经理主持，行政主管进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间：每月30日上午9:30分。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
3、参加人员：为公司中层以上。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。
（六）、其他会议
1、各专题会议
相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、企管工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。
2、员工发起的会议
公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由主经理批准。
四、会议召开
（一）会议安排：
1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。
2、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
4、各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
（二）、会议召开及传达：
1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。
6、公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7、会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
（三）、会议纪律
1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。
2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳100元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则缴纳200元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。

附加说明：
本标准由行政部提出。
本标准由行政部起草并负责解释。
本标准修订发布2016-02-18。