物业管理公司内部审核控制程序模版.doc

程 序 文 件
内部审核控制程序
文件编号
RGPM -8.2.2-B-01
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B/0
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内部审核控制程序

1.0 目的
按策划的间隔时间进行内部质量审核活动，以验证质量活动及其结果是否符合策划安排，并确定质量管理体系持续的有效性。通过内部质量审核提出纠正措施，不断完善质量管理体系，实现持续改进。

2.0 适用范围
适用于xx物业管理公司内部质量管理体系审核活动。

3.0 职责
3.1 行政部负责内部质量管理体系审核的归口管理。
3.2 管理者代表任命审核组长，组建审核组并领导和策划内部质量审核工作，并负责批准《内部质量审核报告》。
3.4 审核组长负责对公司进行内部质量审核，提出《不合格报告》，编写《内部质量审核报告》并对审核结果负责。
3.5 各部门接受和配合内部质量审核小组的审核，并按计划要求实施纠正措施。

4.0 定义
4.1 质量审核 ：指由具有一定资格而且与被审核部门的工作无直接责任的人员（专家），为确定质量活动是否遵守了计划安排，以及结果是否达到了预期目的所做的系统的、独立的检查和评定。它与传统的上级对下级的工作检查，无论在性质上、内容上和方法上都是不同的。
4.2 内部质量审核的含义：它是企业自己内部组织的审核，由内部审核小组向企业最高领导和各部门领导报告审核的结果，目的在于改进。

5.0 工作程序
5.1 内部质量审核的策划
5.1.1 行政部每年初制订年度《内部质量审核工作计划》，经管理者代表审批，并印发给各有关部门。
5.1.2 内部质量审核的频次，每次审核的范围根据被审核活动或部门的实际情况、复杂程度和重要性以及以往审核结果而定。一般情况下内部质量审核每年不少于一次。但一年内要求覆盖质量管理体系的全部范围及所有相关部门。
5.1.3 遇有下述特殊情况时可进行追加的审核:
a) 发生了严重的质量管理体系问题或用户有严重申诉；
b) 公司的领导层、隶属关系、内部机构、产品、质量方针和目标、生产技术及装备以及生产场所等有重大改变；
c) 即将进行第二、三方审核。
5.2 内部质量审核的方式。
5.2.1 主要采取按部门集中式审核的方式，审核组长根据年度审核计划安排，制定《内审实施计划》，集中于某一时间(一般为2-3天)内，由管理者代表组建的内部质量审核小组，分别对公司各部门和质量管理体系体系范围进行全面的系统的审查。
5.2.2 集中审核由管理者代表领导，行政部具体负责组织、协调工作。
5.3 审核计划
5.3.1 管理者代表组建内部质量审核小组，任命审核组长和审核组成员。审核员必须经过内部质量管理体系审核课程培训并经考试及格取得内审员资格，熟悉公司质量管理体系运作，并胜任内部质量管理体系审核工作，为了确保审核的客观性和公正性，审核员不应审核自己的工作。
5.3.2 《内审实施计划》由审核组长制订。审核计划应明确规定某段时间内，由谁对哪些部门进行哪些质量管理体系活动的审核。
5.3.3 行政部提前将内部质量审核计划通知受审核部门，并准备好内部质量审核的记录表格及必要的交通工具。
5.4 审核检查表
5.4.1 每个审核员根据审核对象和要素，制订《审核检查表》。
5.4.2 检查表应列出审核内容、检查方法和抽样安排。
5.4.3 检查表的内容应符合ISO9001:2000标准、质量管理体系管理体系的有关要求。
5.4.4 检查表必须经审核组长审阅同意。
5.5 审核实施
5.5.1 首次会议
审核组长主持召开审核首次会议，审核组全体人员与受审核部门的主要负责人及工作人员参加，说明审核目的、范围及做法，对内审实施计划再次确认。
5.5.2 现场审核
审核员根据审核计划和检查表的要求掌握进度，对受审核部门进行现场检查。通过询问、查看现场和相关质量记录等，获取客观的证据并做详细记录。根据客观证据、判定不合格项，并为受审核方确认。有争议时，可由管理者代表进行仲裁。
5.5.3 审核结束后，填写《不合格报告》，指出不符合ISO9001:2000标准、xx物业管理公司质量管理体系手册或程序文件的相关条款。在召开末次会议前向xx物业管理公司领导层通报审核情况。
5.5.4 若审核工作超过一天，则在每天审核结束前，由审核组长召开审核组内部会议，交流当天的审核情况，确认一批不合格报告。
5.6 末次会议
5.6.1 现场审核结束，审核组长和审核组成员及受审核部门的有关负责人应参加末次会议，会议由审核组长主持。
5.6.2 审核员汇报审核观察的结果及发现的问题。
5.6.3 审核组长宣布审核结论，并提出纠正措施要求，并对存在问题提出改进意见或建议。
5.6.4 管理者代表对本次内部审核工作进行总结。
5.7 内部审核报告
5.7.1 审核结束后，审核组长负责编制《内部审核报告》。
5.7.2 《内部审核报告》的主要内容:
a) 审核概况:受审核部门名称、审核日期、审核员、审核范围及内容；
b) 审核综述及审核结论；
c) 对完成纠正措施的要求；
d) 报告的发放范围；
e) 《不合格报告》及《不合格项分布表》(可作为附件)；
5.7.3 对不合格项的统计按《数据分析控制程序》RGPM–8.4–B-01执行。
5.8 审核报告的印发与存档
5.8.1 《内部审核报告》由管理者代表审核批准。
5.8.2 内部审核报告由管理者代表负责分发至各受审部门和负责纠正措施实施的部门。
5.8.3 当纠正措施需由多个部门完成时，所有需采取纠正措施的部门都应得到相应的《不合格报告》，管理者代表做好组织协调工作。
5.8.4 内部审核报告作为内部质量管理体系审核活动的证明应和其它内审记录一起由行政部存档备查。
5.8.5 审核报告属受控文件，文件分发应有发放记录。
5.9 纠正措施的实施与跟踪
5.9.1 受审核部门或纠正措施实施部门负责人应对确认的不合格分析产生原因、提出纠正措施建议（包括纠正措施完成日期）报送行政部，经审核员确认、审核组长或管理者代表批准后组织实施，并按期完成计划和保存实施记录，具体按《质量记录控制程序》RGPM–4.2.4–B-01执行。
5.9.2 行政部负责协调内部质量审核小组跟踪检查纠正措施的实施及对其有效性进行验证。
5.9.3 当纠正措施涉及到质量管理体系文件的修改时，应按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01执行。

6.0 相关文件
6.1 《文件控制程序》 RGPM–4.2.3–B-01
6.2 《质量记录控制程序》 RGPM–4.2.4–B-01
6.3 《数据分析控制程序》 RGPM–8.4–B-01
6.4 《纠正措施控制程序》 RGPM–8.5.2–B-01
6.5 《预防措施控制程序》 RGPM–8.5.3–B-01

7.0 质量记录
7.1 《内部质量审核工作计划》 RGPM–8.2.2–D-01-01
7.2 《内审实施计划》 RGPM–8.2.2–D-01-02
7.3 《审核检查表》 RGPM–8.2.2–D-01-03
7.4 《不合格报告》 RGPM–8.2.2–D-01-04
7.5 《内部审核报告》 RGPM–8.2.2–D-01-05
7.6 《不合格项分布表》 RGPM–8.2.2–D-01-06
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