备用金管理制度(已修改).doc

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备用金管理制度

为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就公司备用金管理规定如下：
一、备用金分类
为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点。
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，
具有一次性、时间较短的特点。
3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有
金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。
二、备用金借支、归还手续
1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续
（1）、借支：借款人填写《借款单》——部门负责人签字——财务人员核签备用金余额——财务总监审核——董事长（或副董事长）审批——会计记帐——出纳审核付款。
（2）、会计核算设置科目：“其他应收款——定额备用金——部门/姓名”；“其他应收款——临时备用金——部门/姓名”。
（3）、定额备用金配备表
定额备用金配备表
备用金配备岗位
备用金限额（元）
董事长（副董事长）
5000
总经理
5000
总监
4000
部长
2000
副部长
1000
经营业务员
1000
总经理秘书
500
总经理办公室主任
1000
公司司机
2000
食 堂
1500
材料采购员
5000
合 计
30000

2、归还：
临时备用金需按时归还或及时报账冲销，在业务完成后如不按时交回借支的，财务部门从次月开始从其工资中扣回，并按银行贷款同期利率计息清算。属个人特殊原因经董事长（或副董事长）批准同意的借支不属备用金范围，应按约交还或从工资中扣还。其借支按银行同期贷款利息计息。
3、出纳备用金的提取手续
出纳填写《资金申请单》——会计主管审核——财务总监审批——填写基本户银行支票（或网上银行转帐提现）——会计根据相关票据记帐。
三、备用金管理
1、定额备用金的管理：
（1）、根据工作需要、管理需要原则进行办理，额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次；
（2）、定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。
（3）、定额备用金在平时业务办理完毕后，可以不用办理退还手续。
（4）、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理退还手续。

2、临时备用金的管理:
（1）、临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。
（2）、具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。
（3）、临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。
（4）、部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时在办理相关报帐归还手续；
3、出纳备用金的管理：
（1）、出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。
（2）、出纳领取备用金要求开具基本户银行支票（或网上银行转帐提现），不得以收坐支。
（3）、出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。
（4）、保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务总监报告，以便采取相应的安全措施。
（5）、出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。
（6）、出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财
务部副部长及财务总监负管理责任。
4、相关约定
（1）、对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行控制借支。
（2）、借支不分金额大小，均须报副董事长（或总经理）审批。
（3）、各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐，否则，造成的损失由相关责任单位或部门负责。
（4）、财务部出纳于每月5号前清理临时性个人备用金借款，并以文字方式告知当事人；财务部部长负责协助催收。
（5）、财务部于每月10日前编制《备用金余额表》。
四、罚 则
1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名并追究其法律责任。
2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元。
3、财务部负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。
4、临时备用金超过归定时间不归还，逾期按银行同期贷款利率计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经主管领导证明，财务总监审核，董事长（或董事长）批准后免于罚息。
5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知总务部相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力资源部未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。
6、财务部对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款甚至取消借款资格。
7、借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由总务部承担借款损失。
五 、附 则
本办法由财务部负责解释。
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