档案借阅管理制度及流程.doc

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档案、物品借阅管理制度及流程

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案借阅管理制度
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档案、物品借阅管理制度及流程

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案借阅管理制度
1、凡借阅本部门档案室档案资料，须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。
2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。
3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。
4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。
5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料
要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。
6、对于招标人员暂规定：每份招标文件交押金100元（不退），每份图纸交押金2000元（交到财务由财务出具收条）。开标后，未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金；中标者从工程押金中扣除。对于工程押金规定：10万-50万的工程交押金5万；50-100万的工程交押金20万；100万以上的工程交押金40万。
7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，扣除押金的20%。
8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。
二、档案借阅流程：
档案管理人员向总裁请示是否同意借出及借阅单位找到担保人担保

外来人员填写《借阅表》。

验收合格的在档案内做好归还记录。不合格的按照档案借阅制度给予罚款并上交财务。

档案管理人员将借阅表登记。

将《借阅表》交基建部部档案管理人员

总裁同意以及借阅单位找到担保人后，办理借档手续

借档单位用完归还。管理人员审核检查，验收。

规定日期内未归还的，档案管理人员追要。

三、物品借用管理制度
1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。
2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。
3、基建物品只限借用人使用，不得转借他人，转借他人造成损失的由借用人负全部责任。
4、使用期间应爱护基建物品，使用不当造成的损坏按损坏程度赔偿相应损失，不能及时赔偿或不能及时归还的，由基建部将借阅单转交财务从工程款、工资等其它款项中扣除；
5、损坏程度由公司监察部、审计部、基建部一起鉴定。
6、工程结束后应立即归还所借物品，不及时归还的由仓库保管员催促归还。
四、物品借用流程
向基建部部长请示是否出借
部长同意后找仓储管理员填写借阅清单
基建部长在借阅单上签字
借阅单一式两份，部门存档一份，借阅人一份
用完后仓库保管员验收发现有损坏的按照上述规定赔偿
工程完工后仍未归还的由仓库保管员催促归还

附表一：
基建部档案借阅登记表

部门: 档案管理员： 第 页 共 页
编号
文件（资料）名称
借阅人
借阅
日期
归还
日期
借用部门批准人
验收人
是否复印
是否续借
是否属于机密性文件

附表二：
基建部档案销毁清单
序号
文件类别
销毁文件名称
所属年度
归属区域
实际保存年限
案编号
起止时间
备 注

附表三： 基建部图纸档案存档登记表

部门: 档案管理员： 第 页 共 页
编号
文件（资料）名称
存档日期
存档经办人
存档﹙1套﹚张数
存档批准人
存入部门
接收人

是否属于机密性文件

注：1、从6月22日起接到所有的图纸后在24小时内必须完成存档备案程序：
2、档案室接收人收到后签字有效，及时完成电子档案记录：
3、变更增加图纸按照：例如1-02-03编号，一个工程必须是一个号码编，负号往后排列，同时也要存入档案室备案；
4、外部人员图纸借阅必须由部门负责人及总裁签字审批，本部门人员借阅及时完成借阅记录由部门负责人审批后方可；
5、招标图纸按照招标文件计价收取图纸招标金额缴纳财务室
6、图纸遗失、损毁、霉变按照集团公司档案管理制度给予处罚：
7、由部门负责人不定期对图纸、书籍的完整性进行抽查。
附表四：
基建部图纸统计表
2011年6月22日起
编号2011年
项目名称
转部门/转交人
图纸套数
图纸是否完整
移交档案室﹙套﹚
经办人
批准人
总平面图
结构设计说明图
碎石桩布置图
粮仓板配筋图
预埋布置图件
基础平法施工图
梁配筋图
模板图
预埋件布局图
JJ-1-01

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档案、物品借阅管理制度及流程

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案借阅管理制度
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