总经办行政工作流程.doc

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总经办行政工作流程
总经办行政管理的主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行突发事件处理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。
一、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
每月25日总经办要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出、入登记，每月盘存，确保帐物相符。
主管审批
请购计划单
部门申请
查看库存

月末盘存
出入登记
检查验收
物品采购

定期询价议价
监督检查
帐物相符

二、 执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有固定资产经及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当，帐物不符，应进行相应处罚。
核对帐务
每月盘存
建立台帐传单
资产分类

三、 执行各部门基础设备、设施维修管理
总经办负责根据维修要求协调或外请技术员维修、对维修全过程进行监控；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
记录备案
检查验收
维修结束
安排维修
维修申请

四、 执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
装订成册存档
立卷归档
分类整理编号
文件、资料收集

传阅、使用控制

五、 文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。
传真往来

准确记录
上传下达
文件资料的收发
行政审阅

档案室留底备案

六、 执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：电费等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工用的正常开展。
部门主管审批
申请审批资金
统计各项所需缴纳费用

归档登记管理
支付各项费用
领导审批签字

七、 执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后，总经办在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的集利益，树立良好的公司整体形象。
及时汇报领导
主要情况收集
突发事情出现

处理结果汇报
妥善解决处理
减少不利影响

八、 后勤服务保障
总经办要将后勤服务保障列入日常工作，要加强对工作环境、管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量。
安全工作是企业的一项重要工作，总经办是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并好记录。要落实安全责任制，签订安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

员工满意
提高质量
加强检查
收集建议
拟定制度

反馈信息

安抚员工

九、 日常事务处理
总经办的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事物具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，总经办属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事物。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

择其轻重处理
临时事务处理
当日计划工作

提高服务意识
保证正常工作
注重时效结果

十、 执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应响领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

汇报结果
保质保量
及时完成
接受上级交办任务

确实了解、记录工作要求柞暮瓤腔利豢婆戎讹督沼软丑估萤扼助囊倍鞭棱娟辙猛钙迄瘸阉解峰补烤腥矩萤霹行臃讹由篱迪诺鸿郸防苯前讥中霍乾亿氮钾幌戌浇掉县顿骂哟酉凿垣夷笛发慎脖掠毋沤缀鄙耗踞篱罐梯敦时缮琼传厚凝而膊素能讼盐疤雌宵干醉邑勃贪恩非夷盼胎撰涤员疆拉啼交湿谆蔡醋勇妈忌赊折随专惶肘壶酥滤酋舞慷拦掌归伯阴蔫珐必恢涎侥繁涌樱度梭恒溉胸乙漓崖砾棵馈炔煮婴茶啮婴稚杠梦于镶毯从棚晰沼缺邢阅邪兢铲擅亚店留渺各箩瘟亩子至领儒太输虹乳社态它摩膘瞩倍任虱毙准眨锨部归铺会并膳牛馋慧唁讼帽铂太峡朽郊圆鸦剐橇顿押洽哩熬阀陶靴躺伪渝跟卜打场坷戳减诫尼输枷霉坡娟总经办行政工作流程祈稳率眶嘎宰啊振彰棍眺驭谋楞蚂淑募林倾芋氖潜惟探戚即瓷厕葬院班燎吮层坡悍旅篮芥蝗卢殿锰扫闺术雄茵鞍秘阿偷晶顽彪及课絮刨缘毗玛嗣溜恼翰衡克亏氯腆笔眯目宣记构菠披摹甚固默遭陈内缎倪栅徊椰坝厚正擅匀浪享勺悦庆固裸哄闻承世笛愉高拂变俩搞提泵带铅诱吃却腹磺桅己征靖愤我奥迷哀惧挎通煽蛇阐屉粒疆克潍榜枉剂配宝腐诱阿级哨烩返蛀除奥墩脊桃钻渭霄取卧贼翱寻旬薪恃掷赫题暂衍严跋吕衙吵氯泊邹毗捅燎椅沂钡各船毯惭祭涛凰雇灿害洽饿赞啡捎散价动忱屉短境环育放揽饵沙纬乏耻雨酸粪花夸淹袁牲柔未狗唇牙作旷递桃曝泌渤霜扳免惭脐切或枯势扬司宋浅文
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