煤炭业务操作流程及注意事项.doc

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煤炭业务操作流程

煤炭业务操作流程主要是由以下五大步骤组成：
一、 拟定销售计划
二、 拟定采购计划
三、 采购入库
四、 出库销售
五、 资金回笼

一、 拟定销售计划
各分布根据所接触客户的实际情况上报部门总部，部门综合考量该客户货源需求、结算方式和信誉优良度后，部门根据现行货源渠道、物流路线安排、资金调配等核实成本后确定是否拟定该销售计划。如果确定，经签订销售合同后安排采购计划，如果不考虑该批业务则分析其中原因。
销售计划拟定的流程：
1、 下游客户的获取，业务人员进行前期的业务开拓，获取客户的基本信息：货源需求、煤炭的使用种类、质量要求、月使用量、结算方式、物流线路、主管人员和主要竞争对手等情况。
2、 下游客户的考量，业务人员根据前期获取客户的信息上报部门总部，部门总部对各分布上报的客户情况进行客户考量，主要考量内容：客户信誉度考量（注册资金、企业规模、经营产品、税务情况、员工的工资的发放是否准时、是否存在赖账记录等）、使用煤种的考量（客户使用的煤种是否符合我部今后长远的品种发展规划）、质量要求的考量（客户对货源质量指标要求、质量扣罚要求和质量检测流程）、月用量的考量（客户月用量是否符合我司的操作规划，在操作该业务中是否能够达到规模效应）、成本考量（根据客户的质量要求、数量要求、结算方式、公关投入、物流路线安排及货源采购成本核算出销售成本）。
3、 签订销售合同并拟定销售计划，客户考量通过之后对重点客户进行攻关达成合作，并最终签订销售合同拟定销售计划。

二、 拟定采购计划
部门总部根据各分部的销售计划来拟定采购计划，采购计划的拟定主要是根据客户的煤炭质量需求、数量需求、质检流程、供货时间及我司的配煤技术来确定。
采购计划的拟定流程：
1、 落实采购时间、采购煤种和采购数量，根据销售合同的供应时间确定采购时间，根据下游客户的质量要求及质检流程确定采购煤种和采购数量，如果通过配煤达不到客户需求的（客户所要求的煤炭质量各项指标都非常严格，并且通过现有市场煤的调配难以达到要求）则选择单一煤种采购方式确定该该单一煤种的采购数量，如果通过配煤可满足客户需求的（客户质检流程相对宽松，并且所使用的煤炭指标可通过现有市场煤进行调配的）在拟定采购计划之前首先需选定配煤的煤种及根据成本最优原则计算好配煤的比例进行多煤种同时采购方式确定各采购煤种及相关数量。
2、 选择供应商并拟定采购合同，在确定采购时间、采购煤种和采购数量之后与经营各相关煤种的供应商进行接洽，对货源进行严格的抽样化验，根据货源的化验结果及供应商的报价综合评价后选定提供货源性价比最优的供应商并签订采购合同。

三、 采购入库
根据拟定的采购合同部门总部进行统一采购入库。采购入库分两种形式：1、采购后不经入库而直接销售给客户（采购入库和出库销售同时进行），2、采购后直接入库公司煤场。
采购入库的流程：
1、请款及安排物流运输，煤炭采购一般都是先付款后提货，所以在签订采购合同后向公司请款和安排物流运输（物流安排包括船/车的选派、物流跟单人员的安排）。
2、办理提单，交付货款并根据落实选派的运输工具后到供应商处办理提单。
3、提货，物流跟单人员在获取提单后按牌号顺序提货，提货一般分两种形式：（1）船提，船提又分斗轮机装船和抓斗，斗轮机装船是经由皮带机自动把煤炭输送到船舱并在输送的过程中自动感应重量，抓斗装船是由铲车装车过磅后再转到岸边由抓斗抓到船舱中；（2）车提，车提是由铲车从煤场中装车过磅后直接提货。
4、入库，经由船/车运输到我方煤场后入库，车提入库是由车运输到我方煤场后过磅直接入库，而船提入库的分平板船入库和自卸船入库，平板船入库是经由船运输到我方煤场后抓斗卸货到码头再由铲车装车过磅后装入仓库（马房基地的操作），自卸船入库是由船自动把煤炭卸到仓库（石滩煤场的操作）或卸到码头由铲车装车过磅后入库（马房基地的操作）。

四、 出库销售
根据销售合同规定的供货时间、客户对煤炭的质量需求及供货数量安排出库销售。
出库销售流程：
1、筛煤和配煤，根据拟定的采购计划中选择筛煤和配煤销售的在出库之前现进行筛煤和配煤，若选择单一煤种采购销售的则无需经过筛煤、配煤环节直接安排出库。
2、出库，根据销售合同规定的供货时间安排出库，分车提出库和船提出库，车提出库是由铲车装车后过磅出库（石滩煤场由于没有地磅，一般都是装车后直接出库），船提出库由铲车把煤炭装上汽车过磅后，汽车把煤炭卸到码头由抓斗抓到船舱才最终完成出库。
3、送达客户仓库核实原始销售数量，经由我方安排的船/车把煤炭从场地中提库后，由我方物流跟单人员押船/押车送达客户仓库过磅核实数量后完成出库销售。部分散户若从我方煤场自提出库则有客户方自行安排物流工具，从煤场过磅核实数量后完成出库销售。

五、 资金回笼
在煤炭送达客户仓库完成销售后，经客户进行煤检及与我司对单无误之后，在我司开出发票后在合同规定结算日期内回笼资金。
资金回笼流程：
1、核实结算数量及结算单价，煤炭供应给客户经客户方抽样化验后根据合同规定若无存在质量偏差则在客户方过磅数及合同单价对单结算，若出现质量偏差则根据合同规定作出相应的吨位扣减或单价扣减进行对单结算（若申请复检，则根据复检最终结果进行数量及单价对单结算）。
2、开具发票，核实客我双方最终的对单无误后，我司财务人员在合同规定的时间内开具出相应的发票并交达给客户方。
3、挂账催款，在我方开出发票并交达给客户方后，由跟进该批业务的负责人进行催款。
4、入账完成结算，业务人员根据合同要求在规定时间内向客户收回货款并交由财务人员入账完成结算。
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