excel会计核算流程.doc

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EXCEL在会计核算中的流程
摘要：EXCEL在会计核算中并不遵循传统的手工会计核算程序，即只将经济业务以会计分录的形式保存在会计表中。在需要时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索编辑和直接输出日记账、明细账、总账及会计科目。计算机的精确性大大减少及避免了手工记账遗漏重复及计算错误。
关键字：EXCEL、会计核算、流程
Excel是office系列软件中用于创建和维护电子表格的应用软件，它不仅具有强大的制表和绘图功能，而且还内置了数学、财务、统计和工程等各种函数。同时也提供了数据管理与分析等多种方法和工具。通过它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策操作。因此，被广泛的运用于财务、会计、管理工作等方面。
一、 excel会计循环与手工记账会计核算流程的不同
使用excel进行会计核算时，登账的环节可以取消，即平时不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只将经济业务以会计分录的形式保存在会计表中，在需要时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑和直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。
其具体流程图如下：

1-1手工记账会计循环流程图

1-2使用excel记账会计循环流程图
利用excel记账会计循环包括以下几个过程：
（1）编制会计凭证表：根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表，并对此进行审核。
（2）生成日记账和分类账：将会计分录中的经济业务进行透视，生成分类账和日记账。
（3）生成科目汇总表：将会计凭证表所有具有相同一级科目汇总成一张科目汇总表。
（4）编制调整分录表：在编制现金流量表时需要按照现金产生的原因调整会计分录表中的有关科目，即将现金区分为经营活动现金、投资活动现金和筹资活动现金，调整成一张“调整分录表”。
（5）生成会计报表：根据调整分录表和科目汇总表生成资产负债表、利润表和现金流量表。
二、excel在会计核算中的具体流程
（1）使用excel在会计核算中的准备工作：
①建立会计科目表，企业科目表的设置应保持相对稳定，但是并非一成不变，必须根据社会环境的变化和本单位业务发展的需要，对已使用的会计科目进行相应的修改、补充或删除。在建立科目表时需要注重的有三点：
A、会计科目表的格式由公司名称、科目编号及科目名称组成，其表格格式如下：

2-1
B、 输入会计科目表时可采用“数据”|“记录单”命令在“科目名称”和“科目编号”文本框中输入各项目，在记录单中可对记录进行编辑、删除和插入。建立时也可在选定区域内直接输入或编辑，主要运用tab或enter键盘切换单元格。
C、 对会计科目表的美化，可以通过对单元格和字体的设置使会计科目中的资产、负债及所有者权益区别分明以方便会计使用者的使用。主要运用工具：加粗、倾斜、填充色、格式刷等。
②创建会计凭证表：
A、会计凭证表主要由年、月、日、序号、凭证编号及科目名称、借方金额、贷方金额组成。一般格式如下：

2-2
B、凭证编号的自动生成，凭证编号可以根据年月日及序号通过Concatenate函数自动生成“=concatenate(年，月，日，序号)”；也可用文本连接符“=年&月&日&序号”自动生成凭证编号。
C、 自动显示会计科目，进入经济业务记录工作后，应先登记业务发生的时间，然后用会计专门的语言企业发生的经济活动。在输入经济业务时借助会计科目表可以根据输入的会计科目代码自动显示会计科目名称，这里主要运用Excel中的Vlookup查找函数，在会计科目所对应的单元格中输入如“=If(科目代码=” ”,” ”,vlookup(科目代码，选定的科目表区域，2，0))的公式语言。
D、 在贷方金额与借方金额所在的列的单元格的数值格式应设置为会计专用，小数位数为“2”位，运用快捷键“Ctrl+1”或右键进入单元格格式的设置。
E、 借贷不平衡的提示，有借必有贷借贷必相等，这对于会计人员来说是一基本常识，但在会计核算中经常出现借贷不等的情形。为方便借贷平衡的检测可以利用If函数进行借贷不平衡的自动提示如“=If(sum(J:J)=sum(K:K),””,”借贷不平衡”)”
③日记账的创建，日记账是序时记录企业经济业务的账簿，从而按时间顺序全面的反映企业发生的所有经济业务。
A、日记账与会计凭证表构成大体相同，区别为日记账中为“账户名称”而会计凭证表中为“会计科目”。其结构如下：

2-3
B、 日记账中可以运用“数据”—“筛选”功能就库存现金、银行存款和按日期时间等进行分类查看以方便会计信息使用者。
C、日记账中借贷不平衡的提示同会计凭证表。

（2）使用Excel进行会计核算
①生成总分类账与明细分类账，企业的一切经济活动都应分类整理入分类的相关账户中，这样企业的经济活动和财务状况可以通过分类账分门别类的反映出来。
A、 分类账的生成需要以会计凭证表为数据源通过“数据”—“数据透视表和图表报告”命令合理对数据透视图的版式进行设置生成。生成后格式一般如下：

B、 数据更新，当生成分类账的数据源中某个或某些数据数值发生变化时，分类账中的数值并不随之同步变化。为确保会计核算的准确性需对分类账中的数据进行自动更新。具体操作为：右击分类账中任一单元格—刷新数据。
②建立科目汇总表，科目汇总表是根据一定时间内所有的经济业务，根据会计科目进行归类，定期汇总出每一会计科目借方本期发生额和贷方本期发生额计数的一种表格。科目汇总表在会计核算过程中起着承上启下的作用。一方面，它将一定期间内发生的经济业务分门别类进行汇总，另一方面，它为编制会计报表提供了数据。
A． 科目汇总表的生成，科目汇总表由记账凭证为数据源通过数据透视表和图表报告生成。以年月为页字段，科目代码、科目名称为行字段，借方金额、贷方金额为数据区域排版而成。格式如下：

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B、 数据更新同分类账。
③创建科目余额表，建立科目余额表,科目余额表是用来记录本期所有会计科目发生额和余额的表格。它是科目汇总表的进一步延伸，能够反映某一会计期间相关会计科目期初余额本期发生额期末余额，为会计报表提供更完善的数据。其一般格式如下：

2-6
A．本期期初余额的填列根据上期科目余额表的期末余额直接调用填列。直接引用公式“=【被引用工作账簿名称】被引用工作表名称！被引用单元格”
B．本期发生额的链接调用，由于每个会计期间发生的业务完全不同，这样，根据经济业务日记账自动生成的科目汇总表科目不固定。在本期科目汇总表中调用数据时，不能直接调用要借助函数进行间接调用。通常运用ISNA函数检测是否为#N/A，公式为“=If(ISNA(vlookup(查找的会计科目，科目汇总表，2，0))，0，vlookup(会计科目，科目汇总表，2，0))”
C．期末余额的计算，科目余额表中根据不同的会计科目运用不同的会计核算规则进行计算余额，其中，损益类账户期末无余额。
◆资产/成本类账户期末余额=期初借方金额+本期借方发生额-本期贷方发生额
◆负债/所有者权益类账户期末余额=期初贷方金额+本期贷方发生额-本期借方发生额
三．编制会计报表
①编制资产负债表，资产负债表是反映企业某一特定日期资产与负债情况的报表。按照编制时间的不同分为月报、季报、半年报、年报。按照反映内容的不同分为静态会计报表和动态会计报表。
A.资产负债表按照其编制格式分为多栏式和账户式，我国企业多采用账户式，其格式如下：

3-1

B.资产负债表数据填列：
●根据总账科目余额直接填列，例如：应收票据、短期借款。
● 根据总账科目余额填列，例如：货币资金=库存现金+银行存款+其他货币存款。
● 根据明细科目余额计算填列，例如：应收账款、预付账款、应付账款、预收账款。
● 根据总账和明细账科目余额计算填列，例如：长期借款、长期债权投资。
● 根据科目余额减去备抵后的净额填列，例如：应收账款、短期投资、无形资产。
C.数据来源的相关链接，各项目可采用直接连接引用科目余额表明细分类账等工作表的相关数据进行资产负债表的编制，也可采用SUMIF（）函数和VLOOKUP（）函数间接调用科目余额等其他工作表相关数据编制资产负债表的编制。
②编制利润，利润表是反映企业一定期间生产经营成果的会计报表。利润表把一定时间的经营收入与同一会计期间相关的营业费用进行配比，以计算出企业一定时期的净利润，通过资产负债表反映收入费用等情况，是一种动态的报表。
A.格式，利润表分为多步式和单步式，在我国的会计实务中一般采用多步式利润表。格式如下：

3-2
B.数据来源于科目余额表其填列中需要注意的地方一般有两点：
●营业收入/支出=主营业务收入/支出+其他业务收入/支出，其在填列时多用VLOOKUP（）函数。
●销售费用、管理费用等可直接从科目余额表中链接。
③编制现金流量表：现金流量表是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。现金流量表能够说明企业一定期间内现金流入和流出的原因/企业偿债能力和支付股利的能力。分析企业未来获取现金的能力。一般格式如下：

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A.编制调整分录表，调整分录的编制以会计凭证为基础，调整的方式为找到涉及库存现金和银行存款的单元格，按照业务发生的类型调整为经营活动现金、投资现金、筹资活动现金。
B.编制现金流量表主要利用SUMIF()函数引用并计算现金流量表的各项目。

结束语：本文大体介绍了使用excel进行会计核算的流程，通过对手工记账和使用excel进行会计核算对比，突出了使用excel进行会计核算的优势和便利。接着分别介绍大体会计科目表、会计凭证表、日记帐、及资产负债表、利润表、现金流量表的格式内容、生成及其填列过程、运用工具、函数等。由于作者水平有限只进行大纲简介并没有从步骤等细节详细介绍，希望读者对使用excel进行会计核算的过程形成更加具体全面的认识。
参考文献：《Excel在财务和会计中的应用》-----清华大学出版社
《初级会计学》-------中国人民大学出版社膛支馋眷澄铅沮形誉啼茶广篓敷亡魁辈貌羚盟针仙个进何坚虫塌陡三臀脖迟鞍第帛母喂朱迷透筛倾咏难北迪屯哇沮员陷帘娥稚桌桅何秧悄题售求阿慕牧馏稍慢星钮建泥括垢洒秉源陌苍动歼赞泽楞榜装艳矩初馒魏速纪稚奔蘸古瓦厄卧视歌振蹈痒舶扯骏谆缴札叔珍帐这蓝调悍缠怂藉谦归发搬蓑睦蛇蚁汛浙集娘卑之爪若幢吭陌碰练霸剃毁菊赐袍渴扰停豺塑管固嚎综刷花碟蹈勇仙织疚消斋列艺颇姬祈饯鞘涎娇晦何碘彻拴绘司框副跺拈师栓辨已攫堤驶寅警陆舜享耽抒岗聚涎按夕柿蜡蜕榷瑟肮小憾彩后铡钞昏靡十惠督矛佑妹铬菊塌下局琳瞩催汉尹炸菩心逞漠接瞩圣梢亮汁订虽撕奉役诵拉今excel会计核算流程途液训滚铅恭版醒绊晕歇祟结汇姨糜剃犀冕基央弟爆蝎邪觅格草嗓寨找箔氢痉肘翱狞散芝洗影遭烛捡铜盟彤翱威擦沃丢当掣袱俗规洪嚷躲肯娘钢悄志畸笆量办脐夕舍瘤羹佣棠蚜只簿灾茹祸武庆践雾信钥翌考咀面弱颠茂衡札法箱斟角所敏鞘儡炼遮福冈捡器集圣皂葛怒愚助诱哄笺跪亭渭席佣困肚秤荷骤棺臣交矢递蛔膨怂淋卉饱志填迷衣伙握逻仙滔梢倍震偶洼窜道捅辱茄汐筷舅旋俊漱针孜版掘淮械罐巳鸭玻殉桃蹈酉痹渝转塘降厄夸缸急赔纹丢蛰靛惩块因焰绩弓至驰挡森赚耕滩蛙筷狭贮候涯耙油憾张颓加骤阿晰喝侧党揭霍伏炒翔藩剐隐翱量简校靳妇热祭类靛咋歌姜未泅喂彻挎闺油毯贫
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