公司印章、信件管理制度.doc

天津*有限公司印章、信件管理规定 为了加强天津*有限公司（以下简称“公司”）印章、信件的管理，保证印章、信件的正确使用，避免因使用不当给公司造成声誉损害和经济损失，结合公司实际情况，特制定本规定。一、 职责1、公司办公室是印章、信件管理的归口部门。2、各部门负责人负责部门公章的管理。3、办公室文书人员负责公司印章、信件的管理。二、范围1、本规定规定了印章、信件管理范围、印章使用范围、使用原则、用印手续、印章的管理、部门印章的使用管理和公司信件的使用管理。2、本规定适用于公司公章、法人代表名章、公司介绍信、证明信及部门公章的使用管理。三、印章、信件管理范围1、印章、信件管理范围包括：（1）公司公章；（2）法人代表名章；（3）部门公章；（4）公司介绍信；（5）证明信。四、公司印章使用范围 1、以公司名义上报、下发的公文、函件，应注明签发人。 2、有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等相关文件、资料、报表等。 3、公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。 4、各种证明材料。 5、其他情况需要加盖公章时。 五、印章使用原则 1、使用公司印章时，由承办人填写天津*有限公司用印审批单，经本部门负责人和办公室主任签字，公司经理批准后，由办公室文书人员加盖印章。 2、如遇经理外出又急需盖章时，需电话请示经理后在天津*有限公司用印审批单上注明。 3、凡使用公司法人代表名章，必须由经理审核签字后方可用印。 4、办理用印事宜一般应在工作时间之内。 5、公文按照相应程序得到经理批准同意后，由办公室加盖公司印章后主送、上报或下发。6、使用天津*有限公司用印审批单的工作包括： （1）有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等文件、资料、报表。 （2）公司与其它单位发生经济往来的文件、资料、报表。 （3）公司与其它单位制订、签订的协议、合同、章程等材料。（4）公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。 7、如果印章使用出现失误，造成影响的，根据情况追究相关人员责任。六、公司印章的管理 1、印章管理人员应要求承办人填写天津*有限公司用印审批单，对没有进行登记而用印的，出现问题由主印人员负责，办公室主任负连带责任。2、严禁将印章带出公司。如遇特殊情况需借出时，必须由借出人提出申请，填写天津*有限公司用印审批单，由办公室主任批准后，方可借出,并严格按时归还。 3、出现公司名称变更、法人代表变更、部门变动、印章磨损等情况需刻制新印章时，由办公室文档管理员负责，按照国家有关制度进行刻制。 4、新印章交付使用前需留存印模，并由使用人签字领取。 5、新印章交付使用前必须将旧印章交回办公室保存。 6、印章应妥善保管，注意防损、防盗，一旦出现损坏或失窃应立即向经理报告，必要时向公安局报警。七、部门印章的使用及管理 1、部门印章的使用 （1）根据使用情况，由部门负责人批准用印。 （2）以部门名义报送的文件、资料及报表等需加盖部门印章。 （3）根据公司的要求需加盖部门印章时。 （4）部门印章一般不得对外，只限本公司范围内使用。原则上部门印章对外没有法律效力，特殊情况部门印章需对外使用的，必须由经理批准后方可。 2、部门印章的管理 部门印章由部门负责人负责保管。 八、信件的使用管理 1、各部室或个人开据公司介绍信、各类证明信，由开信人填写天津*有限公司用印审批单，部门负责人签字后，由办公室审核开信。 2、开出的信件，因某些情况没有使用时，应及时退回，并注明情况。如信件丢失，应立即报告办公室，并由使用人写明丢失过程。3、严禁开据空白介绍信。 4、各部门及个人要严格执行用印制度，对不符合加盖手续的，文书人员有权不予办理。 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804