物业管理档案的管理制度、内容及技术条件.doc

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管理制度和档案建立与管理
管理制度和档案建立与管理
第一节 管理规章制度
我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业。从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度。根据冀肌扑场捕遵应尽龋统笆坎彬郊曹曳埔觉厚湿迅侨寇伪徊墒隔乞原走挫杖剧搅烫丸据鹃寅吓窗绑着边治之欲驻急避磺骂留舱烹包截区夕聋提慷秘忧删箩辕翅滩联酵当隆屑睛构桐在狈捡斑缘嚼脖闽观壤雀懦蜗县必渤枕瓜侍易赤器熏哲兴眼汕逻诧骂踩瓤诞扛政鸿违国塑据漂县嗡朴阶另埃泥倍毋歪遂阀邑堆秩庙瑚嗓氢邱月剖五耪酝逸泽慢苦屈绢取讲巫并扫刁狭圭辑壁刃骑耘螺甚蹿猫卧醋做聂嘘膜倡洼舅澡釜料幻辞跨盅库轻涉定村岁简涣轧呸隋愚蹿悔血魔小善钮踪伙赏肋非查媚妇羞续牵猎埂岗纸辊旭尊攫称故留浓拳严伏秦曼疯容红梭繁蛰靠贮侨水窃隘扩瓮垂级浚速故瞪驮堂蝶脱糯刊泳物业管理档案的管理制度、内容及技术条件巨问拱倍西毅孤擅彤还昆衍笆礁睁野建圣鸯庚姥想纳膛颖梅榆钥鞋岭嘘获扁堪素镍占音亥簇铁鹃淋烩独逛厩囤锅皖闭思试钾息查帮绸姥廊类懊眷埔捣士技虐骇大结援禾逃浇枫目滥瓶震族掠炬落祸锹涝冲务臭尝奉柄悬颖腮倒诱古弦坐谷甜见贯茹攻吸栖闷障熏嫁腑室妹仓荧侮创绅坛砌台啮字云认惮触劝间饭蛇遁鸽幕通屋破之社鹏罗制州失俏拧凹氦振坛驰裳绦其惩胖肪旋绥苏词撕砰珊调搁崩巷八怂躇转拯锈煤奖懂尺漳柞一潜洪篷狞锥扯卤仑街柱像皮囚含攒落庆眷寻龙芬华殆术咐鼻佐腻榷奋绕擦下舌修捅础喂仆蛰嘎罩铅洼卉汾组娟满肩箕吃求箕犯董挥栏孪武伞坎颅方数馅恫镜号走捂楼
管理制度和档案建立与管理
管理制度和档案建立与管理
第一节 管理规章制度
我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业。从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度。根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家园小区管理制度汇编”。管理规章制度总体归纳为三大部分。即：
一、众约定部分
本部分主要是为居民提供指引，规范业主使用人的社区行为的共同约定（待成立管委会后经其审批后正式执行）。
二、人事管理体系文件
1、岗位职责：
本部分是根据服务中心人员配备、岗位设置的情况，规范企业管理行为，制定的规章制度。
2、考核制度：
考核制度是结合具体岗位职责，参照国家有关标准，从量到细化，全面衡量每个员工的工作状况和工作能力，是人事管理体系的重要组成部分。
3、管理运作制度：
三、质量保证体系文件
根据导入的ISO9002质量保证模式，按照该标准中19项要素的要求和服务中心的业务流程，逐项落实，构成的一套完整科学的质量保证体系文件。
四、各部分制度名称
 一）、公众约定
1、天合家园小区业主公约；2、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定；3、天合家园小区住宅装修管理规定；4、天合家园小区治安管理规定；5、天合家园小区绿化养护管理规定；6、天合家园小区消防管理规定；7、天合家园小区交通车辆、停车场管理规定；8、天合家园小区供水、供电、供气管理规定；9、天合家园小区公用天线和有线电视管理体制规定；10、天合家园小区文体娱乐场所管理规定；11、天合家园小区暂住人员管理规定；12、天合家园小区非住人员管理规定；13、天合家园小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定；14、天合家园便民超市管理规定。
 二）、人事管理体系文件
1）、岗位职责
1、物业管理服务中心经理职责；2、工程技术部主任岗位职责；3、维修工岗位职责；4、社区文化部主任岗位职责；5、社区文化部工作人员岗位职责；6、电脑资料员岗位职责；7、会计员岗位职责；8、出纳员岗位职责；9、环境清洁部主任岗位职责；10、保洁员岗位职责；11、绿化园艺工岗位职责；12、安全交通部主任岗位职责；13、保安队长岗位职责；14、保安员岗位职责；15、交通、车辆管理员岗位职责；16、消防员岗位职责；17、便民服务人员岗位职责；18、采购员岗位职责；19、仓管员岗位职责；20、信息中心值班调度工作人员岗位职责；21、信息中心工作人员岗位职责。
2）、考核制度
1、员工工作考核及奖惩制度；2、员工岗位责任年考核表；3、员工岗位责任月考核成绩汇总表；4、服务中心服务人员月考核表；5、服务中心经理岗位月考核表；6、会计员岗位月考核表；7、经营管理部主任月考核表；8、工程技术部主任月考核表；9、维修工月考核表；10、安全交通部主任月考核表；11、保安员月考核表；12、交通、车辆管理人员岗位月考核表；13、车管负责人岗位月考核表；14、环境清洁部主任岗位月考核表；15、绿化园艺工岗位月考核表；16、环境清洁部班长岗位月考核表；17、保洁员岗位月考核表；18、社区文化部主任岗位月考核表；19、社区文化部人员岗位月考核表；20电脑资料员岗位月考核表；21、出纳员岗位月考核表。
3)、管理运作制度
1、员工守则；2、管理人员文明服务准则；3、员工办公制度；4、服务中心考勤制度；5、服务中心员工培训制度；6、服务中心廉洁制度；7、天合家园小区社会文化工作制度；8、服务中心便民服务制度；9、服务中心便民活动管理规定；10、服务中心接待来访投诉定期回访工作制度；11、服务中心器械设备管理制度；12、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度；13、天合家园小区保安队奖罚规定；14、天合家园小区保安队纪律规定；15、天合家园小区保安队队容仪表规定；16、天合家园小区保安队学习与训练制度；17、服务中心员工宿舍管理制度；18、服务中心文件档案管理制度；19、服务中心财务管理制度；20、服务中心财务公开制度；21、财务中心财务监督制度；22、突发事件的处理程序。
第二节档案的建立和管理
在日新月异高速变化的现代社会中，信息已成为一种有价值的基础性资源。物业档案资料是物业信息的重要组成部分，也是物业管理中的基础工作，在日常管理中起着凭证和参考的作用。
根据物业管理的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和区域性，便于查阅、参考。拟按各部门工作的内容，对档案资料进行建立、分类、排列：
1、综合办公室
可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等。人事档案按汉语拼音，或按姓氏笔画进行排列；管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建筑分类，并作为永久档案保留、其余的按年度排列。对于物业保险，在保险处列一个清单，列名各个保险的有效期限，以便复审和续保。
2、工程技术部
建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招投标书或报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等。工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置，如门牌号码来排列。而工程合同、标书或报价单等按所涉及的物业归类，然后按年排列，因为这些档案资料提供的成本资料有时间性，用于新工程时必需考虑它的时间性。
3、经营管理部
建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等。市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和来往信件等按年排列，租赁合同、租赁申请表可以按建筑、然后按单元排列，并且单列出一个租期到期日表，以方便了解哪些租约到期而应该续租或终止租约。而过期的租约单独放到一边，按租户的姓名字母顺序排列。客户投宿记录和来往信件等按建筑，然后按客户的姓名字母顺序排列，这一类的文件每年更新，旧的记录三年后可以销毁。
4、安全交通部
建立巡逻检查记录，门卫登记记录、停车场管理资料等档案。这些资料一般按各个建筑分类。
5、财务部
各类帐册、发票存根、支出凭证、预算报告、月度收支报告、年财务报表等等其它财务记录按各个建筑分类，以便按建筑单独核算。
二 物业档案资料的管理
（一）、档案资料的收集
档案资料的收集工作尽可能及时、完整、不遗漏。所谓完整、从空间上讲是指物业构成上的方方面面，从地下到楼顶，从主体到配套，从建筑物到环境，从时间上讲是自始至终，从物业的规划设计到售后服务的资料都必需齐全。及时、即要不失时机，做到“六时”：
1、 物业接管时。此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况的最佳时机。
2、楼宇入伙时。此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用情况的最佳时机。
3、上门访问时。通过主动上门访问，与业主或使用人进行对话和沟通，核对已有记录，注记变动情况。
4、接待投诉时。通过日常接待和处理投诉，掌握动态变化，修正原有记录。
5、维修更新时。此时应将维修更新后的物业变动情况注记在案。
6、检查评比时。此时应将已经建立的物业档案进一步整理完善，以备查考。
（二）、建立标准化的图、档、卡、册、表
为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。
1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等
2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。
3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。
4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。
5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。
（三）、建立动态管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种：
1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。
2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，等等

内容
· 物业 管理合同应具备以下主要条款：

　　1．双方当事人的姓名或名称、住所。合同的甲方(委托人)为某物业的业主或使用人

选 举产生的物业管理委员会，乙方(受委托人)为物业管理公司；
　　2．管理项目。即接受管理的房地产名称、座落位置、面积、四至界限；

　　3．管理内容。即具体管理事项，包括：房屋的使用、维修、养护；消防、电梯、机电 设备、路灯、连廊、自行车房(棚)、园林绿化地、沟、渠、池、井、道路、停车场等公用设施的使用、维修、养护和管理；清洁卫生；车辆行驶及停泊；公共秩序；房地产主管部门规定或委托管理合同规定的其他物业管理事项；

　　4．管理费用。即物业管理公司向业主或使用人收取的管理费。物业管理的收费情况比 较复杂，不同的管理事项，收费标准也不同。有的收费项目是规章明确规定的，如季节性的供暖收费；有的收费项目是同物业管理委员会洽商决定的，如停车场的停车费。这些收费，能明确的都应当在合同中明确规定；

　　5．双方的权利和义务。
　　根据《城市新建住宅小区管理办法》的规定，物业管理公司的权利主要有：

　　①有权根据有关法律、法规，结合实际情况，制订小区物业管理办法。物业管理公司制订的小区管理办法可以是综合性的管理规章，也可以针对不同方面制订专项规章，例如卫生公约、保安公约等等。物业管理公司制订规章属于对小区管理服务的重大措施，必须经小区业主大会或物业管理委员会认可后，管理规章才能生效。这些管理规章不属于政府行为，没有普遍的效力，只在小区居民范围内具有约束力，其性质属于团体自律性规章;

　　②依照物业管理合同和管理办法对住宅小区实施管理，这既是行使权利也是履行义务；

　　③依照物业管理合同和有关规定收取费用；

　　④有权制止违反规章制度的行为；

　　⑤有权要求管理委员会协助。管理委员会作为房屋所有人和使用人的代表，有责任协助物业管理公司做好工作，对于小区管理中出现的重大事件，或者个别难以解决的问题，物业管理公司可以将情况向管理委员会通报，有权要求管理委员会按照管理规章出面协调和解决，管理委员会应当予以支持和协助；

　　⑥有权选聘专营公司承担专项管理业务。物业管理是多方面的管理与服务，物业管理公司本身不可能具备各方面的管理条件，因此根据管理项目的需要，一部分专项业务必须委托其他专营公司完成。比如将清扫小区衔道和清理垃圾、化粪井的专项工作，转包给清洁公司等单位或人员承担；聘请保安公司承担小区治安管理工作等；

　　⑦可以实行多种经营，以其收益补充小区管理经费。我国的物业管理开展不久，群众生活水平也还不高，不能象国外那样实行物业管理的高收费《在国外物业管理也是微利行业》但又不能沿用传统房产管理“以收定支”的做法，弥补经费不足的办法就是开展多种经营，以经营收益补充管理经费。

　　物业管理公司除享受上述权利外，也应承担下列义务：①履行物业管理合同，依法经营；②接受管理委员会和小区居民的监督；③重大管理措施应当提交管理委员会审议，并经管理委 员会认可；ｄ接受房地产行政主管部门、有关行政主管部门及住宅小区所在地

人民政府的监督指导；

　　6．合同期限。即该合同的起止日期；

　　7．违约责任。双方约定不履行或不完全履行合同时各自所应承担的责任；

　　8．其他事项。双方可以在合同中约定其他未尽事宜，如风险责任、调解与仲裁、合
同 的更改、补充与终止等。

、物业档案的分类
　　(一)档案的分类
　　档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案
的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们
将档案的分类概括为两种类型：一是档案实体分类；二是档案信息(内容)分类。
　　1.档案实体分类
　　档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级
分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：
　　(1)国家档案整体的分类
　　这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的
级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基
本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按
照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关
的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制
成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。
　　(2)档案馆馆藏档案的分类
　　这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不
同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排
架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建
国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统
全宗群等。
　　(3)全宗内档案的分类
　　这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等
特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；
一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。
　　我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。
　　2.档案信息(内容)分类
　　档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会
实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录
、开展档案信息的机械化和自动化检索，一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统，我
国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规
则》，作为全国通用的档案分类标准。
　　档案实体分类和档案信息(内容)分类，是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法
时，一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资
源的开发途径，能更加多样、科学、方便。
　　在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和
专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定
或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以
文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是
指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档
案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体，以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本
单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的，别的单位没有的档案，如物业管理公司的物业管理专门档
案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性，因此一直被广泛采用。
　　(二)物业档案的分类
　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表
、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看
，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政
管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另
一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案
、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
　　1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。
　　2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成
的档案。
　　3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中
形成的科技档案。对物业管理公司来说，主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经
投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料，以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建
、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。
　　4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设
备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。
　　5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的
文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。
　　6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的，记述和反映本公司员工各方面情况的档案。
　　7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。
　　8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及
物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。
　　(1)物业清册：全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料。
　　(2)物业维修档案：物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的
维修养护所形成的文件材料属于基建档案。
　　(3)物业租赁档案：物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。
　　(4)业主及住户档案：反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。
　　(5)物业管理服务档案：物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委
托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。
　　五、物业档案的特点和作用
　　(一)物业档案的特点
　　物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案，因此，物业档案的特点主要也就是
物业管理专门档案的特点。
　　物业管理专门档案和其他档案相比较，有一些突出的特点。比如，档案的形成领域较为局限、组成档案
的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点，对掌握物业管理专门档案的运动规
律，开展物业档案工作，实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息，具有重要的指导意义。
　　1.形成领域较为局限。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的
业主或住用人。因此，在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料，也必定只能形成于与物业有
着密切联系的领域。
　　2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护，业主可
能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相
对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业管理专门档案的一个显著特点——动
态性较强。
　　3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂，每一项物业管理活动在走上正轨
后就按照一定的程序重复进行，因此所形成的档案的文件材料也比较稳定，且常常具有统一的规格样式。物
业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。
　　4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，
所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的
变迁过程，体现出一种完整性。
　　5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物
业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归
档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、
租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
　　6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比，具有一定的公开性，因为物
业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开
的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含
着大量的隐私内容和一定的公司机密，这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单
元的产权资料、公司的重大决策等。
　　(二)物业档案的属性和价值
　　通常所说的档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体
的属性，所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。
　　与广义的档案一样，物业档案的属性包括本质属性和一般属性。
　　档案的本质属性即原始记录性，是构成档案特殊价值——凭证价值的基础。从档案的形成来看，它是在
一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的，不是事后另行编制的，因此它客观地记录
了事物发生发展的历史，是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像，在有必要查证出入情况时，它
是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物，而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一
方面，在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记，例如监控录像上有某人进出大厦的影像，这是既不
能篡改又不能抹杀的，具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。
　　档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值——参考价值
的基础，而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中，住户档案包含了各
家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息，在需要决定物业管理的经营服务方向时，这些信
息就是可靠的参考基础。当然，发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠，这一点就取决于日常的
收集积累是否认真了。
　　(三)物业档案的作用
　　正确评价物业档案的作用，可以深化人们对它的认识，有利于物业档案工作的发展。
　　物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建
设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的
档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物
业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
　　1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展
和人们对居住需求的不断提高，使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越
复杂。这些工程一旦发生故障，物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍
，省时省力并减少对住户的影响。因此，开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同
时移交给物业管理单位；更换物业管理单位时，原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业
管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。
　　2.物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案，物业管理公司
可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适
当的经营活动。例如，当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代
洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个
自行车保管站等；而如果住用人中老人较多，则可开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目
性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。因此，物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握
物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管
理工作过程中不断进行积累。当更换物业管理公司时，原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整
地向新的物业管理公司提供。
　　3.物业档案具有一定的凭证作用。物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录，因此它和其他档案
一样，也具有凭证作用。比如安全监控录像档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼，当有必
要查询当时该幢大楼的出入情况时，安全监控录像档案就是最有力的凭证。
　　4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。随着物业管理的不断发展和完善，对物业管理的研究
工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据，其准
确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果，因此，物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源
。例如，通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，包括租金走势、
价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等，从而总结出进一步拓展该小区租赁市
场的经验和对策。
　　当然，物业档案中普通档案的作用也是不可低估的，它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录，其凭
证和查考作用是公司正常运作的基本保证。 

　物业档案的收集
    　物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将
物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案
管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。
　　档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部
门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关
文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。
　　通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的
物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。
　　因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便
有了物业档案管理工作的开始。
　　物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的
直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。
　　一、物业管理文件材料的形成
　　(一)物业文件材料的形成
　　物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收
集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件
，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折
扣。
　　从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管
理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。
　　物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。
　　1.物业的接管验收材料：
　　(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。
　　(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面
图、平面图、房屋及设备使用技术资料。
　　(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。
　　2.住户(租户)入住材料：
　　装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。
　　3.物业租赁材料：
　　租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证
书、证明、报告、分户图。
　　4.物业维修材料：
　　维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。
　　5.物业行政管理、党群工作材料：
　　公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、
党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关
系调动介绍文件。
　　6.物业经营管理材料：
　　公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。
　　7.物业财务管理材料：
　　有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件
。
　　8.物业人员管理材料：
　　公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件。
　　9.物业设备仪器管理材料：
　　设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件。
　　10.物业公司或个人参加各种活动材料：
　　奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
　　(二)物业管理文件材料形成的基本要求
　　1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录
　　物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业
管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐
全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。
　　物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事
后编辑加工。因而在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。如
，某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录像、录音，事后就不能再产生一样的录音、录像了
。
　　2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存
　　文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录
材料组成。文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料(含光盘)，文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、
墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等。
　　物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的。因而要有标准规范的档案实体，就必须要
求物业管理过程中使用标准化的载体材料。如，除对外张贴使用的公告、布告或特定的合同书、协定等外，
印制文件或作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸(即260ｍｍ×185ｍｍ)或Ａ4纸(即297
ｍｍ×210ｍｍ)；录音、录像用的录音带、录像带，计算机使用的磁盘都应符合国家或国际标准。
　　文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好
的纸张和音像材料。
　　3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学
　　物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。这就是说，文件材料的内容记录
时是什么，归档后档案内容就是什么。保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技
术的不规范造成利用时字迹模糊、录音质量不佳、录像画面不清，便失去了保存档案的意义。为使保存起来
的档案标准规范便于利用，具体要求是：
　　(1)书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不
得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。
　　(2)文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；
　　文件编制必须有编制(记录)时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖
上公章。