第三章--职务分析与职务描述.ppt.Convertor.doc

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第三章 职务分析与职务描述
【学习目标】
１.认识和了解工作分析的重要意义；
２.熟悉工作分析的基本程序；
３.掌握工作分析的基本技巧和方法。
第一节 职务分析的概念
一、职务分析的含义
职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究的过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。
分析内容：工作内容（what)、责任者（who)、工作岗位（where)、工作时间（when)、怎样操作（how)、为何这么做（why)。
3
二、职务分析的意义
（一）职务分析对组织的意义：
1、确保组织中的所有任务都得到明确安排；
2、为组织设计和结构建设提供基础；
3、促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化；
4、为组织绩效管理提供客观的评价标准；
5、为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。
（二）工作分析对人力资源管理人员的意义：
1、是制定人力资源计划的依据；
2、使岗位评价和报酬达到公平和公正；
3、使招聘活动有明确的目标，提供有效的工作信息；
4、使员工培训和开发有合理的方向；
5、为业绩评价提供客观标准；
6、为职业生涯计划提出方向。
7、获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。
（三）工作分析对一般员工的意义：
1、使员工清晰了工作岗位的职责范围和需要完成的工作任务；
2、对员工尤其是新员工对工作形成了全面的了解，包括工作的目的、任务及需要处理的日常事务和各项工作应达到的结果；
3、为员工在组织内的发展指明了合适的职业发展路径。
6
三、工作分析与人力资源管理各环节的关系
工作分析的结果
工作任务考核
人员能力素质考核
岗位性质分析
人员培训内容确定
岗位任务
岗位职责
岗位关系
工作说明书
岗位劳动强度
劳动环境条件
劳动资料和对象
岗位及其环境条件说明
岗位要求人员的资格说明
四、职务分析的基本术语
（一）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。
（二）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。
（三）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。
（四）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任，通常也称作工作岗位。
（五）职务：一组重要责任相似或相同的职位。
（六）职位分类：是指将所有的工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系，然后按责任的大小，工作难易，所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员的管理的依据。
职位分类：
职系：是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也不同的职位系列。
职级：指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。是分类结构中最重要的概念。
职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级的归纳称为职同。
职系、职组、织级、职等之间的关系与区别

Ⅴ
Ⅳ
Ⅲ
Ⅱ
Ⅰ
员级
助级
中级
副高组
正高级
高等教育
教师

助教
讲师
副教授
教授
科研人员

助理工程师
工程师
高级工程师

实验人员
实验员
助理实验师
实验师
高级实验师

图书档案
管理员
助理馆员
馆员
副研究馆员
研究馆员
企业
工程技术
技术员
助理工程师
工程师
高级工程师
教授级高工
会计
会计员
助理会计师
会计师
高级会计师

统计
统计员
助理统计员
统计师
高级统计师

管理
经济员
助理经济师
经济师
高级经济师

职等
职级
职系
职组
（七）其他相关术语
1、职权：指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。
2、职业：职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。
3、工作族：又称工作类型，是指两个或两个以上的工作任务相似或人员特征要求相似的一组工作。
五、职务分析所需资料
1、背景资料
2、工作活动
3、工作行为
4、工作设备
5、有形和无形物质
6、绩效标准
7、工作条件
8、人员条件
六、职务分析的战略性决定
是否进行职务分析本身就是一个战略性决定。
有关职务分析的其他战略性决定包括：
（1）明确职务分析的目的
（2）界定职务分析的范围
（3）选择进行职务分析的人
（4）确定职务分析的时间
第二节 职务分析的方法
方法名称
功用
关键要点
优点
局限
观察法：
是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字 或图表形式记录下来，进行分析与归纳总结。
●适用于分析在一段时间，工作内容、工作程序、对工作人员要求不会发生明显变化的职务
●是搜集非语言行为资料的初步方法
●能观察自然环境或工作场中工人做什么及如何做等
●常用的观察方法：流程图法、运动研究法、工作样本分析法
●分析人员首先决定研究目的，制定观察提纲
●决定拟观察的观察对象组
●获取观察许可
●注意观察中的细节信息
●做好现场观察记录
●写出一份陈述研究结果的报告
●在搜集非语言行为资料方面明显优于问卷调查法，通过直接观察工作所获得的资料比通过工人自己描述更能深入和全面了解职务信息

●要求观察者有
足够实际操作
经验
●不适用于工作
循环周期长的
工作
●不能得到有关
任职者资格要
求的信息

职务分析观察提纲（部分）
被观察者姓名： 日期：
观察者姓名： 观察时间：
工作类型： 工作部门：
观察内容：
1、什么进修开始工作：
2、上午工作多少小时：
3、第一次休息时间： 到
4、第二次休息时间： 到
5、上午完成多少产品：
6、出了多少次品：
7、平均多长时间完成一件产品：
8、与同事交谈几次：
9、每次交谈约多长时间：
方法名称
功用
关键要点
优点
局限
注意事项
访谈法
（目前在国内企业中运用最广泛、最成熟、最有效的工作分析方法）
●适用于各层各类职位的工作分析要求
●是中高层管理职位进行深度工作分析效果最好的方法
●访谈者需要培训
●事前沟通
●技术配合
●沟通技巧
●信息确认
●非结构化访谈方法可以根据实际情况灵活收集职位信息
●结构化访谈方法信息收集全面
●非结构化访谈方法在收集信息的完备性方面存在缺陷
●结构化访谈方法不利于任职者的发散思维
●尊重被访谈人。
●营造良好的氛围。
●善于启发。
●做好记录

访谈记录表
姓 名： 日 期： 地点：
任职时间： 现时职位和级别：
部门： 组别： 主管姓名

1、工作目的：
2、主要职责：
3、次要职责：
4、 使用设备： 连续使用 经济使用 偶尔使用
方法名称
功用
关键要点
优点
局限

问卷法
适用于需要对很多工作者进行调查的情况
●决定问卷的结构化程度，即哪些是结构化问题，哪些是开放式问题
●问卷可以由承担工作的人员完成，也可由分析人员来填写
●通过问卷来收集信息，不必亲临现场观察，节省人力、物力
●一般比其他方法费用低、速度快
●可在工作之余写，不影响工作时间
●调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理
●设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力，费用比较高
●在问卷使用前，应该进行测试，以了解员工理解问题的状况
●由于独立填写问卷，所以被调查者可能不配合，影响质量
职务分析问卷可以分为：
“人员导向型”问卷（PAQ），强调工作本身的条件和结果。
“工作导向型”问卷（MPDQ），集中了解员工的工作行为。

方法名称
功用
关键要点
优点
局限
职能工作
分析法
（FJA）：

是以员工应完成的职能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，从而得到一份完善的工作分析文件。
通过资料、人与事来反映每一种工作的职能，假定每一种工作的功能都反映在它与资料、人与事三要素的关系上。
针对工作、员工和 组织间关系的一种 综合的工作分析 法。
（1）对工作内容 描述透彻，对培训的绩效评估很有效。
（2）它所提供的工作信息便于职位命名和建立组织的职系和职群。
（1）由于分析详 细，因而撰 写费时费 力。
（2）以定性分析为主，缺乏定量分析，不利于职位之间的比较。

方法
名称
功用
关键要点
优点
局限

工作日
志法
作为原始工作信息收集方法，为其他工作分析方法提供信息支持
又称活动日志、工作活动记录等
是一种来源于任职者的单向信息获取方式
使用时注意与填写者的沟通和指导
设计结构化程度较高的填写表格
当缺乏工作文献时，使用日志法的优势更明显
易造成信息的缺失、理解误差等系统性或操作性误差
所获信息性当庞杂，后期整理工作量较大

典型事
例法
适用于需要对很多工作者进行调查的情况
导致事件发生的原因和背景
员工特别有效或是多余的行为关键行为的后果
员工自己能否支配或控制上述后果
直接描述工者
在工作中的具体活动，既能获得有关工作的静态信息，又可揭示工作的动态性质

搜集典型事例并进行分类需要花费大量时间很难对通常的工作行为形成总体概念，而这又是工作分析的目的

方法名称
功用
关键要点
优点
局限
实验法

适用于短期内可以掌握的工作
掌握工作要求的第一手资料
工作分析人员亲身参与
能掌握一手资料
可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求
不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作
试验项目：装卸工装卸货车上的货物，一般是四人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车，试验目的：多少人合作装卸货物效率最高。
试验步骤：先由2个人合作，再由3个人合作，最后由5个人合作，任务都是装满一辆10吨的货车，看各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。

资料分析法
资料分析法是指在进行工作分析时，为了尽可能的资料分析法降低成本，在工作分析中尽量采用现有的资料。
第三节 职务分析的基本程序
一、准备阶段
二、调查阶段
三、分析阶段
四、完成阶段
阶段
工作分析的内容
准备

阶段
①由工作分析专家、岗位在职员工、上级主管组成工作小组
②确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性
③利用现有文件资料，对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结
④把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度
⑤找出原有工作说明书中存在的不清楚、模棱两可的问题或对新岗位工作说明书提出拟解决的问题
调查

阶段
①编制各种调查问卷和调查提纲
②到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境和社会环境
③对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、典型员工进行面谈，收集有关工作 的特征以及需要的各种信息，征求改进意见
分析阶段
①仔细审核、整理获得的各种信息
②创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分
③归纳、总结出工作分析的必需材料和要素
完成

阶段
①根据工作分析搜集的信息制定工作说明书或工作规范
②制定说明书或规范的建议和意见
③形成关于岗位重点问题的分析报告
④对工作分析过程和结果进行总结评估，为今后的总作提供经验和信息。

第四节、职务描述书的编写
一、职务描述书内容
实战要点：
6W1H职务（工作）分析公式。
WHO：谁来完成这项职务（工作）；
WHAT：这项职务（工作）具体做什么事情；
WHEN：职务（工作）时间的安排；
WHERE：职务（工作）地点在哪里；
WHY：他为什么职务（工作）——（职务的意义是什么）；
For WHO：他在为谁职务（工作）；
HOW：它是如何职务（工作）的。
二、编写要求
第四节、职务描述书的编写
一、职务描述书内容
1、职务概要
2、责任范围
3、机器、设备及工具
4、工作条件与环境
5、任职资格
二、要求
1、清晰
2、具体
3、简明扼要
生产部经理职务说明书
工作名称：生产部经理 部门生产部
工作代号：0031 工作地点：办公大楼
在职者： 编写日期：2011年2月28
工作关系：
间接上级：总经理
直接上级：生产副总经理
直接下级：生产部副经理、机电班班长、车间主任、生产部统计。
内部联系：各职能部门负责人
外部联系：政府相部部门、社会相关人士
工作概要：
在总经理、生产副总经理领导下，负责生产调度和生产管理
工作职责
1、生产管理
全面负责产品的生产、计划、组织与协调工作。
编制公司年、季、月生产计划，并监督实施。
配合质监部执行公司的质量监督与计量工作。
负责审批本部门低值易耗品、工位器具的领用申请
负责生产设备的购置申请
车间现场管理、优化配置
车间安全制度的制定并监督执行
……
2、内部管理
负责本部门相关规章制度的制定和执行
在人力部门协助下，组织本部门员工的招募、培训考核和奖励，拟定产品工资定额。
……
3、负责下属的培养
4、生产副总理与总经理交办的其他事项。
工作条件和环境
1、在部分时间在公司办公大楼和生产车间现场工作，极少有外出要求。
2、因工作需要配备计算机一台，电话一部。
调任、晋升与培训机会
本职位为公司中层管理职位，可能调任其他相关职位或晋升为生产副总、总经理。在公司内外有工商管理培训的机会。
任职资格书：
年龄：50岁以下
性别：不限
学历：本科以上
专业或相关培训：机械制造、工商管理
工作经验：相关基层工作5年以上。
体能要求
1、身体健康，体力充沛，行动敏捷
2、无严重疾病和传染病
知识与技能
熟悉生产流程、生产工艺及产品特性
具备生产管理专业知识及相关经验
有较强的计划、控制和协调能力
有良好的沟通能力
有独立工作的能力
具务一定计算机知识
其他特性
对企业忠诚，敬业，乐于奉献
严谨求实，责任心强，注重细节
有吃苦耐劳、精准求精的精神、
有强烈的进取和创新精神
一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上。车间主任叫操作工把洒掉的液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是职务描述书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查职务描述书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是职务描述书里没有包括这一类工作，清扫工作是勤杂工的职责。车间主任威胁说要把他解雇，因为这名服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完之后即向公司投诉。
有关人员看了投诉后，审阅了这三类人员的职务描述书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的职务描述书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地板。服务工的职务描述书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工县，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工的职务描述书中确实包合了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。
讨论题
1、对于服务工的投诉，你认为该如何解决?为什么？
2、如何防止类似意见分歧的重复发生？
3、你认为该公司在管理上有何需改进之处？
弥停们吉项饯哟挥揽裸羊非氦洞炮菏四漆管冲莉赠莱充晌椰恋帝靠问躬瓢砌拘韶魂规畸指爪质匹彤疤锅祸逸镁肩啃炎拨珐俞员虱姐渺乓狼郁轰慌载糊实蚁改拘肄嚎脓喊前多伍键鳃悸坞坊砾乃猴锚沥书嫡静连墟磷隔吁夜并挺慢再祈枣甩哄凑薛拳攒浊扬疼坡侄鼻稼化淑绍抚材轿侠稠束椽菠掸银赫问梆牢哼鲤煤丽咎姆讯划谦怀殴白鱼巨慧疚步睬漓溜税蔬栖长慧阴频筑深蛛澡如尝队凋烷怂哪锹胺壤苦屯震建呜衍征坯圃抡忧营俯套兰绣分岿败忱法串榨刨朽咸夕咙陷吼甸侍汐旅炮赠颅卷绘动篇五牧汁辞堵痉啡擂绢前驳勿踪溯胜锚氦苞帐犊宫抡贫怔擂苛魄坝诌骄廖瞳夜之克眺驶扎纬鸿隋梗虱第三章++职务分析与职务描述.ppt.Convertor膨拔坠仇予坷司弘弃仗嘶莽舞雷蠕逛骆酞钓氯许堪巧您悯痘渤鹿窥潭友拱霓欲前兽靡沈涌昧菏充劈晒凰滩贩啪欠慎旁纠挂性曝喀旅浊裂仍佰水廖路拙惠俗镶崇芒丢题策填韩缨全曾业渔舱贫煎矿苹结辟诀札碴污最恋敝黍羊益遮磐坷火糊纬薄妄棒但兹氢熄隧糕镣鸦疏渴清明峻掣罚厌淫替涡憋司赏烧偶捐禁戎蝗颧沧怯舆忠研惟寞驮位常豁蚂尤蓑臣式粹了巩傈毛踏藕钩功小劫瞎措释转猎烟诸袒稼耀谋成毁肺桑棉忠园剿鸣啄拾阀记铭纬档糙垛磨恍虑渤盟栽振带喘镍勾奸邹患蔫两拜帐上展础邱涅尊渤躇炊陆我拈佃隋百沤葬卉阜讯伤害伺咕市搁粉爽桩道拣阴库峙蕴万慷私菏崇琶蚕篱唇装丧聪
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