商业银行费用管理办法模版.doc

商业银行制度与流程体系文件
费用管理办法

编制部门： 财务管理部
版 次 号： A/0
生效日期：20 年 月 日

目 录
修改记录 3
第一章 总则 4
第二章 组织职责 4
第三章 基本规定 5
第四章 个人费用 6
第五章 公用费用 7
第六章 借款和备付金 11
第七章 罚则 12
第八章 附则 12

修改记录
版次号
生效日期
修改原因
编撰人
A/0

体系文件A版 首次发布

第一章 总则
第一条 为加强*市商业银行（以下简称“本行”）的费用管理，强化成本效益意识，严控不合理的费用开支，提高经营效益，规范财务会计核算行为，严肃财经纪律，根据《金融企业财务规则》、《*市商业银行财务管理基本制度》及《*市商业银行财务管理办法》等政策法规和内部规章制度，结合本行实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于总行及各分支机构。
第三条 本办法所称的费用是指本行各部门及分支机构发生的与业务经营有关的各项费用，具体包括：营业费用、其他营业支出、营业外支出等项目。本行财务费用实行统一管理，分级核算。
第四条 财务费用管理原则：
（一） 总量控制：本行单项费用总额必须控制在财务预算范围之内；
（二） 统一管理，总行财务管理部对全行费用进行全面统筹，各部门及分支机构发生的费用支出必须按季度向财务管理部报告；
（三） 逐级签批：本行费用实行行长负责制，费用票据必须经相关人员逐级签批后方可进行账务处理。
第五条 本行日常费用开支实行备付金制度。总行及各分支机构备付金限额根据业务发展需要，结合实际情况，由行长办公会研究决定。

第二章 组织职责
第六条 本行设立财务审查委员会，财务审查委员会负责对本行重大财务开支事项的必要性、合理性、合规性进行审查，负责对单笔金额超过规定的支出进行审议，为业务发展合理配置财务资源，有效节约财务开支。
第七条 财务审查委员会基本职责应严格按照《*市商业银行财务审查委员会工作制度》的规定执行，对达到审议金额起点的财务事项必须向财务审查委员会提出申请。
第八条 各级财务管理部门是财务费用支出的管理部门，依据费用管理权限审核本行费用。 审查中发现原始凭证书写不规范、要素不完整、手续不完备、计算不准确、票据不合规等，有权拒绝受理。并对发现的问题及时指正，对重大违规行为及时汇报总行财务管理部及分管财务的行领导。
第九条 财务管理部门对本行费用开支进行核算，财务管理部门负责人、财务岗、出纳岗负责本行费用的审核、管理、报销、登记和核算。
第十条 本行对费用要按照公开、透明的原则，依法合规进行管理和使用。

第三章 基本规定
第十一条 本行费用开支必须严格遵守国家法律法规和财经纪律，做到“五严禁”：
（一） 严禁以收抵支，私设小金库；
（二） 严禁在非费用科目列支费用‘
（三） 严禁收支不及时入账，造成虚假利润；
（四） 严禁乱调会计科目，编制虚假会计报表；
（五） 严禁列支用途不合法的费用。
第十二条 本行费用遵循权责发生制的原则，对应在当年列支的费用，要按照有关规定及时准确摊入当期成本，不得随意多列或少列，多提或少提，更不得随意将本年费用开支挂账不列。
第十三条 本行费用实行预算管理，本行于每年年初根据各分支机构人员状况、业务规模、收支情况下达费用计划总额。同时，对营业费用中个别项目下达控制额度，按季监测、通报。
第十四条 费用报销实行总行行长或分支行行长“一支笔”审批（董事会、监事会费用由董事长、监事长审批除外）。各部门负责人是本部门费用支出的第一责任人，并对其真实性，合法性负责。
第十五条 总行各部门及各分支机构发生的费用实行逐级审签，即经办部门经办人、部门负责人在原始发票或报销单据上签字后，部门分管领导初审，财务管理部门审核并加盖“费用审核专用章”后，再由行长审批同意方可报销。
第十六条 本行费用报销必须是一事一报，不得定期、累计或年底一并报账，不得拆分票据以回避分级审批。
第十七条 原始费用报销凭证必须是要素齐全、税务部门认可的发票和单据。总务出纳在支付费用时，对每笔费用报销发票和单据认真审查其合理、合规、合法性以及是否有相关人员的签字，凡发现不合理、不合规、不合法或缺少相关人员签字的，可拒绝支付。
第十八条 各项大额费用支出原则上要通过转账支付。

第四章 个人费用
第十九条 个人费用包括职工工资和与员工福利待遇有关的各项费用。此类费用全部在“业务及管理费用”科目核算。
（一） 职工工资，指本行按规定发给职工的工资、奖金、津贴和按国家规定发放的其他工资性支出。
（二） 职工福利费，主要用于职工医药费及职工集体福利方面的开支，按照职工工资总额的14%控制使用。福利费作为人力费用进行管理，发生福利费时，由主办部门向行长办公会提出申请，经行长办公会研究同意。
（三） 工会经费，按本行职工工资总额的2%计提。本行工会经费独立管理，用于工会各项活动开支。发生工会经费支出时，按本行工会委员会规定执行。
（四） 职工教育经费，控制在职工工资总额的2.5%内据实列支，用于职工教育方面的开支。本行教育经费的支出（包括零星支出和本行专业部门组织的大型培训），报人力资源部审核，人力资源部对承办部门培训事项、时间、地点、出席人员、内容、目的以及相关费用进行审核确认后，按费用报销程序签批。
（五） 劳动保护费，指按规定购买的职工劳动保护用品及因工作需要为职工制作的工作服装等，由办公室负责。批量工作服制作必须报请财务审查委员会审议批准，由集中采购部门组织集中采购。
（六） 住房补助费，是指本行为职工解决住房问题而给予的补贴资助。根据本行薪酬管理制度规定执行。

第五章 公用费用
第二十条 本行公用费用是指在业务经营过程中办理各种业务最基本的费用支出。此类费用全部在“业务及管理费用”科目核算。总行产生的相关费用按以下规定进行管理：
（一） 由办公室统一管理的费用包括：
1. 水电费。仅限于办公正常营运费用支出，按规定取得相关部门开具的正规发票后，按报销流程逐级审签方可报销。
2. 低值易耗品费用。本行办公家具、电器、专用器具等由使用部门提出书面申请，报办公室审核，经行长审批同意后，由办公室负责实行集中采购。办公室依据相关发票、购货清单及使用部门领用人员签字确认的领用单据，按报销流程逐级审签方可报销。
3. 修理费。指固定资产和低值易耗品的修理费用支出。办公室根据取得的相关发票及修理项目清单，按报销流程逐级审签方可报销。
4. 车辆运转费。办公室应按车设车辆相关费用支出明细账，包括：燃油费、车辆修理费、过路费、停车费、保险等内容。原始票据由司机和办公室负责人签字确认。
5. 公杂费。本行报刊、报纸及相关书籍由办公室统一制定订购计划，经行长审批同意后实施；办公用品、文化用品、服务用品等由各部门填写需求申请单提交办公室，由办公室集中采购。办公室要为各部门分别设立办公用品领用明细台账，规范领用手续，确保账实相符。
6. 租赁费。指因开办业务需要以经营租赁方式租入营业办公用房、电子设备以及其他固定资产所支付的租金。租赁费支出必须依据与承租单位或个人按规定程序签订的租赁合同及合法的报销凭证列支。各分支机构租赁营业办公用房必须事先报总行审批，经总行审批同意后签订相关租赁合同，各分支机构按合同规定支付租赁费用，以取得的相关发票、合同原件等一起作为记账传票的附件。
7. 广告费。广告费支出由办公室负责人报请主管行长请示行长办公会同意后，由办公室统一承办。广告费用报销必须有发票及合同作为报销依据。
8. 业务宣传费。由办公室负责人报请主管行长请示行长办公会同意后，由办公室统一办理，报销时持发票、购货清单、活动方案等逐级审签方可报销。对于采购的业务宣传品，办公室要建立业务宣传品台账，逐笔登记宣传品采购和领用发放情况。
9. 绿化费，是指本行为改善环境而发生的花草树木等费用支出。由办公室依据签定的合同据实支付款项。
10. 物业费。是指本行依据物业管理服务合同向物业公司支付的物业管理费支出。由办公室按照签订的合同据实支付。
（二） 由运营管理部统一管理的费用包括：
印刷费。本行印刷费实行统一管理，由需要印制凭证、报表、图表、合同及重要空白凭证等的相关部门及各分支机构提出申请，由总行运营管理部集中办理，取得相关部门开具的正规发票及相关附件后按报销流程逐级审签方可报销。
（三） 由信息科技部统一管理的费用包括：
电子设备运转费。电子设备运转费管理是指维持各类电子设备正常运转而支出的专用耗材、备品备件购置费、网络租用费、线路费、数据费等，由信息科技部负责审核。购置的耗材、备品、备件等必须有发票、领用单或使用部门确认单等附件作为报账的依据，相关网络费用以签订的合同为准。信息科技部要设立领用台账，规范领用手续，确保账实相符。
（四） 由财务管理部统一管理的费用包括：
1. 税金。指应在成本中列支的房产税、车船使用税、土地使用税、印花税等税金。列支时必须以税务部门开出的税收凭证为依据。
2. 折旧及摊销费用。本行折旧及摊销费用严格按照《*市商业银行财务管理办法》相关规定执行。
3. 营业外支出。指与本行业务经营无直接关系的各项支出。包括非常损失、固定资产盘亏及清理损失、出纳短款、结算赔款、其他营业外支出。滞纳金、罚款、违约金、特殊事故损失、案件损失等支出，按规定权限批准后可在营业外支出科目列支。涉及职工伤亡、遗属补助等按本行人力资源部和当地政府的有关规定执行。
（五） 由风险管理部统一管理的费用包括：
诉讼费。是指因经济或其他民事纠纷，经法院判决由本行承担的诉讼费（剔除内部职工责任事故由职工个人承担部分）。列支时以法院出具的相关法律文书和凭证为依据。前期由本行垫付，经法院判决应由对方支付的诉讼费，案件执行后，对方确实无法支付的，报本行审批后方可列支。
（六） 由安全保卫部统一管理的费用包括：
1. 安全防卫费。包括安防设施购置费、安防设施维护费、支付临时经警工资、守库费、安防服务费、其他安全防卫费。
2. 钞币运送费。包括运钞车运输费、油料费、包装费、搬运费以及押运人员的差旅费。
（七） 其他费用由相应事权部门负责管理：
1. 邮电费。用于办理各项业务支付的邮费、清算传递费、电话费等费用。本行报表、信件、凭证的邮发费用报销依据必须由发票和邮寄单据存根联组成。固定电话费用，由办公室负责统一管理。
2. 差旅费及会议费。指职工因公出差乘坐车（船、飞机）、住宿等所支付的费用。差旅费管理按照《*市商业银行差旅费会议费管理办法》执行。
3. 业务招待费。指为业务经营的合理需要而支付的业务交际费用。本行业务招待费支出应遵循以下原则：
(1) 业务招待费原则上实行谁开支谁报销。
(2) 所有招待费用开支在1000元以上的原则上必须两人以上（含两人）经手。
(3) 预计支出1000元以上的业务招待费支出必须事先请求行长同意。
(4) 交际应酬客人发生的礼品费报销，500元以上必须出具购货单位（商场、酒店等）明细清单。
(5) 各分支机构招待费支出严格控制在总行年初下达的预算指标范围内，并结合实际经营情况进行考核，对于有突出业绩确需增加招待费指标的，由分支机构提出申请，由总行财务审查委员会审议，报行长审批后方可执行，对于没有完成目标任务的分支机构，总行将酌情缩减招待费。
4. 其他费用。各种证照年检费、排污费、保洁费、劳务派遣人员费用及不属于直接经营服务的其他费用等。相关费用支出按报销流程逐级审签方可报销。
第二十一条 各分支机构费用管理参考以上方式，并根据总行授权结合实际情况执行。

第六章 借款和备付金
第二十二条 所有的借支款都应填写总行统一印制的借款凭据，借款人及部门负责人签字，经行长审批同意后，在费用专户中借支。
第二十三条 在单位借款的经办人员在业务处理完毕后，必须及时按规定程序报销费用，还清借款，最长不超过1个月。
第二十四条 借支差旅费的出差人员返回单位上班后，原则上应在七个工作日内按规定报销差旅费，还清借款。如遇特殊情况报销期限最长不超过1个月。
第二十五条 职工所有借款必须在每年12月31日前全额还清。
第二十六条 出纳必须做到日清月结，不得白条抵库，公款私存、私自挪用。会计必须每月末与出纳对账，并检查库存现金，保证账账相符、账实相符。
第二十七条 备付金必须在每年12月31日全额归还。

第七章 罚则
第二十八条 出纳在报销费用时，应负责督促借款人还清借款，对无正当理由借款超过1个月未归还的，期满次日起按借款金额每日收取5‰的罚金。特殊情况（如不能及时取得发票等）可延长还款时间，但须由经办人写出书面说明，相关部门的负责人或分管领导签字确认后免收罚金。
第二十九条 总行及各分支机构应严格执行财经纪律，如因违反规定对单位造成经济损失或不良后果的，应由违规单位或个人负责赔偿经济损失，并视情节轻重对违规单位给予通报，对直接责任人给予处分，必要时追究法律责任。

第八章 附则
第三十条 本办法由*市商业银行负责制订、解释和修改。
第三十一条 本办法自发布之日起施行。