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外国语学院印章管理规定
**外院发[2011]17号
（**六月一日）
为了加强对学院印章的管理，明确印章使用范围和权限，保证印章的正确使用，特制定本规定。
一、印章的种类
1.学院印章有“**大学外国语学院”行政印章和“中共**大学外国语学院总支委员会”党总支印章。
2.学院直属机构印章有“**大学外国语学院办公室”印章、“**大学外国语学院学生事务办公室”印章和“中国共产主义青年团**大学外国语学院总支委员会”印章。
二、印章的刻制、启用与废止
1.学院印章由学校办公室统一制发。
2.印章出现残缺损坏时，须向学校办公室提出申请，由学校办公室制做换发新印章。
3.印章废止须经学校办公室发文通知，并做好清退、交接登记手续。
三、印章的管理
1.学院指定专人负责保管印章。学院行政印章和办公室印章由学院办公室负责人保管；党总支印章由党总支负责人保管；学生事务办公室印章由学工办负责人保管；团总支印章由团总支负责人保管。
2.未经院长或主管领导批准，印章不得随意交由他人管理和使用。保管人员因事离岗如需临时交接印章，应由院长或主管领导批准并指定专人代管印章。
3.印章管理人员应妥善保管印章，不得随意放置。学院印章均应置于牢固的铁柜之内，随用随取，印章不用时不能置放在办公桌面上。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。在印章管理和使用过程中出现问题，印章管理人员应及时向院长或主管领导汇报。如发现印章丢失，应保护现场，报告院领导，及时处置。
4.印章保管人员要坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签批人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。
5.凡因印章保管或使用不当而出现严重事故者，将追究保管人和相关负责人的责任。
四、印章的使用范围
1.学院行政印章
用于向学校和校领导上报的请示、报告，以学院名义上报、下发、平送的文件、报表、通知、公函、证书、证件、聘书、请柬、贺信、奖状、合同、协议书、申请表、申报材料、审批表、介绍信等。
2.学院党总支印章
用于向学校和校领导上报的请示、报告，以学院党总支名义发出的文件、公派人员政审表、党员政审表、入党志愿书，以党总支名义出具的介绍信及颁发的奖状、荣誉证书等。
3.学院办公室印章
用于以学院办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作等。
4.学生事务办公室印章
用于以学生事务办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作等。
5.团总支印章
用于以团总支名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作等。
五、印章的使用程序
1.使用学院行政或党总支印章，须填写《外国语学院印章使用审批、登记表》，经相关院领导签批。
①文件用印，须有院领导的签批。
②各种合同书、协议书等用印，须有院长签名。
③各种证书（包括荣誉证书、奖状等）用印，须有院长或主管领导签署，或以颁发文件为准。
④其它信函、证明、介绍信等须有主管院领导签署。
⑤常规用印须有学院办公室主任签批，或按常规办理。
⑥用印时必须注明用印日期，用印后必须登记，领导的文字批条和用印登记簿，必须存档备查。
⑦所有用印的文件、证明、证书、报表、材料等原则上应由印章经管人盖章。
⑧空白的证明、证书、介绍信、聘书、荣誉证书、奖状等不得盖章。
⑨禁止携带学院印章外出使用。如因特殊需要，必须经院长批准，由学院办公室负责人携带前往，用后立即带回。
⑩印章管理人员要保留好《外国语学院印章使用审批、登记表》，以备核查。
2.使用学院办公室、学生事务办公室或团总支印章，必须分别经三个部门的负责人批准。
六、附则
本规定由学院办公室负责解释，自2011年4月1日开始执行。