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协议管理标准作业程序

一、目的
规范协议的评价、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司权益、信誉得到保障。

二、适用范围
适用于物业部所有协议的管理工作。

三、职责
1、总经理负责公司所有协议的签署及重要协议的评价。
2、行政部负责公司所有协议的审核、监管及归档（职工或员工劳动协议除外）。
3、人事部负责公司职工或员工劳动协议的审核、监管及归档。

四、程序要点
1、协议管理的范围：包括对外提供服务的协议和对外委托服务的协议。
(1)对外提供服务的协议，包括以下几类：
①开发/xx单位或业主委员会委托进行物业管理的协议；
②投标书；
③对外租赁协议；
④公司承诺提供的常规服务和管理；
⑤顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的协议；
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车协议；
⑦其他对外提供服务的协议。
(2)对外委托服务的协议，包括以下几类：
①采购协议；
②招标协议；
③劳动协议；
④公司委托顾客（供应商或其他受委托单位）进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等协议；
⑤其他须进行对外委托服务的协议。
2、协议的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性资料文件的规定和要求。
(3)规范协议和格式协议。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、协议的制定
(1)一般状况下由协议的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：
①标的；
②数量和质量（或工作内容）；
③价款或酬劳；
④履约期限、地点方式及其他履约条件；
⑤协议终止条件；
⑥违约责任；
⑦专用协议商定的其他必要条款。
(2)各种协议若有协议范本，可依照全同范本填写或修改所有条款。
4、协议的评价
(1)评价权限：
①标的在10万元以下的协议，由总经理委托分管副总经理组织协议执行部门及及行政部经理进行评价；
②标的在10~50万元的协议，由总经理组织关于人员进行评价；
③标的50万元以上的协议，由董事会进行评价。
(2)评价内容：
①对外提供服务协议的评价内容：
——公司的履约能力；
——顾客提供的价格；
——协议的风险；
——协议的条款是否明确；
——协议是否合法；
——协议的社会效益；
——其他需要评价的内容。
②对外委托服务协议的评价内容：
——分供方的履约能力；
——分供方提供的价格；
——分供方的信誉；
——分供方提供服务的售后服务；
——协议的条款是否明确；
——协议是否违法；
——协议的风险；
——协议履约监控能力；
——其他需要评价的内容。
5、协议的签署与生效
(1)协议经评价合格，由总经理签署。非书面的协议除外。
(2)经总经理签署的协议按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面协议均须加盖公司印章，协议页数一页以上的必需加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的协议正式生效，需公证的协议，经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的协议签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的协议原则上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的报公证机关一份备案。
6、协议的编号与归档
(1)书面协议统一进行编号，编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般状况下书面协议由公司行政部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档协议原件，协议履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档一份，部门需按协议条款监督顾客履约的，按《档案管理标准作业程序》办理复印审批程序后，由部门负责人保管一份复印件。协议执行完毕后，须将协议反还行政部归档。
(4)协议条款涉及保密事项的，关于部门均承担保密责任。
7、协议的履约
(1)对外提供服务的协议，由提供协议服务的部门负责履约，重要的协议由总经理或行政部监督履约。
(2)对外委托服务的协议，由协议执行部门监督分供方履约，重要的协议由总经理或行政部监督履约。
(3)协议执行部门需将协议履约阶段性状况向总经理汇报，重要协议须以书面形式汇报。
(4)行政部监控所有书面协议（职工或员工劳动协议除外）的履约进度，对违反协议进度的及时向总经理汇报。
(5)协议履约完毕，对重要协议的执行效果再次进行评价。
8、协议的变更与废止
协议各方未能履约或未能完全履约或协议中需变更废止状况出现需进行协议条款变更或废止时，由协议执行部门向行政部提出协议变更申请，行政部按协议评价程序跟进评价变更条款或废止协议，重要协议由总经理直接组织变更条款或废止协议。
9、协议的续约
协议期满且需办理续约的，由协议执行部门按协议要求提前通知行政部，由行政部经理按协议评价程序跟进评价，重要协议由总经理直接组织协议评价。
10、协议的统计
每年1xx月31日前，由行政部对书面协议进行清查统计，写出专题报告。专题报告内容包括：协议清单，履约履行状况，存在或需跟进的问题等报总经理批阅。总经理给出批示建议或意见，由行政部按总经理批示建议或意见办理。
11、记录：书面协议必需有书面的评价记录，与协议一起归档保管。

五、记录
1、《协议评价记录》
2、《协议更改通知单》

六、相关支持资料文件
1、《档案管理标准作业程序》
2、《对外委托服务标准作业程序》
3、《有偿便民服务标准作业程序》
4、《对外投资管理标准作业程序》