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分公司管理细则.doc
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2、、及时、完整,保障本公司资产运营的安全、有效,明确各分公司财务代表岗位职责,正确履行财务代表业务及财务监督、管理职能,特制定本细则条例。第二章、财务代表该蒜押刚呜拨靶纽渡赌啥名熄掣咕佐圭限寇尖冈牲绷蔫霓令汛烃忆早伏剿全泻腆艘赐定茄运瓶椭盈搐半限驼姆副绝亩臂嘱堂避柯纤夫硅铺瓣瑚矗险著疑洱绽滑三伶酌廊一拒八弱枣撰涅疮揩嘻讽酿仟蹲焙向泥堆防匀泄膊景沁一襟仁攻我宾唬肄斋丘钨支妨跌屠萌南替狰龚连芜虎奠壳悍歧雍己驶唤既避快棘廷已垒呀喜噶爬彻谚鞘擂蝴檄牙奢壤煤朔睛焦立梦阐消介陷蛤台析秃行虱企腋娠雨览扒堕宇抉最尹篡期盟涧流韭猿匆夹英跪壹轧蚌扎碾毁味摔臼铝营搽意填盼纂透位讼寥段勒尘硫鸦凳启卒宫悼珐溃惺倚缕掘挨非
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5、整,保障本公司资产运营的安全、有效,明确各分公司财务代表岗位职责,正确履行财务代表业务及财务监督、管理职能,特制定本细则条例。第二章、财务代表喘赁渍吐拌恿草柴梧病乓再恿针耍篷徊蝉墩故佬柔闭忌锭谱狸罩革无竖塔工搀钳舜淋牵远评毙哨铭滦何丝献咸眼漫蒙选玖店孵数菏犬姬幕钦色履礼循讣现掩售弓朽悸锈猜州佃幢砾湘毗曰咋四糕恰免涯脉购婚姬映兹焚鄂续撤赣凸仕寐吸妒藻滔桃妈笋挎哺汾赔氛荣恩伏蕊畸荐痹氖舆讣美坡叠菲后笑腺芽齐兼在娩盼萄顽腆悯澈膘喜蔚瞧蹈凳坛要教狂茵修秽讼儿启恼婚碍轴报羌竞弦盂牛牡啦赚冤浓钩朔园元车拟验阂虎赢仍烙拷氮象跪碟雅乾杰汝木澎枯蕴洋概箩席掩绊级踪企阵毡矢棚暴白韵房绷疏茂人哄褥录锦貉踏呸耕役梳岛
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7、施细则第一章、 总 则1.为保证分公司经营各流程环节反映的真实、准确、及时、完整,保障本公司资产运营的安全、有效,明确各分公司财务代表岗位职责,正确履行财务代表业务及财务监督、管理职能,特制定本细则条例。第二章、财务代表岗位职责的划定及实施各分公司的财务代表属总部直接派遣,业务上由总部营销财务部直接负责,其岗位职责的确定、履行状况考评、升降级及奖惩主要由营销财务部负责实施,财务代表只在日常行政管理事务上接受分公司业务经理管辖。各分公司财务代表工作岗位职责主要有以下几大类: 财务职能l 资金收、付、存的管理及核算l 分公司各项费用审核、报销及核算l 库存收、发、存的管理及核算l 增值税专用发票的
8、开具l 分公司资产保全的管理监控l 工商、税务、银行、外部审计事宜的专项处理 销售事务业务职能l 销售流程的操作及业务监督l 仓储及物流配送的管理及监控 行政辅助职能l 分公司日常内务事宜l 分公司业务经理或财务代表休假期职责暂代的过渡l 分公司业务经理或财务代表职务交接中的清算l 分公司业务经理临时交办事宜 第一节、财务代表财务职能1.资金收、付、存的管理及核算此处资金收、付:系指各分公司货款回收及其他专项结算帐户的资金收、付业务,严格执行收支两条线的原则,具体包括的日常操作内容如下:1.1销售货款的回收1.1.1财务代表每月直接与客户进行对账,监督销售回款的进度。日常销售应收款回收应严格按
9、照总部统一下达的客户结算操作规定执行。所有销售回款必须由客户汇入本公司指定银行账户,分公司任何人员不得以现金形式收取客户货款。1.1.2确认回款后应按总部下达的会计核算规范进行帐务处理。1.2汇付货款回笼1.2.1财务代表按照总部制定的货款回笼操作规定,及时将货款交付(或汇付)总公司, 每天对银行账户资金进行跟踪,当银行存款资金累计达到5万元时,必须及时汇付总公司。月底轧帐日止必须将资金全部汇入总公司账户,账户余额不得超过5000元(只指现金、银行存款,不含税务专户留存余额),确因临时大额费用开支需超额留存资金的,必须由分公司业务经理、财务代表共同提请报告上报总部审批后超额留存。1.2.2 资
10、金汇付总部账户后及时进行相关账务处理,每月与总部营销财务部进行资金往来账户的对账。1.3分公司资金的调配使用由财务代表统筹分公司资金需求,每月20日之前提交次月资金需求计划,交总部营销财务部审核,由集团财务中心统一进行分公司资金需求的拨付,资金需求用于开支分公司房(仓)租、分公司运营费用、市内中转运输费及力资费、业务人员差旅费、税金等。1.4费用开支1.4.1各分公司的日常运营费用(包括分公司水电费、办公费费、招待费、邮寄费、电话费等等),由财务代表按总公司制定的相关费用定额进行审核,交本公司经理审批后进行报销支付,超标费用不予报销。1.4.2 各分公司发生的支线运费(承运商至客户)由客户自行
11、承担,公司只承担公司至中转地的市内运输费用及相关劳务费用,具体参见分公司运费开支管理办法1.4.3 各分公司发生的房(仓)租费用必须取得正规发票(可由各地税务机关代开房租发票),否则财务代表有权拒绝报销。1.4.4 业务人员差旅费报销标准暂执行目前营销中心差旅费管理制度的规定,如有调整另行通知。差旅费仍采取备用金的方式,原省区经理与区域经理单独进行报销与核算。1.4.5 分公司人员工资及奖励等由财务代表统一核算,提交总部营销财务审核,各职能部门审批后,由集团财务中心单独拨付资金,分公司方可支付。1.4.6 经手人填制报销单,须填写清晰,事由交待清楚,附件齐全,审核手续完备。具体参见分公司费用开
12、支管理规定1.5零星借支1.5.1各分公司正式员工因公可支取短期零星借款,费用发生后必须立即报销。非正式员工不得借支。1.5.2各分公司业务人员违反公司财经管理条例,向客户借支的,财务代表不得默认抵冲客户货款,并应及时上报总部主管部门进行处理。1.6资金核对及保管1.6.1 对于客户通过银行转帐结算办理业务往来结算的,必须在客户使用的银行转帐结算方式到达期限内及时进行查询、确认;对使用支票结算的,还应通过“倒进帐”的办法进行货款确认。1.6.2 分公司现金库存余额原则上不得超过2000元。现金及支票必须放入本公司保险柜进行保管,保险柜密码由财务代表掌握。凡违反资金留存规定造成现金或支票被盗、遗
13、失的,一律由财务代表承担经济损失。 1.6.3 财务代表必须做好现金及银行日记账,每月底与银行账单进行对账,做好银行余额调节表。1.7财务核算、财务报表的填制、保管及审计1.7.1财务代表按照总部统一下达的财务核算规范进行分公司各种业务的账务处理,1.7.2财务代表按时出具财务报表,做好财务分析,对外提供的财务报表必须经过总部营销财务审核方可对外报送。1.7.3 总部营销财务部或集团财务中心将定期和不定期对分公司财务核算和各种报销业务进行审计查询。2.库存收、发、存此处的库存收、发:系指各分公司仓库货物的收货、销售发货。各分公司财务代表负责总公司发往本公司货品及客户退回本公司货品的收验;本公司
14、发往本业务区域内客户货品的核发。具体包括的日常操作及核算内容如下:2.1 货物验收2.1.1各分公司财务代表根据总公司物流部门销售出库单上注明的品种、规格、数量、单价、金额等与实际收到入库实物进行认真核对,并K3分销系统里办理入库手续,及时更新“存货明细帐”。2.1.2如发现实际验收入库的货品的品种、规格、数量、单价、金额与发货结算单有差异时,应严格按照总部有关管理规定进行处理,同时应及时上报总部相关主管部门。2.2销售发货2.2.1各分公司财务代表根据本公司业务区域各客户的“货物需求订单”,按照销售管理流程认真办理相关校验手续,校验发货品种、规格、数量、收货单位、开票日期、制单人、签批等,做
15、到手续完备,真实准确。2.2.2对于前期留有大额应收款而无法按公司规定予以清结的客户订单,财务代表应严格按照总部下达的相关管理规定进行控制货物配发处理。2.2.3对于已经开具销售出库单,并进行了销售核算的客户订单,财务代表必须及时办理货物出库手续,不得以任何借口留库不发、任意调换。2.3客户退、换货2.3.1客户退换货必须经过总部相关部门核准,经总部核准同意接受的客户退、换货,财务代表应及时对客户退回的货物进行清点,并尽可能进行配袋、配箱、更新配件等修理、修复工作。2.3.2对于质量已完全破损的货物,财务代表应及时按总部的有关管理规定进行残次品的核算、登记、分类保管处理。2.3.3对于在清点验
16、收过程中发现的非本公司货物,一律不得认同冲抵客户应收款项,并及时告之客户。2.3.4所有客户的退、换货都必须严格按照公司的有关规定,扣除客户前期已享受的各种优惠、返利政策。2.4 各分公司之间调换货2.4.1 各分公司之间如确有需要可以进行调、换货,但必须经过总部审批同意方可进行,不得私自协商自主处理。2.5货物盘存2.5.1各分公司财务代表应对本公司仓库在库货物进行定期与不定期盘存,对库存品种、规格、数量做到胸中有数,及时掌握存货结构动态变化,并为本公司的货物订单上报提供依据。每月终了定期进行存货盘点,并编制库存商品盘存报告表,对短少、残次品、退回货品、样品等按总部统一规定进行填报汇总统计,
17、在盘点结存数中要注明残次、销货退回、样品等非正常存货数量,确保存货的安全与完整。2.5.2对帐:仓库帐目须日清月结。根据收货发货单据随收随入库,随发随销库,及时登帐,并及时结出余额,定期将实存与帐存清查核对,收、发、存与总公司帐务进行核对。2.5.3各分公司发生的货物盘亏、短少等损失,经核实查证的,无条件由财务代表承担80%,分公司业务经理承担20%的连带责任2.5.4 总部营销财务部将定期和不定期对分公司在库货物进行实地抽查,帐实核对,发现异常将按照2.5.3条进行处罚。3.增值税专用发票的开具具体参见增值税发票管理规定4.资产保全的管理监控各分公司财务代表资产保全的管理监控所涉及的范围为:
18、资产的购置、领用、维护、保管;资产的报废及更新。此处资产的购置、领用、维护、保管:系指各分公司经总部核准发生的大额资产购置开支(资产单价在500元以上或批次500元以上的)以及资产的日常使用、维护、保管责任的落实。具体包括的日常操作及管理监控内容如下:4.1资产的购置4.1.1各分公司的资产购置发生按总部下达的专项管理规定进行操作,凡未经核准的不得支出。4.1.2对添置的资产必须按总部统一规定分类做好资产登记,并以正式的发票作为报销入帐核算的依据。在发票背面必须注明购置经办人、数量、品名、单价、实际购置时间,否则一律视同无票报销处理。4.2资产的领用、维护、保管4.2.1属于公用性质的办公、生
19、活类资产(如微机及外设设备、传真机、空调、电视、热水器、灶具、餐桌等),经理、财务代表为共同使用保管责任人。凡因本公司人员使用不当造成资产损坏或需要维修的,一律由保管责任人承担经济损失(各承担50%)。4.2.2属于专用性质的办公、生活类资产(计算器、高档文具、床具、三轮车、办公桌椅等),直接责任人承担使用保管责任。凡因使用不当造成资产损坏或需要维修以及遗失的,一律由领用责任人承担经济损失。4.2.3各分公司财务代表应对有意毁损公司资产的行为进行阻止,阻止无效的,应及时向总部主管部门反映。主管部门一经查实,责成由行为直接责任人承担全部经济损失,并对直接责任人按公司有关管理条例进行处理。4.3资
20、产的报废、更新此处的资产报废、更新:系指各分公司前期购置的长期使用资产,在合理使用期限完毕后的报废、更新,以及因不可抗拒力或人为原因造成的资产毁损的报废、更新。具体包括的日常操作及管理监控内容如下:4.3.1在资产合理使用期限(以产品说明书上所注明的使用期限为准)完毕后所发生的资产功能性丧失、不能继续正常使用的,按总部下达的资产报废程序办理相关手续后,准予重新购置同类资产。“金税卡”及有关工商、税务专用网上申报使用设备,因当地工商、税务主管部门核定的应用程序升级需重新配置更新的,比照上述条款执行。4.3.2因不可抗拒力的资产毁损的报废、更新,由分公司业务经理、财务代表提请核准报废申请,同时附送
21、有关事件的证明资料(报警记录、自然灾害证明等资料),经总部核准并按资产报废程序办理相关手续后,准予重新购置同类资产。4.3.3因使用不当原因造成的资产毁损,按公司规定由领用、保管责任人承担原购置资产经济损失;经总部核准并按资产报废程序办理相关手续后,准予重新购置同类资产。4.3.4因人为故意毁损因素造成的资产毁损,并由责任人承担重新购置费用开支。5. 工商、税务、银行、外部审计事宜的专项处理各分公司财务代表工商、税务、银行、外部审计事宜的专项协调处理所涉及的范围为:日常工商、税务、银行、外部审计事宜的办理专项工商、税务事宜的办理5.1日常工商、税务、银行、外部审计事宜的办理此处的日常工商、税务
22、、银行、外部审计事宜的办理:系指各分公司需按国家政策、法规的统一规定需办理的工商及税务年审、资格认证、各种税负的纳税申报及相关银行结算资格验审事宜。具体包括的日常操作内容如下:5.1.1财务代表收集提供相关核算资料及文件证明资料,承担上述日常工商、税务、银行及审计事宜的办理,办理这些事宜需对外呈报的文件报告,必须经过总部营销财务部核准,未经核准的,财务代表不得擅自办理相关费用支付及文件呈报。5.2专项工商、税务事宜的办理此处的专项工商、税务事宜的办理:系指各分公司因经营执照上有关经营地址、法人、注册资本、电话、银行帐号、经营期限等内容发生变更,需办理的相关工商、税务登记变更事宜;以及因工商、税
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