公司费用报销管理制度.docx

公司费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司财务管理，强化费用控制。
二、适用范围
河北XXX——费用报销管理。
三、职责
1、财务部负责制度的制定；
2、各部门负责按照制度执行。
四、费用报销规定
1、费用报销审批权限：
公司的费用开支均由各部门经理负责审核，财务部核实，但最终批核权由总经理审批。
2、如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：
费用在500元以下的，经部门经理审批后，财务部可予以先行报销；
费用在500元以上的，先由部门经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。
以上两种情况，财务部必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。
3、具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用则由其上级主管人员负责签批。
4、所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。
五、费用报销流程：
1、当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核，超出3日的费用不予报销，责任自负。
2、.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理知晓。
3、由受款人按规定填写好《费用报销单》，交部门经理审批；经财务部审核无误的单据，由财务部送给总经理签批。
4、财务部在收到经获总经理，部门经理（500元以下）批核的单据时，应当尽快，足额地支付有关款项给受款人，并在费用统计表上签收领取金额款项。
5、受款人到财务部领取款项，在收款时，应当面点清款项，并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。
六、借款事项：
1、当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。
2、借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在500元（含）以内的经部门经理审核、审批。借款金额超过500元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。
3、借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽速与财务结算清楚。
4、借款人在财务处已有借款没有还清时财务部有权拒付二次借款。
5、当借款人不及时结清借款之项目时，财务部有权从薪资中抵扣。
七、重点费用有关规定：
1、工资： 每月15日为薪金发放日。
①、薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。
②、公司行政部在每月6日前，将上月各部门员工的“考勤工资”上报财务部。
③、财务部在每月10日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。
2、交通费用及其他费用报销规定：
员工在市内交通费及其他费用根据实际情况，由经手人到行政部申领报销单据，经部门经理核实批准签字后，按经手人提供的合法发票实报实销。
3、交际应酬费：
①、一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在100元以下，事先须经部门经理同意。如发生额在200元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。
②、一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。
4、市内交通费：
①、经部门经理批准，因公外出的车费、油费（仅限公司车辆）可实报实销；
②、无特殊事由交通工具均以公交车、地铁为主；如遇紧急情况和恶略天气可以乘坐出租车。
④、其他特殊情况，总经理批准。
5、费用报销的有关规定：
①、每次报销费用，必须在事项结束起3日内完成，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。
②、有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：
●报销凭证一律使用黑色水笔或钢笔填写：
●报销人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。
●所属部门按报销人所在部门的名称填写：
●填报日期按填写当日的日期填写：
●附件张数按所附单据数量填写：
●大、小写金额必须填写一致，不得涂改：
●发票、收据必须分开填写有关“费用报销单”；
●凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；
●如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。
●所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。
●如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。
●所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。
6、关于办公用品的采购及维修：
①、各业务部门及各分部所需采购办公用品必须于每月10日前上报行政部，由行政部进行审核汇总，上报总经理审批。
②、行政部根据审批采购计划，填写“借支单”，到财务部借支采购。
③、所采购的物品必须统一保管，领用物品时填写领用表。
④、办公设备的维修，要求事先申请到行政部备案，由行政部负责，请专人维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。
7、其它
7．1本规定由财务部制订并归口管理；
7．2本规定将会根据公司实际情况随时修订；
7．3本规定自签发之日起实施。

财务部
2017/10/17