物资管理制度讨论稿2011829.doc

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陕西煤业化工建设（集团）有限公司物资采购管理制度

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陕西煤业化工建设（集团）有限公司
管 理 制 度

物资采购管理制度讨论稿

2011-08-29发布
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陕西煤业化工建设（集团）有限公司
管 理 制 度

物资采购管理制度讨论稿

2011-08-29发布
陕西煤业化工建设（集团）有限公司

第一条 目的
为了切实加强建设集团内部物资管理，建立完善的物资供应体系，保障各项物资供应，充分发挥物资集中采购的优势，降低采购成本，加强采购计划管理，规范采购各项工作,保障生产经营活动的正常持续进行，特制订本制度。
第二条 原则
物资采购按类别及额度实行分级比价、招标管理的采购原则。
第二条 管理范围
建设集团所属单位（包括分、子公司）采购物资时必须遵循本制度。物资供应部是建设集团物资供应归口管理部门，物资开发公司和物资供应部合并办公，负责执行建设集团所属子公司的采购计划。
第三条 采购管理
1、成立建设集团物资招标领导小组，组长为建设集团总经理，副组长为分管副总经理，成员由生产技术部、安全监管部、企业管理部、规划发展部、机电动力部、财务资产部、物资供应部、党群工作部和使用单位等部门负责人组成。物资招标领导小组下设办公室，办公室设在物资供应部，部长任办公室主任，负责日常工作。
领导小组主要职责：对实行招标采购的物资进行采购决策，监督检查采购物资执行情况，对违规现象进行处理。
物资供应部职责：
①、 负责贯彻执行建设集团物资采购管理的规定和制度；
②、负责监督各单位实施物资采购管理制度；
③、负责拟订物资采购各项管理规章制度，规范采购程序；
④、负责编制物资集中采购目录；
⑤、负责组织各单位供应部门负责人定期召开物资集中采购分析例会，征求使用单位意见和建议，解决存在的问题；
⑥、负责物资招标、比质比价等采购的日常管理工作。
2、采购方式：招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、比质比价采购、代储代销采购和电子商务。
3、采购原则：坚持“公平、公正、公开和诚信”的原则；坚持“比质、比价、比运费、比信誉、比售后服务、比货款结算方式”的原则。
4、建立健全大宗物资市场价格信息台帐、合同登记台帐、到货登记台帐、出入库台帐、发票登记台帐等，并及时向建设集团汇总、上报相关统计报表。
第四条 统采物资目录
建设集团规定统采物资目录为：建筑施工用钢材、板材、管材、各类型钢、支护用U型钢、轨道及道岔、运输带、小型设备、防爆器材、液压支柱、支护用品、钎子钢、矿用钻头、导风筒、水泥、电线电缆、配电箱、配件及其他通过批量采购可以降低采购成本的物资（包括非生产类物资）。
统采物资目录根据生产情况每年修改一次。
第五条 统采物资采购程序和规定
1、统采物资由物资供应部负责集中采购，或委托基层单位自行采购；
2、和各分、子公司结算时平均加1.2%采管费；
3、采管费含物资供应部全部费用，以及物资管理奖励基金；
4、采购单品种或批量价值在100万元以下的物资，应由物资供应部实施比价采购。
5、采购单品种或批量价值在100万元以上的物资，由建设集团物资招标领导小组组织招标，或委托有资质的招标代理机构实施招标。
6、建设集团钢材类采购额度达1000万以上的通过招标或其他较为恰当的方式进行采购，1000万以下的由物资供应部内部比价招标采购。
第六条 非统采物资的采购程序及规定
1、各单位采购非统采物资单批次20万元以下的，依照本单位制定的物资采购管理制度招标或比价采购，并直接和供应商结算；
2、采购非统管物资单批次20万以上，或者批量采购50万以上以及单品种年使用量在100万以上的物资，应报物资供应部，由物资供应部组织招标采购，需求单位和供应商直接结算。
3、批量10万元以下的配件由二级单位自行采购，除唯一专业厂商服务的以外，其他的必须要由各单位比价机构进行比价或招标，并由项目经理或区队主管以及各单位物资供应部门共同验收合格后，经公司主管领导签字后才可结算。
4、砖、瓦、砂、石等地材的采购由各单位通过比质比价、招标等合理采购方式采购，采购价格不能高于当地平均价格。
5、物资供应部定期通过信息平台对非统采物资进行品种价格信息公布。
6、各单位应将采购环节中的资料对应装订成册存档，包括中标通知书（比价单）、合同、计划单等。
第七条 对于甲方要求供应的物资，各单位必须要出示单位主管领导签字的书面证明。
第八条 供应商准入及质量管理制度
1、各单位首先建立好供应商准入及评级制度，对供应商实行动态管理，定期对供应商所供产品的质量、价格、服务、信誉等进行综合考评，不断优化供应商结构，实行“A、B、C”等级管理，将A类供应商作为战略供应商，优先参与集团公司统一招标采购；B类供应商为合格供应商；C类供应商为不合格供应商，不得进入集团公司大宗物资统一招标采购市场。
2、供应商信息收集一般采取实地考察、电话或网上查询、行业协会咨询和索要供应商资料等四种方式。供应商信息收集重点有六个方面的内容：（1）企业主体资格证明（营业执照、组织机构代码证、税务登记证）；（2）特许证明（生产许可证、防爆合格证、煤安标志证）等产品所在行业强制认证证书；(3)生产能力、装备和人力资源状况；(4)质量控制体系（3C认证）；（5）产品销售业绩；（6）财务及资产状况。具有独立法人和一般纳税人资格，能够独立承担民事责任；
3、每年要对合格供应商资格进行定期审核。
4、准入供应商目录的产生
（1）、准入供应商从集团公司各单位推荐企业、行业协会推荐企业、与集团公司长期合作无不良记录企业中产生；
（2）、供应商准入要经过物资供应部考察审批。；
（3）、同一物资品种供应商数量，一般不少于3个。
5、招标或比价采购时严把质量关，除对供应商资格考察外还应对其所供应的产品相关资料进行审核，生产许可证、检验合格证、矿用产品安全标志证书等国家强制性标准的标证是否齐全、是否期限有效；或组织人员去厂家实地考察，考察企业资产、生产规模及设备与订货需求量是否相匹配，企业及企业主要负责人无重大商业及道德劣迹。所选供应商的主要生产技术指标应在行业内处于中上游以上水平。
第九条 计划管理
1、各单位物资管理部门根据本单位发展计划，编制年度物资需求计划；
2、根据所属项目部（掘进区）生产经营计划和物资库存情况，编制月度物资需求计划；
3、物资需求计划要求主管领导对数量要进行审核，并由单位负责人审批、加盖公章；
4、需求计划应详细说明所需物资的品名、型号规格、数量、材质及质量要求、交货时间、交货地点。配件类的需求计划需要注明主机名称、规格型号和生产厂家等内容；
5、由各单位供应部门对物资计划进行分类汇总，非统采物资计划采购额达到制度规定额度的，和统采物资计划统一报至物资供应部，其余计划由本单位物资管理部门负责受理；
6、年度计划在每年2月底前上报物资供应部。月度计划每月25日前向物资供应部报次月需求计划；
7、物资供应部定期负责落实各单位需求计划报送情况，在计划报送日截止后三个工作日内，及时与未报送计划单位沟通、查找原因、落实情况，并追究责任；
8、各单位自行采购的物资必须遵照物资采购计划进行采购。
第十条 交货及验收
1、集中采购的物资均由物资供应部负责组织协调配送，并且要负责如期交货不得影响生产。
2、集中采购的物资订购后由物资供应部按采购合同对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。
3、验收时应认真核对涉及该产品的相关证书和资料。
4、交货时一般物品由需求单位负责品质验收，供应商仅负责数量验收。品质如有不符，应立即予以退回。数量不符，应在检验报告中注明，要求限期补足或退款。特殊物品由供应商和需求单位共同验收，包括品质与数量的验收。验收完成后一般物资由采购员、保管员以及工地技术人员或负责人签字确认。特殊物资由参与验收的所有人员签字确认，验收后才可办理相关入库和结算手续。
5、地材的验收需要材料员、保管员以及工地负责人签字确认才可办理入库结算手续。
6、凡集中采购的物资验收时如果需求单位发现质量问题，或发现所供物资与之所提物资需求计划不符的，应在收到物资后2个工作日内以书面形式报至物资供应部，若未有结果或有争议则向监管部门提请调查。
第十一条 采购合同管理
1、对于集中采购物资，子公司和建设集团物资开发公司签订合同，分公司则由建设集团和供应商签订合同；
2、各单位所采购物资必须签订采购合同。各单位自行采购物资额达10万元以上的采购合同，在签订之日起30日内送一份合同副本至物资供应部备案。
3、集中采购的物资，合同的拟定由物资供应部完成，经供需双方签字盖章后15日内将其中一份送物资供应部，以便于物资供应部按照合同催稽供应商及结算之用。
4、钢材类单笔采购额达1000万以上的采购合同，或者认为有风险的采购合同，应由建设集团相关部门审定才可签订。其他类物资单笔采购额达100万以上的，采购合同经建设集团相关部门审定后签订。
5、以建设集团名义签订的采购合同，无论数额多少都应将合同正本及其附件送建设集团相关部门备案。
第十二条 报表管理
各单位于次月10号前以电子版形式将汇总后的收支存明细报表报至物资供应部，以便于物资供应部对各公司物资管理工作进行监督，起到资源共享、处理积压物资等作用。
第十三条 结算
集中采购的物资，需求单位为分公司性质的，发票开至建设集团挂账。需求单位为子公司性质的，由物资开发公司向其开具发票挂账。货款统一由建设集团财务资产部通过网上银行直接划转结算，同时扣除分公司采管费（子公司采管费包含在结算款项里）。
第十四条 比质比价采购应至少有三家以上供应商参加。招标采购按照《陕西煤业化工建设（集团）有限公司招投标管理办法》的规定进行实施。
第十五条 各单位依照此制度建立本单位物资管理制度下发给所属项目部（工区），并严格按照物资管理制度对项目部（工区）进行管理，同时报物资供应部备案。建设集团不定期对各项目部（工区）进行监督、检查、通报。本制度采购目录中未涉及到的物资，各单位需要采购时应做好比质比价、招标工作，达到一定数额参照监管目录物资采购制度进行采购。
第十六条 物资核算流程规范
一、主要内容：
1、 关于材料采购的流程
2、 关于数量金额帐的设置
3、 关于入库管理
4、 关于出库管理
5、 关于材料物资的盘点制度
6、 材料的计价方法
7、 关于存货物资的报表管理
二、基本知识与操作流程
1、关于材料采购的流程
1-1建立包括决策、执行、监督、检查各个环节的严密的管理体系。要规范企业物资采购决策程序，根据采购物资类别和金额大小，实行分级分类管理，明确各级管理者、职能部门和有关人员的权限，不能由一个人或少数人说了算，各单位必须成立比价机构建立物资比价招标制度，比价招标工作的贯彻执行由各单位财务部门进行把关，采购的物资报账时必须附有比价表或招标结果，财务部门方可报销。

1-2，物资公司及各单位自行采购物资流程示意图，物资公司及各单位严格按照以下流程操作

需求单位报需求计划

供应部门市场询价

比价机构进行比价管理

招标采购
比价采购

相关部门或人员审批确定供应商

由采购单位和供应商签订合同（采购单位为建设集团、物资开发公司及各分、子公司）

1-3物资部门询价比价以及招标所用表格单据形式
① 电话询价记录表，通过打电话询价时使用

某某公司 电话询价记录表
序号
询 价 员： 询价日期： 年 月 日
询价物资： 规格型号：
1
供应厂商
联系人
手机
电话

质量要求

供货周期

报价情况

备注

（A4印刷，一页可印三栏）。
② 传真询价记录表，发传真询价时使用

某公司传真询价表
某公司传真文稿 询价日期： 年 月 日
收件单位: 发件单位：
收件人： 发件人：
电话： 电话：
传真： 传真：
需求项目名称

询价单号：

物资名称及规格型号
单位
单价
数量
总价
供货周期
备注

合计：

送货地址： 联系人： 联系电话：
采购部门主管： 询价员：
注：1、报价时请说明是否含税、运杂费等。2、请签字盖章后传回我公司。

③ 谈判记录表，商务谈判确定供应商时使用

商务谈判记录表
记录人

记录时间： 年 月 日
供货方

谈判时间

供货时间

谈判地点

产品规格型号

目标价格

技术要求

质量要求

谈判内容描述

谈判主要争议点

谈判结果

谈判参加人员
签字：

日期： 年 月 日
主管领导审批意见
签字：

日期： 年 月 日

④ 比价表，比价部门比价时填写

2、关于数量金额账的设置
设置一套数量金额账即器材明细账，该账户由仓库保管员记录数量、单价、金额，财务人员按金额记录财务二级帐，同时对保管员器材明细帐计价进行核对，月末双方核对金额。
财务稽核时注意以下问题：采用二级核算制度的单位，供应部的器材明细账帐由本单位财务部对其稽核，项目部器材明细帐由项目部财务人员或代管材料核算人员进行稽核。
保管员建账应按以下目录分十五大类建账核算。（分类表附后）
器材明细帐分类目录
一类、黑色金属及制品：
1.重轨 2.轻轨 3.工字钢 4. 槽钢 5.角钢 6.扁钢 7.圆钢
8.螺纹钢 9.线材 10.薄板 11.中厚板 12.镀锌板
13.碳结钢 14.无缝管 15.焊管 16.镀锌钢管 17.钢丝绳
18.铅丝 19.冷拔丝 20.带肋钢筋 21.钢绞线
22. 铸铁管及件。
二类、有色金属及制品：
1.铝 2.铅 3.锌 4.锡 5.铜
三类、轻化工及纤维制品：
1.油漆及涂料 2.盘根 3.石棉板（管）4.石棉绒 5.胶管 6.三角带 7. 橡胶制品 8.棉纱 9.工业毡 10.化学制剂 11.混凝土添加剂 12.电石
四类、建筑材料：
1.水泥 2.砖 3.砂 4.石粉 5.碎石 6.毛石 7.白灰
8.沥青 9.玻璃 10.油毡 11.防水卷材 12.瓷砖
13.大理石 14.花岗石 15.装饰材料 16.预制构件
五类、木材及制品：
1.原木 2.成材 3.各种木制品
六类、油料及油脂：
1.汽油 2.柴油 3.汽机油 4.柴机油 5.机械油 6.齿轮油
7.液压油 8.其它润滑油
七类、水暖器材：
1.PP-R管及件 2.铝塑管及件 3.PVC管及件 4.钢塑管及件 5.高中低压阀门 6.水暖管道件 7.暖气片及配件
八类、门窗类（塑料铝、钢）
1. 塑钢门、窗 2.铝合金门、窗 3.钢门、窗 4.防盗门
九类、工具、仪器、仪表：
1.电动工具 2.手动工具 3.工量磨具（钻头、丝锥、板牙等）
4.压力表 5.真空表 6.电压表 7.电流表 8.电度表 9.水表 10.氧气、乙炔减压表
十类、五金：
1.钉、木螺丝 2.焊条 3.钢窗五金 4.木门窗五金 5.塑钢窗五金 6.铝合金窗五金 7.锁具
十一类、劳动防护用品：
1．安全帽、电焊帽 2.防护罩 3.口罩 4.工作服 5.棉大衣 6.雨衣 7.大褂 8.手套 9.鞋 10.安全网 11.密目网 12.安全带 13.安全绳 14.毛巾 15.肥皂
十二类、电线、电缆：
1.铜塑线 2.铜软线 3.铜皮线 4.铝塑线 5.铝皮线
6.铜皮软线 7.电焊机电缆 8.视频电缆 9.电力电缆
10. 矿用电缆 11.控制电缆 12.通讯电缆
十三类、配件、标准件、紧固件及轴承：
1.机动车配件 2.工程机械配件 3.机床配件 4.其他配件5.各种螺栓 6.各种扣件 7.U型环 8.各种轴承
十四类、电工产品：
1.电器（高压、低压） 2.开关插座、接线盒（含防爆）
3.灯具（工业、民用） 4.照明电源 5.电动机
十五类、杂品：
1.土特产品 2.百货等无法最归类的产品
注：①属民爆器材类的单独建账；②办公用品除列入固定资产项目类的，其他项目都记入杂品类。

3、关于入库管理
3-1，货物送到时验收完毕先填制进货登记表，然后再办理入库手续。物资入库时，保管员要会同采购员或交货人做好物资的交接工作，核对清点相关物资名称、数量、规格，无论税务发票是否已到都须填写入库单（如采用两级核算，一级核算部门以税务发票为依据填写入库单；二级核算的项目部以内部物资移拨单第二联为依据填写入库单）。
3-1-1，进货登记表格式
进货登记表
年
物资来源
器材名称
规格型号
单位
实际单价
实收数量
金额
采购员
送货车号
送货人
月
日

（A4印刷）

3-1-2入库验收单格式
某公司材料入库验收单
供货单位名称： 编 号：
订货合同编号： 材料类别：
发票号码： 收料仓库：
年 月 日
材料名称
规格
型号
单位
数量
实际成本

备注
应收
实收
买价
运杂费
其他
合计
单位
成本

合计

负责人： 保管员： 采购员：

入库单分为五联，第一联：保管员记账（白色）、第二联：财务报销、（红色）第三联：财务稽核（绿）、第四联：采购员留存（蓝色）、第五联：暂估入库（青色）。

① 入库单由采购员填制。
② 根据入库单列示项目按材料类别逐项填列。
③ 相关经办人员必须签字以履行内部控制程序。
④ 入库单的填列采用一料一单制。
3-2，物资验收合格后，第一联、第五联保管员留存，第二联、第三联和第四联交与采购员，由采购员将其中的第二联、第三联连同发票一起交与财务部门，第四联由采购部门留存。

3-3，保管员根据入库单第一联保管员记账联于收到材料当日记录器材明细账。

3-4，月末关于暂估入库的管理
材料的暂估入库工作由财务材料稽核人员进行，为了做好材料暂估入库的工作，需要认真填写五联的入库单。平时财务核算中，由采购员用第二联报账后将第三联交给材料稽核人员，月末由保管员将第五联暂估入库联传递给材料稽核人员，两种入库单的差额即为本月暂估入库的金额数据。月末暂估，下月红字冲回。

保管员进行数量质量验收并核对资料凭证（产品合格证、材质书等）
3-6，入库流程图

登记到货台账

采购人员办理入库手续

无论票据是否已到均填写入库验收单

保管员根据入库单记账

4、关于出库管理
因为采取两级核算，因此所填表格略有不同。
4-1，建设集团及各单位物资供应部用出库单格式

某公司内部物资移拨单
用料单位： 凭证编号：
年 月 日
材料名称
材料规格
单位
数量
价格
财务稽核
预拨
实拨
单价
金额

合计

备注
负责人： 仓库保管员： 领料人：
4-1-1，共四联，第一联：保管员记账（白色）、第二联：领用单位发票联（红色）、第三联：内部结算凭证（黄色）、第四联：领料人留存（绿色）。
① 物资移拨单由材料员填制，第一联保管员记账用，第二联交领料人用作入库发票，第三联交财务，第四联领料人留存。

4-2，项目部用出库单格式
某公司物资领料单
用料单位： 工程编号：
工程名称： 材料用途 ： 工程项目：
年 月 日
材料类别
材料名称
材料规格
单位
数量
价格
财务稽核
请领
实发
单价
金额

合计

备注
仓库保管员： 领料主管： 领料人：

4-2-1，第一联：保管员记账（白色）、第二联：财务报账（红色）、第三联：财务稽核（黄色）、第四联：领料人留存（绿色）。
① 领料单由领料人分单位工程填制。
② 工程名称和工程编号等应认真填列，以备财务正确的归集成本。
③ 相关经办人员必须签字以履行内部控制程序。
④ 第一联保管员记账用，第二联财务报账稽核用、第三联材料稽核人员核对库存器材明细账用，第四联领料人留存。
⑤ 领用露天堆放物资，采用实地盘点制度根据月末盘点情况倒挤出本月用量，于月末填制领料单。
⑥ 领用库房存放物资必须先填制物资领料单，后领用物资。
⑦出库时填写出货登记表
出货登记表格式
年月日
物品
编号
物品
名称
规格
型号
单位
实际单价
出仓数量
交货人
收货人
检验人
储存
位置
备注

复核： 仓库主管：

4-2-2，出库流程图

保管员核实发放材料名称规格数量

领料人复核物资

保管员根据出库单记账

财务人员稽核保管员明细账

保管员编写材料收入、支出、库存报表

4-2-3，明细账样表

4-2-4，材料收入、支出、库存报表

4-2-5，主要材料预算实耗对比表

5、关于材料物资的盘点制度
根据施工企业物资存放的特殊性，我们建议各单位的材料盘点应以“永续盘存制”和“实地盘存制”两种盘点制度结合使用。即对库房存放的物资实行“永续盘存制”，对露天对方的物资实行“实地盘存制”。
5-1，采用实地盘存制度，具体操作如下：
平时只登记物资的增加数，不登记减少数，到期末对各项资产物资进行盘点，根据盘点所确定的实存数，倒挤出本月各项物资的减少数。
其关系式为：本期减少数=账面期初余额+本期增加数-账面期末余额。
5-2，采用永续盘存制度，具体操作如下：
平时对各项财产物资增加和减少数都要根据出入库单连续记录有关账薄，并且随时结出账面金额。
其关系式为：账面期末余额=账面期初余额+本期增加数-本期减少数。
6、材料的计价方法
按实际成本计价，对每一种材料的收入发出和结存均按实际成本核算。这样各批购进的材料由于运输方式的不同其单价也不相同，发出材料选择加权平均法。
7、 关于存货物资的报表管理
保管员每月根据器材明细账编制材料收入、支出、库存报表。并按规定的时间报送给相关部门。
第十七条 本制度由建设集团负责解释，经总经理办公会批准后生效。
第十八条 本制度自 年 月 日起施行。
第十九条 本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，其他与本制度有抵触的规定以本制度为准。

物资开发公司
2011年8月29日

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陕西煤业化工建设（集团）有限公司物资采购管理制度

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管 理 制 度

物资采购管理制度讨论稿

2011-08-29发布
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