《文献管理系统》V6.0简明培训手册.doc
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4、,我们将不断补充完整,也希望广大用户提供宝贵意思,使运用软件的用户相互学习,相互帮助,以快速掌握这一软件操作,力求为各中小学图书馆的现代化建设快速发展而共同努力!一、 注意事项 当软件公司为你安装好软件后,要做的第一件事是整架与剔旧;其次是先确定好新图书、库存图书、光盘及磁带的批号。为了让软件中的统计报表更好地为你服务,便于你将来对图书、光盘及磁带的统计。请你在输入数据的同时,对批号、采购方式、图书来源作一些规定。规定如下:1、 整架与剔旧图书编目质量的好坏、编目速度的快慢与编目前的准备工作是成正比的。因此在编目前,我们应对图书馆的馆藏图书进行一次彻底的整架与剔旧。然后,根据自己图书馆的实际情
5、况,把待编目的图书分批放置好(每批书的数量应为36的倍数,数量最好相同),并顺序贴好条形码(其步骤尤为重要)。2、 批号的设定批号的设定看起来很简单,但合理的设置批号,也能给我们以后的管理与统计带来许多方便。如:新书、旧书、光盘与磁带的批号最好要有一些区别。旧书与新书的批号要相近,或是最小或是最大。不要夹在光盘与磁带之间。否则会给将来的统计报务带来不便。举例说明:旧书起始批号确定为:20080001,20080002。(或用日期)新书起始批号确定为:20090001,20090002。(或用日期)光盘起始批号确定为:60080001,60080002。(或用日期)磁带起始批号确定为:60090
6、001,60090002。(或用日期)3、 采购方式在采购方式中,对旧书的输入要求并不是非常严格。但在新书、光盘与磁带的输入过程中,一定要输入:“购”、“赠送”、“调拨”、“书店”等一些反映采购方式的实际情况的条件,以便以后的统计。4、 图书来源 在软件的编目中,“图书来源”实际性质是指图书来源哪个书店或部门。为了便于统计,我们要利用“图书来源”这个字段做一些输入要求。如:“购”、“赠送”、“原馆藏”、“书店”等一些反映采购方式的实际情况的条件。好!一切准备妥当,您现在可以进行图书编目了。二、 图书编目首先双击计算机桌面的“图书管理”确定口令(*)确认。1、 编目管理:编目管理原始编目输入批号
7、(以A4纸书标的枚数或枚数N为一个批号,批号不能重复)确定增加在“ISBN”前打“”,输入ISBN数字(最好用条形码阅读器扫描一下,没有ISBN号的在“正题名”前打“”输入正题名)查重填空(这时可设置您所需要的数据项,然后每个数据项填空即可)馆藏信息(点击小房子)增加复本给登录号(“条形码”的去头去尾数)、册数、增加分配地址(系统自动分配也可双击选择)返回保存(每次编目的最后一本书点击一下保存即可)回到增加,依次循环即可。2、 检查:检查有几种方法,这里主要介绍以下两种:一批书输入完成后,点击采购管理打印财产登记账提取选择批号确认检查排错返回编目项中修改;在“原始编目”的界面下点击“原始编目”
8、工具栏中的“数据浏览” 选中待修改的数据返回修改后保存即可。3、 书标打印:每批书编目完成了,待检查无误后,我们就开始打印书标了。打印书标的操作如下:编目管理书标打印提取批号提取记录按方向键“”提取书标按方向键“”打印输出否设置(点击“”,根据纸张情况设置正确的行、列、高度及单行书标待各项数据)确定打印返回。4、 新书通报:书标打印完毕并粘贴完成后,大多学校都会选择打印新书通报的,打印新书通报的顺序如下:采购管理新书通报提取批号“含编典数据”选择框中“”提取记录打印输出。5、 学科类目统计:一批书编目完成后,为其提供统计的方法很多,这里我们仅简单介绍一下“学科类目统计”。其操作如下:统计报表学
9、科类目统计提取批号确认参数设置(可根据实际情况自行设置)设置输出列(可根据实际情况自行设置)确认打印。打印“财产登记账”的方法见“2、检查:”。6、 传送到中央库:图书经过编目后传送到中央库是图书信息化管理中的重要步骤,也是这批图书能否进行流通的先决条件。一批图书大体上经过上述5步操作后,基本上就可以传送到中央库了。其步骤为:编目管理传送到中央库提取选择要传送到中央库的图书的批号确认确认是。7、 重新输入批号(切记:不可同以前批号重复),重复1-6的操作,依次循环即可。三、 光盘与磁带的编目光盘与磁带的编目比起图书的编目较为复杂,这里有两种方法大家可根据自己的情况进行选择:1、 根据本软件的设
10、定,光盘与磁带的条形码应是“6开头”,图书的条形码是“2开头”,而“6开头”的条形码自动生成的最末位的校验位同“2开头”的条形码自动生成的最末位的校验位是一样的,因此这就给的我们的光盘与磁带的编目带来的不便。所以,在对光盘与磁带进行编目中,在给登录号时,为了有别于图书,应设光盘的登录号为“61000001”、磁带的起即登录号为“62000001”,条形码要根据光盘和磁带的实际条形码号进行人为干预(手工或阅读器重新输入实际的条形码号)。2、 光盘和磁带的编目采取与图书一样的编目模式。即采取同样的条形码序号。为了有别于图书,我们在打印条形码时最好设定为:“26000001”。在给予分类号时,我们可
11、以在分类号前加上:GP:+ 分类号、CD:+ 分类号等形式加以区分。根本众多学校及图书馆管理方面的专家实际的工作经验,我们建议大家在光盘与磁带的编目中采取第2种方法较为方便。四、 期刊编目首先双击计算机桌面的“期刊管理”确定口令(*)确认。注:期刊条形码是以“4”开头的。请大家切记!(一) 现刊部分1、 期刊预订:采购编目期刊预订输入批号确定增加输入“ISSN”或其他数据查重填空(这时可设置您所需要的数据项,然后每个数据项填空即可。需要注意的是:订购号是指邮发代号;获得方式是指每本期刊的单位;出版频率是指月刊季刊还是周刊等;期内单位是指一年的总价等)“”自动建立期刊划到表保存回到增加。依次循环
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