工程技术资料、文件管理制度.doc

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工程技术部资料、文件档案管理制度

1.目的
使公司的各项管理文件，技术文件、各工程项目的施工图、竣工图，各部门的管理文件资料，档案，完整准确，防止原版文件和资料的丢失损坏。充分发挥文件和资料利用价值。
2. 适用范围
a.公司的行政管理文件，档案。
b.公司设计部，各设计人员，设计的方案图，施工图，工程变更图，及所有与所涉及的所有图纸资料。
c.商务部预算、审算、决算的全部文件、资料。
d.工程技术部的全部管理文件、资料。
e各工程项目部的全部工程管理资料。
f.采购供应部的管理资料。
以上各部门的文件资料包括文字、电子版、资料文件。
3.职责
a.各职能部门按《文件格资料控制程序》要求，负责本部门文件和资料的存档管理。
b.资料管理人员对各职能部门存档的文件、资料负责管理。
4.工程程序
a.存档文件和资料的分级。
凡是存档文件和资料根据其重要、保密程度及其原版数量分三个级别。
4.1.1 一级文件和资料
a.质量手册，程序文件及其支持性质文件
b.公司内部技术文件包括，标准图册、型材断面图及各供应商提供的资料、型材样本。
c.合同书（包括中标合同书，及同其它单位签订的分包合同书）投标方案，报价表。
d.工程施工设计图纸及相关文件。
e.公司的管理文件
f.各职能部门的主要管理文件。
4.1.2 二级文件和资料
a.国家行业标准
b.外购各专业手册和工具书籍。
4.1.3 三级文件和资料
a.外出学习、开会、考察手机的资料。
b.公司固定资产，设备档案。
4.2 存档文件和资料的保管期限
文件和资料的保管期限为永久、长期（15年以上）和短期三种，确定保管期限的原则是：
4.2.1 凡属于有关工作参考价值的产品图纸和设计文件
工艺文件，工装图纸，历次修改记录等，测试设备图纸，基建文件图纸，国外引进资料原文等都应永久保存。
4.2.2 凡是在一定时期内具有利用价值的文件和资料都应长期保存。凡是介于永久和短期两种保管期限之间的文件和资料，其保管期限一律从长。
4.2.3 向外单位索取的非标准设备图纸和文件，一般性的改造项目资料均为短期保存。
4.3 文件资料的存档要求
4.3.1 文件和资料必须至少存到资料室一份，受控文件和资料加盖资料室控制号。
4.3.2 文件和资料存档时，必须填写《存单登记表》表明文件和资料的存档编号。
4.3.3 凡存档文件和资料必须加盖红色文件和资料级别，期限印章，成册的文件和资料级别，期限印章加盖在封面明显位置。
4.3.4 按文件级别，期限和种类分别妥善存放。
4.3.5 建立存档文件资料清单，供借阅时查询。
4.3.6 外购资料及参考书，必须在资料室存档后，经资料员，部门主管负责人在发票上签字，方可报销。
4.3.7 凡电子版资料，文档应有上报人填写登记表。注明电子版资料内容，存量经核实后存入资料室。
4.4 工程设计文件和资料存档要求
4.4.1 本制度4.3条适用于工程设计，技术文件和资料存档要求。
4.4.2 合同签订后，自召开工程交底会到工程验收完毕期间，所发生的与工程有关的文件和资料均为工程档案内容。
4.4.3 工程设计资料（包括工程设计图纸、细目、定额）在资料存档时，需建立资料目录。
4.4.4 合同签订前投标方案、设计技术文件和资料由工程设计部负责保管。
4.4.5 文件资料必须存放于通风良好的环境中，防止资料、文件发霉、虫蛀或腐蚀。
5. 各职能部门的文件、资料的交接保管
5.1 凡部门之间的来往文件、资料处上报资料室保管外，本部门的文件资料均应妥善保管。
5.1.1 凡涉及公司商业机密的文件，资料均有本部门负责人集中保管，电子文档应加密码保管。
5.1.2 本部门的人员均有义务保管文件、资料并不向外单位人员传播、泄露。
5.2 凡各职能部门的人员在公司内部调动，离开工作岗位前均应将属于个人保管的文件、资料交与本部门负责人登记造册、签收。
5.2.1 不符合公司制定的签收手续的，签收人有权拒绝签收，待条件符合后再予与签收。
5.3凡公司员工辞职或别解雇均应履行公司制定的有关文件、资料交接手续的有关规定。
5.3.1 该员工在离职前应将本人在岗位上的所有文件、资料上交与接受人，办理相关手续，上交文件包括文字资料，电子版资料，所使用的电脑中的所有资料。
5.3.2 离职员工不得擅自将本人使用的电脑中的文件资料删除或转移。如有此现象发生，接受人有权拒绝签收并将影响本人离职的经济收入。
5.3.3 离职人员不能将有关公司的商业机密携带出公司，凡有此现象的公司有权送交司法机关追究其责任。
5.3.4 凡需移交电子文档的员工均应在离开公司岗位前一周内移交清楚，列出移交电子文档的目录及内容明细。
以上公司对文件档案资料的管理制度，经由公司公司总经理审核批准后，下发个有关职能部门执行。
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