佛山燧明(穗名)外贸部门管理制度.doc

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外 贸 部 管 理 制 度

部门工作时间管理:

       正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:
       Am:9:00-----am:12:00
       Pm:1:30-----pm:6:00
签于外贸部门具有特殊的工作时间原因, 涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上晚上在办公室加班时间不超过21点，第二天上班时间不能超过10点。如果因为以上原因需要延迟到公司上班时间的，需要跟部门经理请假。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理

部门行政管理制度:

1.不得无故迟到，或早退。
2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。
3.不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，原则上不能在上班时间做与工作无关的事，比如聊天，上 网购物或者玩游戏，一经发现给予相应处罚。另外，对于使用MSN或者SKYPE等聊天工具与客户沟通的，每个业务员申请一个公司帐号或者ID,并显示在名片上。业务员离职后，需要把对公的MSN,SKYPE帐号和ID及密码上交公司统一管理。
4.不得上非法网站如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。
5.不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。
6.按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者，如有发现重罚,情节严重者,司法程序处理。
7.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。
◆以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，责其退出本部门。

部门请假管理制度:

1.有事需要请假的，需要提前提交请假单给部门经理批示。如非常情况可以事后补交请假单，否则视为旷工。
2.请假时间在三天内的，由部门经理批准。超过三天以上的，需要由经理办批准。
3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门相关通知统一执行。
4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。
5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。

部门电话制度管理:

1.不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。
2.一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟部门经理说明情况。
3.在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,燧明公司。可以帮到你吗?”
4.如部门任何业务电话响时，负责人不在位置上，要帮忙转接电话。
5.转接电话后必须帮忙所属业务员留下联络方式和信息，并转告所属业务员。
6.公司配备的工作手机，应保持24小时开机，应用于工作范围内并给予话费报销。
7.外贸部门的国际长途使用，基于公司控制成本考虑应该控制在合适范围内。
8.外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。

部门出差管理制度:

1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划跟费用预算申请，由外贸经理和经理办批准。
2.出差国内各大展会时由部门经理核实批准出差计划及审核出差费用。
3.出差国外展会时，费用必须由部门经理和经理办审核批准。
4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。
5.出差回来后三日内必须提交《出差总结报告》及《市场分析报告书》。

部门销售管理制度:

1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。
2.部门所有员工必须每周五（双休）或周六（单休）下班前交《工作周报》。超过3次不按时提交的，按绩效考核 扣罚。
3.部门所有员工必须在每月3号前交纳上一月的《销售总结报告分析书》。
4.部门所有员工必须在月底前将收集《客户信息资料表》，《下月工作计划》等相关报告交部门经理处。
5.由部门经理每月底向经理办交纳一份《月销售报表及下月销售方案计划书》。
6.所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售，不得私自改动方案及销售目的。
7.所有产品报价必须经部门经理核准后方可报出，严格执行公司报价制度。
8.部门所有员工必须准时出席周例会及月例会，特殊原因必须由主管批准。做好所有的会议记录进行归档（田恩霞负责会议记录）。每周五或周六下午不定期举行周例会，每月30日下午举行月例会(具体时间具体通知)。
9.销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的业绩考核挂钩，部门每季度会进行一次员工绩效考核。
10.邮件统一使用公司提供的企业邮箱，严格保守公司商业秘密。
11.对于客户新产品的询盘，业务员统一按照部门《询价表格》，发给采购部对应采购同事询价。
12.对于客户到访，参观，应该根据部门提供的统一表格，详细做好《会议记录》，并在会后统一发给相应负责人（1部交李莉，2，3部交赖经理）。
13.对于涉及公司银行帐号信息和资料的，业务发出银行资料之前，统一转换为PDF格式，再发出。
14.严格禁止业务员与公司供应商的直接联系，如有需要相关信息和资料，统一找采购部要。
15.对于公司目前实行的“一对一”培养制度，严格执行。
16.部门每季度会根据《绩效考核表》进行业绩考核。

部门设施管理制度:

1.部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.（1楼打印机以后统一归外贸部使用）
2.部门所需新申请相关设施由部门经理核准、经理办批准报采购部门。
3.部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准，特别是关于复印和打印的成本控制。
4.所在分部门的所有设施由分部主管进行监控使用职责。

部门激励制度：

Ⅰ薪资激励机制:
一.跟单员：
薪资(试用员工)=试用底薪+部门经理成绩考核评估+专业知识考核成绩
薪资(正式员工)=职位底薪+绩效考核(部门经理)+购买社保（转正后3个月内购买）+年终奖励
公司对于新招聘的员工，原则上先从跟单做起，待部门经理考核合格再调任外贸业务员，主管等。对于现有业务员，如果业务不精，公司将会安排其重新学习，从跟单做起，待部门经理考核合格后再重新调回业务员资格。

二.业务员:
薪资(正式员工)=职位底薪+绩效考核(部门经理)+业绩提成+年终奖励
[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成]
业绩提成：根据公司合同规定执行。

Ⅱ职业激励：
燧明公司会给任何一个有能力者提供一个平等,发展的职业舞台；能够为公司创造价值，替公司节省运作成本者，公司年底会给予相应的奖励。

部门其他相关费用制度：

1.通讯邮费
   1）由于海外邮递费用相对高,所以本公司实行,一般来样打样等费用都由客户支付,如果客户下单后,邮费可在合 同金额中扣除。
   2）国内邮递费用可根据来信对方付,去信我方付的原理执行。
   3）每单次邮递金额超过100/RMB以上者必须由部门经理批准签字，国外大件快递，金额超过500/RMB以上者必须由经理办批准签字。

 2.补贴费及报销费用
   1）一般情况下出差在国内展会者，餐费标准每人每餐最高不超过50元，交易会额外补助标准：每人每天50-100元不等。
   2）参加国际展会或国际商业调查者,必须由部门经理审核,报经理办批准，实报实销。额外补贴标准：每人每天50美金。

部门销售方针政策：

1.方针:团结合作,紧密向上,提升技能,共享繁荣
2.办公室文化：自由但规范；公平，透明，协作。
3.销售政策:
1）.充分利用网络功能,推广本企业品牌,维护企业品牌形象。
2）.在完成自己工作任务的情况下,帮助别人，共取奋进。
3）.加强公司产品学习，努力提升外贸业务谈判能力。
4）.严格执行部门统一的文件格式操作日常工作。
5）.采用企业统一签订的效的物流企业合作。
6）.最终采用品牌战术所有产品统一外贸价，低于标准一律要经部门经理批准。
7）.针对地区性的海外传媒及其它方式的广告投放支持。
8）.根据区域性的统计调查信息采取优惠待遇回点政策。

本制度从2012年6月1日起开始执行。

审核人:

审批人:

日期:

燧明电器有限公司

2012-5-15

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