办公设备管理管理制度.doc

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办公设备管理管理制度

第一章 总 则
第一条 为增强员工爱护公司财产的思想意识，维护办公设备的完整、安全和有效使用，避免损坏和丢失，保证正常办公和学习任务的顺利进行，制定本办法。
第二条 全体员工都应该自觉地爱护集团办公设备和物品。要建立各部门和各科室办公设备和物品登记制度，推行岗位责任制，做好经常的检验和维护工作，切实防止办公设备和物品的损坏和丢失。
第三条 本办法所称办公设备是指集团登记在册的计算机、空调、复印机、电话机、办公桌椅、办公文具等。
第四条 为了统一限量，控制办公用品规格，所有办公用品的购买，都应由集团固定资产管理部列出购置计划，报总裁批准后统一购置。

第二章 计算机管理
第五条 集团计算机的分配和使用按集团经理办公会议研究决定分配方案进行分配，使用前由总裁办信息办与使用人签订保管协议并交档案管理部存档。
第六条 若使用人工作调整或调离，在调整或调离前由计算机管理员核对计算机的配置，在核对无误后解除计算机保管协议。
第七条 计算机日常使用应遵循以下规定：
一、保持清洁卫生，下班后关闭计算机并切断电源；
二、必须按操作程序进行开关机操作，不得随意开关机；
三、计算机应避免阳光的直射，如有阳关直射时，使用人应及时拉起窗帘防止计算机被损坏；
四、严禁使用人在操作时饮食、吸烟，以免损伤计算机；
五、使用人暂时离机应退出应用软件或将计算机锁定；
六、使用人不准擅自打开计算机主机机箱；
七、不准擅自更改局域网IP地址；
八、不准让外来人员随意操作计算机；
九、有关操作口令不得告诉无关人员，自己的工作口令由个人保管。不得擅自更改、删除计算机中的文件；
十、公司档案文件、合同文件未经授权时严禁共享，严禁未经他人许可私自拷贝或传播对方文件资料等；
十一、外来软件需经信息办安全检查后，方可安装运行；
十二、要严格控制软盘驱动器和光盘驱动器的使用，以防病毒侵入网络系统，信息办定期清理；
十三、除计算机管理员外，未经允许任何人严禁拆装计算机及相关设备。
第八条 Internet网络使用规定：
一、计算机本着工作需要的原则接入公司内部局域网；
二、凡接入Internet的计算机必须安装防病毒软件，定时升级定时杀毒，发现感染计算机病毒应及时杀毒，未能杀除的立刻拔掉网线并通知计算机管理员予以解决，保证局域网内其他计算机的安全；
三、不准浏览色情、暴力、反动等不良信息，不准在上班时间打游戏、上网聊天或浏览与本职工作无关的网站；
四、不准在网上恶意传播计算机病毒及违法、违规材料文档，严禁在计算机上删、拷系统文件和应用软件，不得随意改变计算机的系统设置。
第九条 计算机管理员需定期巡查各科室计算机及相关设备的运行情况，查看系统文件、应用软件是否改动或删除，每月对单机、网络进行测试、杀毒。

第三章 日常办公用品管理
第十条 各部门、各单位应本着节约的原则领取、使用办公用品。
第十一条 办公文具用品由商务中心会同物资公司统一采购，由商务中心登记并发放。
第十二条 商务中心应对办公文具妥善管理，详细统计各部门、各单位及人员领用物品情况。
第十三条 领取办公文具应先向部门主管领导申请，批准后由商务中心发放。
第十四条 对于特殊场合使用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，物资采购部据此进行必要的调查后决定是否准予采购，如果一次采购价格总额较大，必须报请分管领导批准。
第十五条 商务中心须根据以往办公文具的使用量和各单位上报的使用申请，制定采购计划，保证供应。
第十六条 办公用品禁止私用。
第四章 其他办公用品管理
第十七条 打印、复印文件资料要办理登记手续，详细填写复印时间、份数、用途、经办人等。除某些特殊文件、材料外，所有打印、复印均要实行纸张的双面利用，节约成本。
第十八条 复印机及打印机在日常使用过程中，墨盒等易耗品用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作，必要时可以请专业人员进行操作。
第十九条 长途电话、传真机须配置专用记录表，逐次记录使用人、起止时间、联系事项。
第二十条 公司使用统一的办公桌椅，各员工应妥善保管、爱惜使用，不得故意损坏，并做到桌面清洁，保证美观。
第五章 办公用品购买、维修及报废程序
第二十一条 需添置新办公设备的，应由使用部门或个人提出书面申请，交部门主管领导审核后总经理审批，然后由固定资产管理部进行审核，并作出审核意见，经总裁批准后方可购买。
第二十二条 若办公设备出现故障确实不能使用时，在集团内部办公设备可以调换的情况下，应优先考虑调换，以实现资源的有效利用。
第二十三条 计算机在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人应及时联系信息办处理，确需集团以外的专业人员处理的，信息办应安排人员在场，并做好相应的维修记录。
第二十四条 其他办公用品在使用过程中出现问题的，使用人应及时通知资产管理部，根据实际情况安排相关人员处理。
第二十五条 办公设备的报废认定与处理。计算机、打印机、复印机、传真机、电话机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写《安徽鲁班建设投资集团办公设备报废审查单》（见附件），交信息办进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将审查单及待报废的办公设备交集团总裁办处置。
第七章 处罚、赔偿以及处理办法
第二十六条 一般办公物品损坏、丢失由使用人作出书面情况说明，报资产管理部处理。计算机等设备损坏丢失后，由信息办进行鉴定后报集团领导进行处理。对事故应认真吸取教训，采取有效措施，改进工作，要结合具体事故的处理，及时对有关人员进行批评教育或处分。
第二十七条 由于下列主观原因发生事故，造成办公设备或物品的损失，应予赔偿：
一、不遵守操作规程或不按规定要求进行工作的；
二、未经批准，擅自动用拆改办公设备和物品的；
三、粗心大意，操作不慎的；
四、由于其它主观原因造成办公设备和物品损失、丢失的；
五、公物私用或者保管不当造成损失、丢失的。
第二十八条 由于下列客观原因造成办公设备和物品损坏的，经过技术鉴定或有关负责人证实，可不赔偿：
一、因办公设备和物品本身的缺陷或因长期使用，接近损坏程度，在正常使用时发生的损坏和合理的自然损耗；
二、由于其它客观原因造成的意外损失。
第二十九条属下列情况，在确定赔偿金额时，按损失价值酌情减轻赔偿或免予赔偿：
一、按照操作规程进行操作，确因缺乏经验或技术不熟练，初次造成损失的；
二、一贯遵守制度，爱护仪器设备器材，偶尔疏忽造成损失的；
三、发生事故后能积极设法挽救损失，且主动如实报告，态度较好的。
第三十条 因事故造成仪器设备器材损失的，应先责令其当事人进行检查，按上述规定赔偿，并给予适当的批评教育或行政处分，以提高认识吸取教训。对不爱护办公设备和物品、不负责任、严重违反操作规程的，发生事故后隐瞒不报、推诿责任、态度恶劣的，损失重大、后果严重的，从重处罚。
第三十一条 因事故造成办公设备或物品损坏，属于几个人共同责任的，应根据各人责任大小和对错误认识程度，分别给予适当的批评或处分，并分担赔偿费用。
第三十二条 发生办公设备或物品损坏、丢失时，应及时向有关领导汇报，并查清原因。
第三十三条 因损坏、丢失办公设备或物品所缴赔偿费只能用于修理及购买办公设备和物品。
第三十四条 所有办公设备的使用和维护等情况，由综合管理部进行巡查，对发现违反上述使用规定的，第一次给予使用人警告处分，并由本部门负责人负责监督整改；第二次给予使用人10—50元的经济处罚，给予本部门负责人警告处分；第三次被发现者，各给予使用人和本部门负责人50-100元经济处罚，并通报批评。
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