公司邮箱管理规定.docx

文件编号：
邮箱管理规定
版本：1.0
页码： 6 / 5
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公司邮箱管理规定

分发号：
机要等级：□机密 □秘密 内部 □公开
文件评审记录
□总经办
□营销中心
□技术中心
□制造中心
□管理中心

□研发部
□设计部
□工艺部
□设备部
□品质部

□资材部
□采购课
□财务课
□行政部
□其他

文件类别
三阶文件
制定
审核
批准
文件编号

版 次
1.0
实施日期
2017-06-15
总页数
5页

修订履历表
制定
日期
修订
日期
修订前版本
修订后版本
修订页次
修订条文
修订内容
修订人
备注
2017.6.15

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新制订

一、目的
为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特制定本规定。

二、电子邮箱地址：
统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：1. Xxxxx.公司英文缩写 2.Xxxxx.公司英文缩写cn- 3.Xxxxx.公司英文缩写-（即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人名的第一个字母组合或英文名+姓的全拼
三、电子邮箱管理及使用方法：
3.1、 邮箱管理：行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等。
3.2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志）→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。
3.3、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”，以便及时处理公务。
3.4、 邮件撰写
（3.4.1） 称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。
（3.4.2）确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。
（3.4.3）表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。
（3.4.4）合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。
（3.4.5）使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。
3.5、 邮件发送
● 收件人：
是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
● 抄送：
一般是事件相关联系人。
● 密件抄送：
如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。
3.6、 邮件回复
（3.6.1） 所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。
（3.6.2） 不要随便点击全部回复。
（3.6.3） 转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发„„
（3.6.4） 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。
（3.6.5） 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。
3.7、 附件

（3.7.1） 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5M。
（3.7.2） 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。
四、不按规定使用的处理办法：
4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式
4.2、 邮件未回复
处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。
五、注意
5.1、 虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。
5.2、 对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。
5.3、 对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。