项目物资管理实施细则-文件-终稿.doc

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项目物资管理实施细则（试行）

第一章 总则
为了进一步规范物资管理业务行为，梳理物资管理操作流程，明确物资管理同项目技术、商务、财务之间的工作关系，在安装公司物资管理制度的基础上并结合公司具体情况编写此管理办法，具体包括计划管理、项目物资流转程序及物资挂账结算等内容。
第二章 计划管理
第一条 计划分类
项目物资计划主要分物资需用量计划、采购计划、分包领用(需用量)计划三类，其中项目物资需用量计划又分总需用量计划、月度需用量计划及补充需用量计划三类，各类计划按要求分别填报、会签、流转、存档。
（一）物资需用量计划：分总需用量计划、月度需用量计划、应急补充需用量计划
1、总需用量计划
项目部在接到施工图30天内，组织技术人员及时编报，总需用量计划是作为项目成本分析、物资采购策划、采购招标计划编制的必要依据，没有总需用量计划的新开工项目，由此造成的采购不及时由项目负责。
2、月度需用量计划
项目部根据施工进度计划，每月25日前要向公司物资采购部门编报月度需用量计划。月度需用量计划不仅仅指次月所需进场物资，还包括根据工程进度计划及供货周期需要提前订货、给业主报审及市场招标（联合招标）物资。月度计划在编报要求、数量、技术要求及进货时间都要明确，且具有唯一性。
3、应急补充需用量计划
由于设计洽商变更、月度计划遗漏等工程急需的物资，项目部要根据现场实际情况和体量大小给公司采购部门3~5个工作日的时间组织采购进货，项目部要说明增加计划的原因或提供设计洽商变更见证资料。
（二）采购计划
项目物资保管员依据项目库存情况及物资需用量计划于每月25日前编报项目物资采购计划，采购计划是物资采购部门具体实施采购的依据，要求签字手续齐全上报公司物资采购部门。
（三）分包单位领用计划
分包领用计划是分包队伍领用材料的依据，项目物资保管员在给分包队伍分发调拨物资前，必须要求分包单位提供项目签字有效的书面领用计划。
第二条 计划编报的具体要求
（一）填写要求
1、物资名称：
物资名称要标准并具有唯一性，同一份计划里同种物资不允许出现不同叫法或描述不清的现象。
2、规格型号
规格型号要按标准要求进行准确标注，各种材料的标注执行国家或行业标准要求，各类要标注型号、规格、压力等要求的物资，型号中不能反映材料材质的要注明材质，执行国标的要注明标准号。同类物资的规格按从小到大进行排序。
3、单位
必须统一使用国家法定计量单位符号，如：kg、t、m、m2、m3等，不允许出现捆、根、盘、箱等容易混淆的单位。
（二）编报流程
1、统一编号
总需用量计划不需要编号，只需注明项目名称和专业。
月度需用量计划按项目名称开头字母+专业开头字母+流水号（三位数）编号。
应急补充计划编号方法同月度计划，为便于区分，需在流水号后+“补”字。
物资采购计划按项目名称开头字母-采购计划四个字的大写开头字母+流水号（三位数）编号。
分包单位领用计划各项目自行编号。
同一项目跨年编号，不分年份，统一按流水编号延续直至项目竣工。
2、编报流转程序
各专业物资需用量计划编制人必须在“物资需用量计划流转记录台帐”（附件四）上签字，方能进行计划流转，保管员接收签字视为接收有效，接收日期视为计划有效编制日期，因计划编制不合格、计划流转没有进行台帐记录等情况均视为无效接收，由此造成物资进场延误由计划编制人负责。
物资需用量计划，一式3份，编制人自存1份，项目物资保管员1份，报公司物资采购部门1份（同时提供电子版一份），物资需用量计划要求签字手续齐全：编制人为专业技术员，审核人为项目总工，批准人为项目经理。
项目物资采购计划，一式2份，编制人自存1份，报公司物资采购部门1份，物资采购计划要求签字手续齐全：编制人为项目保管员，审核人为项目材料分管负责人，复核人为项目商务人员，批准人为项目经理。
分包物资领用计划，一式2份，分包队务自存1份，项目保管员1份，分包领用计划要求签字手续齐全，编制人为分包单位法人授权委托人，审核人为专业技术员，批准人为项目经理。
以上所有物资需用量计划和采购计划的电子版、扫描件、EXCEL表的流转途径必须是双方的个人邮箱，不允许使用QQ流转，各流转双方都应保存每次流转发送的邮件，以备日后查询，除填报要求不合格的计划视无效流转外，邮件发送日期视为计划的有效流转日期，责任到人。
第三章 项目物资流转程序
第三条 实物流转
项目物资验收人员：项目保管员、专业工程师、施工队人员，在厂家原始送货单上三人都要签字。
项目保管员主要侧重于物资数量、价格的核对及相关报验资料的清晰有效性验收，做好现场的检斤检尺纪录。对采购合同内的数量及计量单位的约定要做到心中有数，杜绝材料供应商在送货单上用不规范的数量单位及换算方式等。
专业工程师侧重于材料质量的把关，坚决杜绝不符合要求的材料进场。
劳务分包单位授权材料人员要在接货单上注明领料数量。
整个过程项目保管员要做好材料进场一览表的填写备案工作，厂家送货清单物资种类较多时，项目保管员可将送货清单复印后附到本表的后面，但要在材料进场一览表里有对送货单上的数量有锁定描述。
第四条 单据流转
（一）验收单据：项目保管员根据原始送货单据的数量与供货合同中的单价来审核供应商加盖供方财务章的结算清单或发票中的数量、单价及金额，核对无误时，项目保管员即可做入库账务处理、填写验收单。验收单的数量同原始送货单据的数量一致，单价同材料采购合同单价一致，验收单后要附原始送货单据。
（二）调拨单据
项目保管员根据进场验收时作业队签收的收料单上的数量分队伍做调拨单据，调拨计量单位同验收单保持一致。
（三）责任人的签字权限界定
验收单：材料负责人为公司物资分管负责人，验收人为专业工程师，经办人为项目保管员，记账人为公司财务人员。
验收单一式两联，财务和项目各存一联，项目保管员把原始送货单据及结算清单的原件要跟相应的验收单根据项目具体情况分月或分季度装订成册，并附有相应的检索目录。
调拨单：批料人为项目保管员或计划管理员，发料人为专业工程师，记账人为财务人员，收料人为项目分包队伍授权的的材料人员。
调拨单一式四联，项目两份（一份项目保管员在票据签字流转完毕后保存，另一份由分包队伍的材料委托人签字后保存）。财务两份。
第五条 财务挂账
每月18日前，材料保管员与财务成本员对各类单据的核对、移交，办理财务结算，同时做好交接手续的办理。
要求：验收单同结算清单或发票金额保持一致，调拨单同验收单的金额保持一致。验收单后附结算清单及发票，厂家结算清单及发票须有项目经理 、项目保管员、专业工程师的、商务经理的签字。
第六条 材料结算
材料商结算：项目竣工后，一个月内与材料供应商办理完材料结算，材料商应在结算核定单上加盖其公章；结算核定单后要附有原始送货清单及过程结算清单。
分包队伍结算：项目竣工后，一个月内完成跟分包队伍的材料结算，分包单位法人授权委托人必须在结算核定单上签字；结算核定单后要附有调拨材料清单明细。
结算核定单一式三份，项目部一份、合约部一份、财务部一份。
在完成与材料商和分包队伍的材料结算后，项目须在一周内出具本工程单位工程材料供应分析表（材料结算大表）上报公司物资管理部门，并要求相应人员的签字齐全。
第七条 其他
物资验收依据公司QSE文件要求要做到账面“三位一体”即料具台帐（使用物资管理软件的项目可以不做纸面台帐）、验收单、质量证明书的编号及登记要一致，验收及调拨要做到日清月结。
劳动安全防护等产品由项目安全员负责实物验收，项目保管员负责验收及调拨手续的经办。安全防护等产品要有购置发票、安全检测报告、产品合格证等加盖红章的见证资料。
由业主供应的材料也按本程序执行验收、调拨、材料标识等，但要在验收单上注明是“甲供”予以区别。
项目保管员要把各类计划、台帐、报表、验收单、调拨单、移交表等资料整理装订成册，保管员调离或工程竣工后移交公司物资采购部门，并办理交接手续。
第四章 物资采购合同履行及物资报表
第八条 合同履约
物资采购合同的履约主体为项目部，项目部不仅要按采购合同约定的条款，维护公司及项目的利益，也要按合同履行物资进场的催讨、物资质量的把关及材料款的支付。
项目保管员负责项目的合同台帐统计登记及报表，负责合同内货物定货的通知，项目保管员是定货通知单的唯一下发人并负责催货，下发依据是采购计划及合同，非项目保管员的定货通知单一律无效，送货单上必须有合同内的指定收货人的签字送货单才有效。
第九条 合同报表
根据第81号文之规定，项目部需报公司的报表有：
（一）物资管理计量检测统计表（季报）；
（二）效益情况分析表(季报)；
（三）工程材料月耗用（核算）报表（月报）；
（四）物料进出厂计量检测情况（月报）；
（五）单位工程材料供应分析表(工程竣工后报）。
月报在每月22日前上报公司物资部门，半年报在6月24日之前上报，年报在12月24日前上报。
第五章 剩余及废旧材料的处理
第十条
工程剩余材料在没有影响质量及外观的情况下原价退回给供应单位，合同及招标文件中都应有此项的描述。与材料商办理材料结算之前，保管员应根据物资买卖合同约定，及时与材料商协商退货事宜，并完善财务退库手续办理。
非易损临建剩余材料或可以二次利用的工程材料，在项目竣工一月内将剩余物资清单上报公司物资采购部门，由公司物资采购部门统一协调周转及二次利用，并协助项目办理退库手续。
工程剩余材料（包括安措材料），项目没有处置权，有私自处置的将追究其项目的责任，并在责任管理考核中给予处罚。
业主供应剩余材料也要及时办理退库，项目经理及专业技术员为主要落实和督办人，项目保管员为经办人。
本办法仅限公司范围内使用，本办法未尽事宜依照安装公司有关规定执行，如内容与公司文件相抵触，以公司文件为准。
第十一条 附件
一、 物资需用量计划表
二、 分包领用计划表
三、 物资采购计划表
四、 物资需用量计划流转台帐
五、 主要材料供应周期时间表
六、 进场材料情况一览表
七、 物资、财务、分包月对账会签单
八、 物资管理计量统计表
九、 效益情况分析表
十、 工程月耗报表
十一、 物资进出场检测表
十二、 单位工程材料供应分析表
十三、 材料结算核定单（对材料商、对分包队伍）
十四、 项目采购合同登记表
附件1-1：物资需用量计划表封面

物资需用量计划表

编 号：
工程名称：
专 业：

编制单位:
编 制 人:
审 核 人：
批 准 人：
编制日期：
附件1-2：
物资需用量计划编制说明
编制说明填写内容包括但不限于以下内容：
1、 根据哪年哪版图纸什么部位或哪份洽商变更编制。
2、 物资的主要使用部位及使用用途（比如地下车库电气预埋管、屋顶防雷接地材料）。
3、 所提物资详细的技术要求（招标物资的技术要求），此技术要求内容计划编制人必须根据图纸要求、施工规范、业主书面要求等认真提供，尽可能详细明确，还须经项目总工审核确认，如技术要求内容本说明栏填写不下，可单独附页，但此说明表里要作见附页提示。
4、 付款方式：
5、 货到具体地点：
6、 接货联系人： 技术联系人：
7、 随货必备报验资料：
8、 需作说明的其它内容。

精选文档
附件1-3：
物资需用量计划表
工程名称：

计划编号：

计划编制日期：

序号
材料名称
规格型号
执行标准/技术要求
材质
单位
数量
品牌
要求
有/无合同单价
标书价（业主批价）
项目推荐供货商及联系电话
使用部位
使用用途
进场时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

备注：有无合同单价是指公司物资部签订的合同单价

附件2-1：物资分包领用计划表封面

物资分包领用计划表
编 号：
工程名称：

领用单位： 分包单位名称
编 制 人： 分包单位法人授权项目物资负责人
审 核 人： 项目对口专业技术员
批 准 人： 项目经理
编制日期：
附件2-2：
物资分包领用计划编制说明
编制说明内容：包括但不限于以下内容
1、 计划号： （同计划封面编号）
2、 依据哪（几）份物资需用量计划(填编号)领用（向相关技术员索要）。
3、 叙述本计划主要物资用途。
4、 需作说明的其它内容。
5、 计划编制人签字： 同计划封面编制人

附件2-3：
物资分包领用计划表
工程名称：

计划编号：同封面计划编号
分包单位名称：

计划编制日期：同封面计划编日期
序号
材料名称
规格型号
执行标准
材质
单位
数量
使用部位
使用用途
进场时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

编制人： 审核人：

附件3-1：物资采购计划封面

物 资 采 购 计 划 （ZBA/QSE/CX10-4）
编号：

工程名称：

物资需用量计划编号： (涉及几份计划填几份计划编号)

编 制 人： 项目物资保管员 编制日期：

审 核 人： 项目总工 审核日期：

复 核 人： 项目商务经理 复核日期：

批 准 人： 项目经理 批准日期：

附件3-2：
物资采购计划编制说明

编制说明内容：包括但不限于以下内容
1、 计划号： （同计划封面编号）
2、 依据哪（几）份物资需用量计划（填编号)编制。
3、 物资的详细技术要求、性能要求等（由涉及技术员提供，可单独附页提供，比如阀门的技术要求，排气扇的技术要求等）。
4、 技术答疑联系人： 姓名（手机号）
5、 现场收货联系人： 姓名（手机号）
6、 计划编制人签字： 同计划封面编制人

附件4：
物资需用量计划流转记录台帐（AWB-05）
工程名称：
序
计划日期
移交日期
需用量计划编号
物资名称
页数
签字
备注
移交人
接收人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

说明：此表格一式两份，技术员1份，保管员1份，同时登记

附件5：
主要物资供货周期时间表
序号
物资名称
生产备货周期（天）
供货周期（天）
备注
一、给排水
1
钢材
3
8

2
衬塑钢管
5
10

3
不锈钢管
5
10

4
UPVC、PPR等塑料管
5
10

5
铸铁管
5
10

6
阀门类
10
15

7
管、配件
7
12

8
水表等各类计量表
10
15

9
卫生洁具
15
20

10
水箱类
10
15

11
水泵类
25
30

12
水处理设备
30
35

13
其它设备
30
35

二、通风空调
1
钢材
3
8

2
镀锌钢板
5
10

3
保温材料
10
15

4
风口、风阀、排气扇
15
20

5
静压箱、消声器
25
30

6
风机
30
35

7
风机盘管、VRV多联机
30
35

8
空调机组
30
35

9
冷水机组
30
35

10
其它设备
30
35

三、采暖
1
钢材
3
8

2
PERT、PE、PB等塑料管
5
10

3
电伴热及配件
7
12

4
阀门类
10
15

5
铜分集水器
10
15

6
暖气片
10
15

7
电热器
10
15

四、消防
1
钢材
3
8

2
阀门类
10
15

3
管、配件
7
12

4
消防未端产品
15
20

5
水箱类
10
15

6
消防水泵
25
30

7
其它设备
25
30

五、电气
1
钢材
3
8

2
钢制电线管及接线盒
5
10

3
PVC电线管及接线盒
5
10

4
电线
10
15

5
电缆
20
25

6
桥架
15
20

7
开关、插座
10
15

8
灯具
20
25

9
母线槽
30
35

10
配电箱（柜）
30
35

六、进口物资
1
一般不少于60天，按实际情况确定，项目需提前跟公司沟通确认。
供货周期：物资合理进场天数，包含正常的公司招标定货周期、产品生产备货周期、产品运输周期等。

附件6：
进场材料自检情况一览表 （R12-08）
项目名称：
序
材料名称
规格型号
单位
数量
产地厂家
质保资料名称
自检情况
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

专业技术员： 材料员： 日期：

附件7：
物资、财务、队伍票据 月度流转会签单（R12-17）
项目名称： 移交人 : 单位/元 移交时间或编号：
验收单/调拨单
验收单/调拨单时间
送货单位/分包名称
票据编号
票据数量
金额
财务核实金额
财务核实数量
发票号
发票金额
备注
会计转帐联

物资、财务交接明细

项目材料移交人签字：
项目分包接收人当月签字：
财务当月接收人签字：
本月验收单共 份，
金额 元。
本月接收调拨单 份，
金额 元
编号：
接收人签字：队别/姓名
时间：

本月财务接收验收单 份，
金额 元
时间
本月接收调拨单 份，
金额 元，
编号：
接收人签字：队别/姓名
时间：

本月调拨单共 份。
金额 元。
本月接收调拨单 份，
金额 元，
编号：
接收人签字：队别/姓名
时间：

本月财务接收调拨单 份，
金额 元
时间
本月接收调拨单 份，
金额 元，
编号：
接收人签字：队别/姓名
时间：

备注：此为样表，可根据实际情况调整行数

附件8：
年第 季度物资管理计量检测统计表
单位： 日期：

月份
项 目
物 料 进 厂
定额指标管理(向班组发料)
原 材 料 消 耗
备 注
应检量
实检量
检测率
应检量
实检量
检测率
应检量
实检量
检测率

检 斤(t)

检
m

尺
m2

m3

综合检测率

检 斤(t)

检
m

尺
m2

m3

综合检测率

检 斤(t)

检
m

尺
m2

m3

综合检测率

备注：所有的钢管钢板型钢都要以检斤的形式计量 审 核： 制 表：

附件9：
物资效益情况分析表
项目名称：
单位：元
序号
材料名称
规格型号
单位
业主认价情况
标书情况
采购情况

数量
单价
金额
数量
单价
金额
数量
单价
金额
差价
1

2

3

4

5

6

7

8

本月合计

自年初累计

说明：该表为月报，封面经材料人员、商务人员、项目经理签字后传真至合约部。差价=业主认价情况+标示情况-采购情况。该表自年初累计，一月份的数据应补到二月份报表中。

附件10：
工程材料耗用(核算）一览表
填报单位： 日期：
序号
材料名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
收入来源

耗用分析
库存
票据号
自购
甲供
调入
上月结转

单价
数量
金额
单价
数量
金额
数量
金额
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

本月合计

自年初累计

附件11：
物料进场计量检测情况表
单位：
年月日

序号
物料名称
计量单位
应检量
实检量
检测率
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

合计：
物料进场计量检测率：
单位：

填表：
说明：该表为月报，时间为次月5日前。其中 检斤（t）：金属材料，水泥，油漆涂料，焊材等的吨位汇总。
检尺（m）：电线电缆等需要检尺的材料。
检尺（m2）：需检尺的玻璃等的总合。
检尺（m3）：需检尺的木材、保温材料等的立方数的总和。

附件12-1：
项目材料设备结算综合核定单
品名

品牌

供货单位
(盖章）

合同额：

已开发票金额：

到货金额：

已付货款：

结算金额：
（见供货清单附件)
尚欠货款：

合同内涉及商务内容的相关条款

会 签 单 （签署意见可加附页）
审核审批人员
审核内容
审核意见
签字
项目保管员
验收、调拨、剩余材料退货是否办理完毕、与财务对帐清楚，是否有超合同供货，超购量比例或数额。是否有执行供货合同出现纠纷现象。

项目材料负责人
对上述内容的审核及补充意见

项目专业技术员
供方提供的质量证明文件是否合格，是否有供货拖延、产品质量问题影响施工，存在问题是否已解决，是否存尚在质量隐患，是否有超计划供料，是否有为施工队代供附材。

项目商务经理
因质量问题导致返工、修改造成损失、临设费、水电费、配合费由我司配合垫付、为施工单位代供附材等是否结算清楚，有否明显的超预算供料情况，。

项目财务负责人
验收、调拨、合同、发票是否齐全，是否与供应商、分包商对账完毕，欠款是否准确。

项目经理
对上述各部门审核内容进行复核，综合部门意见后，做出综合审定结论。

公司合约部
对项目审核意见的复核

附件12-2：
单位工程材料供应分析表（YWB-06）

工程名称： 填表人： 时间：
材料名称 A
规格型号B
单位 C
单价D
进货数量
耗用分析
耗用合计H
库存J
进货金额
耗用金额M
库存金额N

甲供 F
自购G
单价
数量
金额
单价
数量
金额
甲供K
自购L

说明：该表要求工程竣工后7个工作日内完成，同种规格型号的材料数量要进行汇总，对于出现多次不同单价的同种材料汇总时单价要用加权平均价，计算方法为该种材料的总金额/总数量。该表要求发邮件到物资部邮箱，封面要复印件或传真，封面要有材料人员、相关财务人员和项目经理共同签字。

附件13：
项目材料设备调拨综合核定单
分包单位：(盖章）

分包合同编号

调拨金额（后附调拨汇总表）

合同内涉及材料的相关条款

会 签 单 （签署意见可加附页）
审核审批人员
审核内容
审核意见
签字
项目保管员
调拨、剩余材料退货是否办理完毕、与财务对帐清楚。

项目材料负责人
对上述内容的审核及补充意见

项目专业技术员
是否有材料超领、材料丢失等现象。

项目商务经理
对上述内容的审核及补充意见

项目财务负责人
调拨、对账是否完毕。

项目经理
对上述各部门审核内容进行复核，综合部门意见后，做出综合审定结论。

公司合约部
对项目审核意见的复核

附件14：
物资采购合同台帐
编报单位:
填报时间：
单位：元
序号
合同编号
供货单位名称
物资名称
签约时间
合同金额
登记时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

登记人：