11超市连锁合同管理办法.doc

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辽宁兴隆超市连锁有限公司合同管理工作实施办法
（征求意见稿）

根据集团对合同的管理要求，结合辽宁兴隆超市连锁有限公司（以下简称“超市连锁”）具体工作内容，特制定合同管理工作规范。将把合同管理的相关规范作为考核采购经理的其中一项指标，评议内容包括与供应商签订的合同文本返回数量、供应商的证件、供应商资料的完整程度等。
合同文本数量指各品类采购经理与供应商签订合同文本的数量。
供应商证件指与超市连发生业务往来的组织或个人须提供的详细资料。（具体要求见附件1）
供应商资料完整程度包括各品类所有与超市连锁合作供应商档案资料、合同审批表的填写完整及签字清晰、会议纪要。（见附件2、3）
一、 合同管理的具体考核办法（例）
1、对合同签订人员的考核：
合同文本已返回数量
本品类供应商总数 （60%）
合同文本分数
供应商证件数量
本品类供应商总数（20%）
证件分数
供应商档案数量
本品类供应商总数（20%）
供应商资料分数
合计
20
50
0.24
20
50
0.08
20
50
0.08
0.4
合同文本所占比重=合同文本已返回数量/本品类供应商总数 *60%
供应商证件所占比重=合格的供应商证件数量/本品类供应商总数 *20%
供应商档案所占比重=合格的供应商档案数量/本品类供应商总数 *20%
合计项分数高的排名在前，如合计分数相同，则按照合同文本返回分数做比较；如前两项分数一致，则按照证件分数做次之比较；如前三项分数相同，则按供应商资料完整作为标准。
考评每两个月进行一次（如果两个月内没有合同签订事宜则按照每开店一次考评一次），考评结果计入绩效考评。
注：同一供应商在不同品类应按照品类分别签订合同；同一供应商的不同税率签订一份合同即可；无合同将不予结款。
2、对合同员的考核：
对于合同员全年度的合同返回数量占已返回合同总数的90%为合格，95%为良好，98%为优秀； 合同证件返回85%为合格，90%为良好，95%为优秀；供应商资料的完整返回95%为合格，97%为良好，98%为优秀。
二、存档及分类
1、合同签订的标准
目前，所有超市连锁所辖区域的门店包括但不限于鲲鹏店、老瓜堡店都将以超市连锁名义签订合同，门店不能以自己名义私自对外签署合同。同一供应商与超市连锁各品类进行合作，我们将根据各品类与供应商分别签订合同。
2、 存档
按照超市连各个品类分别进行保管，目前在各门店的分类总计18种分类。分别是⑴休闲食品类 ⑵炒货特产类 ⑶烟酒健类 ⑷酒水饮料类 ⑸粮油类 ⑹调料类 ⑺蔬菜类 ⑻熟食类 ⑼水果类 ⑽冷冻类 ⑾冷藏类 ⑿鲜活类 ⒀肉蛋类 ⒁糕点类 ⒂洗化类 ⒃家杂品类 ⒄文化用品类 ⒅针织床品类。
三、借阅（建立借阅登记本，不分内外部借阅）
建立借阅登记本，借阅先登记，确定返还时间，原则上只允许内部借阅，特殊情况特殊申请。
四、销毁
供应商的证件按照提供证件的年度，经过2年后方可销毁。合同文本须经过3年销毁。
五、合同的变更
合同的变更主要包括合同文本、合同费用及合作条款的变更。
1、合同文本的原则上使用超市连锁的合同文本范本。如使用对方合同范本原则上需经过集团法务部的审核后，经过公司主管领导同意后后即可对方签订合同。如对我方提供的合同文本提出修改，公司主管领导同意后即可签订合同。（见附件2）
2、合同费用具体变更流程见 （附件4：具体业务办事流程）
签订合同的主体变更
①更换代理商由A变成B：
按照B新进供应商签订处理即新签供应商；同时将原有A供应商作废；
②如供应商属自然变更，即供应商提供工商行政管理部门的提供的变更材料，即采购 经理填写合同异动单。签字程序：采购经理申请—公司主管领导审批—财务主任签字。
填写合同异动单的适用范围：更换代理商/长期扣点变更/费用的增减/厂家开户行、账号、税号变更（提供相关部门的证明）都需填写合同异动单，签字程序适用合同补签签字流程。（见附件4）

超市连锁公司
2010年9月3日

附件1：集团业务部《签订合同所需要的证件》
（一）营业执照（即营业执照副本，须有当年年检或新办的营业执照）
（二）税务登记证（国税、地税）一般纳税人（小规模纳税人）资格证书。
（三）质量检验报告（服装类要提供成衣检验报告及面料检验报告，检验报告要加盖检验部门的红章或照片）
（四）授权书（不是生产商与我们直接合作的厂商，应提供生产商授权代理商的授权书）
（五）生产许可证书（实施生产许可证的产品，食品、家电、化妆品等）
（六）经营许可证书（药品、影碟、酒等）
（七）免检证书（获得质量免检的商品）
（八）卫生许可证书（化妆品、食

品、药品等）
（九）ccc认证证书（家电、电线、插座、插头、电话、儿童玩具等）
（十）QS认证证书（米、面、油、酱油、醋、速冻食品、膨化食品等）
（十一）价格表（价格表要加盖生产厂家红章。）

附件2：集团法务部《 关于合同审核的相关规定》
集团各部室、各经营公司、各企业： 集团法务部已经成立，为规范各部室、各经营公司、各企业的合同签订，防范法律风险，以及更及时、有效的提供服务，现对合同审核工作做如下规定：
一、 合同审核范围
1、 集团各部室、各经营公司签订的各类合同，不论合同金额大小均须经法务部审核。
2、 各企业签订的需报集团领导签批的合同，须经法务部审核。
3、法务部成立前，已经律师审核并制定的格式合同（包括租赁合同、经销合同、联营合同、采购合同等），法务部不再审核。
二、合同审核内容
1、 审核合同的完整性，审查合同中是否包含明确的双方当事人、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、方式及地点、违约责任及解决争议的办法等条款；
2、 审核合同是否存在合同陷阱及合同漏洞；
3、 审核合同的有效性及合同中是否存在可能导致合同无效的条款；
4、 审核合同的语言是否规范；
5、 审核合同是否存在法律风险。
6、 但合同中有关合作对象及合同标的（包括但不限于采购品种、规格、型号、技术标准等）、价款等属于业务范围的内容，法务部不予审核。
二、 合同审核时限和方式
1、一般合同，法务部在收到合同及完整的辅助材料后2个工作日完成。
2、重大合同，法务部须与常年法律顾问会审的，在收到合同及完整的辅助材料后5个工作日完成。
3、法务部通常以书面法律意见书的形式出具审核意见。
三、 合同审核流程
1、 集团部室、经营公司需审核的合同，应由部室或经营公司的领导签字后报法务部审核。
2、 企业需审核的合同，在企业内部按企业的办事程序申请，报法务部审核应有企业分管执委签字同意。
四、 合同审核要求
各部室、经营公司、企业在向法务部提交合同时，必须按以下要求进行：
1、 合同的全部附件和其他相关文件；
2、 如有前期合同或关联性合同，应一并附上；
3、 合同应同时提供电子版及书面版；
4、 必须保证所提供材料的真实性和准确性。
集团法务部
2010年3月26日

附件3：集团业务部《关于协议审批表在填写时的几点说明》

协议审批表是业务人员与供货商在签订正式合同前，流通于企业内部的一种审批程序。为增加品牌引进的实用性，结合经营公司意见，新年度增加了“品牌概况及合作方概况”一栏。为避免业务人员在合同谈判过程中存在循私舞弊现象，新年度协议审批表中增加了“参与洽谈的其他人员姓名及职务”一栏。8月19日，业务部在检查中发现部分企业的业务人员对协议审批表的填写还不够重视，仍存在以下问题：
1、 帐号、税号、开户行等涉及到厂家结款的信息未填写（城南店）。
2、 新进品牌的“品牌概况及合作方概况”填写不全（普遍存在的）。
3、 参与谈判的人员未签字（铁岭兴隆百货）；
4、 部经理未在协议审批表上签字（铁岭兴隆百货）。
另外，8月10日业务部下发了业务人员与厂家谈判的几点要求，内容如下：
1、 合同签订前的谈判、合同履行中合作条件的变更、品牌撤场前的谈判等，都要有纪要。
2、 纪要包括但不限于会议记要、谈判记要、招投标决议等。
3、 纪要具有实时性。业务人员（至少2人以上）与厂商当天谈完、当天记录，最好双方均有签字。
4、 纪要可手写、机打、内容长短不限，但必须保证有并完整存档。
业务部对品牌进场、撤场、合同异动及临时合作品牌做如下要求：
1、 协议审批表：要求信息填写完整，确实不能填写的要划掉。参与谈判的人员亲自签字。新品牌进场或合同内容长期变更（如扣点、相关费用、经营方式等）时，谈判纪要需附在协议审批表后一同审批。对于没有谈判纪要的，业务处审批时处长不可以签字。
2、 撤场申请单：品牌撤场时，谈判纪要需附在撤场申请单后一同审批。对于没有谈判纪要的，业务处审批时处长不可以签字。
3、 合同异动单：合同内容变更（品牌加密、短期内扣点变更等），不需要重签合同的，也要将谈判纪要附在合同异动单后一同审批。对于没有谈判纪要的，业务处审批时处长不可以签字。
4、 合同文本：所涉及到的费用要在小写数字的前面用¥封头。
5、 临时引进的品牌：对于各企业在活动期间临时引进的新品牌，由于合作期间较短，所以各企业可以只签协议审批表出码，但仍按新品引进程序签批到集团经营公司，且厂家要在协议审批表上签字确认“扣点及费用”，并按手印。
6、 对于其他性质的谈判纪要，如活动期间业务人员与厂家谈的活动力度等，商场每月月末统一交到业务处存档。
合同员要对本年度的协议审批表自检自查，对填写不全的进行完善。自8月10日起，业务人员与厂家进行的任何谈判若没有会议纪要的，要尽快补上，业务部会到各企业进行检查，对违反规定的对相关责任人进行处罚。
对于以上的问题，各企业业务处要传达到企业总经理、企业营运经理及前线每个业务人员。

集团业务部
2010．8．20

附件4：具体业务办事流程
新签订合同（本次签订合同）
填写供应商登记表（提供相关证件）--协议审批表（提供厂家新品报价单及新品通知单）--采购主管--合同员审核证件--采购处长--公司主管领导--结算科长--公司录入中心录入--合同员及结算科长共同审核合同文本并存档
新签订合同（常规）
填写供应商登记表（提供相关证件）--协议审批表（提供厂家新品报价单及新品审批单）--采购主管--合同员审核证件--采购处长--公司主管领导--结算科长--公司录入中心录入--合同员及结算科长共同审核合同文本并存档
合同续签(不低于同期)
填写续签合同对比表（厂家提供新年度证件）--填写协议审批表并提供原合同号并注明续样--采购主管--合同员审核证件--采购处长--公司主管领导--结算科长--连锁录入中心录入--合同员及结算科长共同审核合同文本并存档
合同续签（低于同期）
填写续签合同审批表（厂家提供新年度证件）--填写协议审批表并提供原合同号并注明续样--采购主管--合同员审核证件--采购处长--公司主管领导--总经理--结算科长--连锁录入中心录入--合同员及结算科长共同审核合同文本并存档
合同补签（不低于同期）
厂家提供新年度证件--填写合同异动单--采购主管--合同员审核证件--主管领导--结算科长--公司录入中心录入--合同员审核合同文本并存档
合同补签（低于同期）
厂家提供新年度证件--填写合同异动单--采购主管--合同员审核证件--主管领导--公司总经理--结算科长--公司录入中心录入--合同员审核合同文本并存档
合同终止（厂家提议）
厂家提出终止合同--采购主管书面通知结算科长停止结算--采购主管填写合同终止申请--采购处长--公司主管领导--公司总经理--公司录入中心录入--合同管理员存档
合同终止（我方提议）
采购主管填写合同终止申请--通知结算科长停止结算--采购处长--公司主管领导--总经理--公司录入中心录入--合同管理员存档

超市连锁公司
2010. 6.30
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