业务应酬费报销制度.doc

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【MEMORANDUM公函】
To：各部门 日 期：2013年5月20日
From：财务部 编 码：XZ-2013/5/20/12
事由：业务应酬报销制度 页 数：共4页
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【MEMORANDUM公函】
To：各部门 日 期：2013年5月20日
From：财务部 编 码：XZ-2013/5/20/12
事由：业务应酬报销制度 页 数：共4页

为规范业务应酬费用报销的程序，严格控制业务应酬费用，加速审批周期，提高工作效率，制定酒店业务应酬费报销管理规定。

申请及审批程序：
1、执行人原则上限于经营班子和职能部门经理人员、销售人员，其他人员必须取得授权后方可宴请。
2、执行人必须按《业务宴请申请表》（附表1，一式二联，财务联和部门联各一）内容详尽填写，审批后方可执行。部门留存，便于核对、控制接待费用额度。财务联在内部接待时交收银结帐，外部接待时交会计主管报销。
3、部门总监或经理在签署时须审查宴请申请之必要性与费用预算等因素。
4、《宴请申请表》经部门负责人签署后必须由财务经理、总经理审批。经审批后《宴请申请表》送回有关部门执行。
5、每月招待费的使用必须控制在月度预算内，不允许超过当月预算，由财务控制费用进度。

业务应酬费的使用范围：
1、业务招待、宴请首先考虑在酒店内执行以望最大可能降低费用 ；如在店外执行，必须事先请示总经理，经同意后方可进行。
2、业务应酬费在这里限接待餐费、烟、酒、糖、水果，以及非公司统一订购的礼品费用。
3、应酬费用执行标准（店内店外）如下：
A类：人均200元，限于A类VIP，主管酒店行业的各职能部门领导，重要攻关活动。
B类：人均100元，限于B类VIP，主管酒店行业的各职能部门工作人员，一般应酬活动。
C类：人均50元，限于C类VIP，及各种情况下普通的工作餐。

店内宴请招待执行及报销程序：
1、消费标准须严格按照已审批之预算标准执行。
2、原则上实际消费金额不得超过消费申请额，如因事前无法预见或紧急情况等原因造成超额需在事后以书面报告说明，该说明须经部门负责人、财务经理、总经理审批签署后方为有效。
3、所有接待帐单必须由执行人签字确认，附已审批“宴请申请表”，否则收银和审计将不予受理或转入签单人的私人帐上，当月从签单人的工资中全额扣除。
4、超额部分经总经理签批的费用归属批复入总经理或部门交际费，未批复的超额部分从部门责任人的工资中扣除。
5、特殊重要接待活动发生的交际费用，由财务经理、总经理联签单据，费用的归属按总经理的批复处理；未由总经理签批的，需以报告的方式报财务经理及总经理审批。
6、所有交际费用，如因情况紧急，可在电话请示财务经理和总经理后先行招待，次日再补签相关招待手续，单据留补签的时效为发生日后三个工作日内，签回财务部做帐务处理，超期财务将转为私人帐，全额从经办人工资中扣除。
7、每月月终，审计应将留存于该处已由经办人签认，但尚未办理审批手续的帐单，全部列表连同帐单，一式两份，一份送人力资源部，一份交会计主管挂帐。被其所消费的金额要在签单者当月工资中扣回，由人力资源部门办理。

酒店外宴请招待执行及报销程序：
1、消费标准须严格按照已审批之预算标准执行，未超额度的直接到费用会计处报销即可。
2、原则上实际消费金额不得超过消费申请额，如因事前无法预见或紧急情况等原因造成超额需在事后以书面报告说明，该说明须经部门负责人、财务经理、总经理审批签署后方为有效。
3、出差期间确因业务需要宴请时须行电话请示财务经理和总经理，同意后方可执行，差旅完毕返回酒店工作５日内，须填列《宴请申请表》补办申请手续，并在申请表中注明电话请示情况。
4、经办人及时填写《费用报销单》,附上后审批的宴请申请表、所有的原始发票。由部门负责人核签后，交财务部费用岗会计核实，经会计主管复核后，最后报财务经理、总经理审批。具体审批流程如下：

会计主管

部门经理

业务经办人
填制《费用报销单》 业务审核

酒店总经理

财务经理

会计核算审核 财务管理审批 批准

出纳付款

会计主管

编制凭证

试餐：
1、餐饮部因业务需要到其他酒店试餐，需事先填写“外出试餐申请表”（附表2），经财务经理、总经理批准后，方可前往，试餐后填写外出试餐情况报告。
2、试餐费用每月不得超过1000元人民币，超标或特殊情况须以报告方式呈总经理审批后方可报销费用。
3、经办人报销试餐费用，填写《费用报销单》，附上《外出试餐申请表》、《外出试餐情况报告》、原始发票，报总经理审批后到财务部办理报销手续。

本制度经酒店批准后开始执行。

泓天大酒店宴请申请单(附表一)

部门申请人

接待地点

日 期

人数

标准

时间

应酬对象(单位、姓名)

应酬原因

酒店参加人员

部门经理意见

财务经理签批

总经理签批

注：一式二联 第一联：交财务 第二联：部门留存

泓天大酒店外出试餐申请单(附表二)
部门申请人

试餐地点

日 期

人数

标准

时间

酒店参加人员

注：一式二联 第一联：交财务 第二联：部门留存

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【MEMORANDUM公函】
To：各部门 日 期：2013年5月20日
From：财务部 编 码：XZ-2013/5/20/12
事由：业务应酬报销制度 页 数：共4页
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