村镇银行档案管理制度模版.docx

档案管理制度
1、 文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收： a.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。b.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。c.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
2、 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理： a.中文横写文件以左方装订为原则。 b.左方装订应对准左上角理齐钉牢。c.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
3、档案分类
a.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门类别区分，部门区别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 b.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。c.同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，案件归档时依序编号、登录以便查考。
4、档案名称及编号
a.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。b.各级分类、卷次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多、寡及增长情形而斟酌决定。c.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。d.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。e.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
5、档号编定
a.如有新档增加，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。b.档案如可归属前档案，应查明前档案的档号予以同号编列。c.档号以一档一号为原则，遇有一档叙述数事或一档归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。d.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
6、档卷清理
a.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。b.每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管领导报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。c.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应在“ 收（发）文登记单”表明保留文件，并注明部分销毁日期。
7、调卷程序
a.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管（经理以上）核准后持向管档人员调阅。b.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之前进行提醒，以备及时收回。c.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。d.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
8、档案的保密
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
9、档案库房管理
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
11、档案鉴定、销毁
1.根据《档案法》及《档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
12、档案保管统计
一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。