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重要单证管理办法

第一章 总 则

第一条 为防范经营风险，规范重要单证管理，实现单证管理工作的规范化、系统化，特制定本办法。
第二条 本办法所指重要单证包括保险单、批单、保险卡、保险标志、激活卡等重要业务单证和发票等重要财务单证。
第二章 组织管理

第三条 重要单证管理岗位设置
（一）各级机构必须设置单证管理岗，配备单证管理人员。单证管理人员必须为与公司签订劳动合同的人员，人员若有变更须办理交接手续，并及时上报至上级单证管理人员处。
（二）重要单证管理人员在单证管理系统中实行工号管理，须对个人工号和密码妥善保管，不得串用、借用，离职后须将工号及时删除。
第四条 重要单证归口管理部门
（一）总公司计划财务部负责制定和完善重要单证管理办法并落实监督；提出单证管理系统设计与改进需求；操作总公司单证管理系统；组织对分公司单证管理相关人员进行培训；负责重要业务单证征订、印制、发放、核销、销毁等管理；监控单证管理指标，组织开展专项检查；完成其他单证相关工作。
（二）分公司计划财务部
负责落实总公司单证管理制度要求；组织辖区单证管理相关人员的培训工作；负责检查所辖机构单证管理工作；负责单证申印、入库、盘点、调剂、回收停用单证、归档已用财务单证、费用结算等工作；负责空白停用单证的销毁；完成上级交办的其他单证管理工作。
第五条 重要单证职能部门
（一）总公司业务管理部门
负责落实总公司重要单证管理办法相关要求；实施新版重要业务单证的设计及版本登记工作；维护单证业务预印印章；告知单证归口管理部门已停用重要单证信息；确定新增单证的印制数量；完成公司安排的其他单证管理工作。
（二）总公司信息技术中心
负责确保录入业务系统的单证能够在单证管理系统核销；对有关单证管理程序进行开发及维护管理；从技术层面上支持总公司计划财务部完成其他单证相关工作。
（三）分公司业务管理部门
负责协助重要单证归口管理部门确定单证的申印数量；协助完成单证管理培训工作；按月盘点领用的单证；完成已用业务单证的归档；检查本级及下级机构单证使用情况；协助完成已停用单证的清收工作；完成公司安排的其他单证管理工作。
（四）三级机构单证管理职能部门
负责执行上级公司单证管理制度；负责对辖区单证管理员进行培训；完成单证申印、发放、盘点工作；负责回收已停用空白单证，并及时上交至分公司；负责完成已用业务单证的归档；监控各项单证管理指标并及时预警，对辖区内单证管理情况进行检查；完成其他单证管理工作。
（五）四级机构单证管理
负责执行上级公司单证管理制度；负责单证申印、发放、盘点工作；监督检查出单员及中介机构单证盘点工作；完成其他单证相关工作。
第六条 单证使用人主要职责
（一）单证使用人(下同)包括所有申领重要单证的人员。
单证使用人要妥善保管已领用空白重要单证；必须在公司经营网点以及合法的代理点，通过公司的核心业务系统打印保单，及时整理缴回已使用单证；因过失导致单证损毁的，按照公司相关规定予以赔偿；离职时必须办理交接手续；完成公司安排的其他单证管理工作。
（二）单证使用人禁止事项
单证使用人不得利用已领用单证从事违法违规行为；确保已出具的保险单证内容与核心业务系统数据一致；只能签发或销售自身领用的重要单证，不得向其他机构和个人转借重要单证。

第三章 重要单证的流程管理

第一节 单证设计
第七条 重要业务单证的样式由总公司相关业务管理部门（车险部、非车险部）制定设计，总公司产品与精算部负责单证清样的核对，核对无误由产品与精算部和相关业务部门共同签字确认后，可进行后续印制。
第八条 总公司业务管理部门负责将改版停用单证的信息及时告知公司计划财务部。对新单证启用的时间、旧单证作废的时间、新旧单证交替使用的时间由总公司业务管理部门和计划财务部共同商定。
第九条 重要业务单证的设计必须符合行业监管部门及公司重要业务单证设计规则。

第二节 单证印刷
第十条 重要业务单证的印制权在总公司，严禁其他任何单位和个人印制重要业务单证。
保险费专用发票根据税务机关要求到当地税务机关申购。凡税务机关允许在上级机构所在区域申购发票的，必须由上级机构统一申购后发放使用。
第十一条 各级机构定期根据辖内重要业务单证库存数量、历史用量、业务发展需要，合理确定单证印制数量，逐级上报至总公司计划财务部，完成计划征订。

第三节 单证保管
第十二条 分公司单证管理岗人员负责单证实物的验收入库，填写《重要单证验货收货单》，发送至总公司计划财务部进行入库确认。
第十三条 各级机构应设置具有安全保障的重要单证专用保管库房或专柜，配备必要的防范器材，做到防盗、防火、防潮、防虫咬和防丢失。

第四节 单证发放与领用
第十四条 重要单证由各级单证管理岗人员逐级发放，相关信息及时录入单证管理系统，并严格办理重要单证领用手续和台账登记，做到账实相符。
第十五条 重要单证领用实行“限量领用、限期核销”的原则。二、三级机构每次领用量以不超过三个月的用量为限，四级机构每次领用量以不超过1个月的用量为限，领用单证超过一个月仍未使用完毕的，须收回重新办理领用手续。
第十六条 各单证使用人应直接向公司单证管理人员申请领用单证，代领单证的须有书面授权，并对被授权人的单证领用行为负全责。

第五节 单证核销
第十七条 重要单证核销管理分为使用核销与非使用核销。使用核销指打印出单系统自动核销、补录出单手工核销及单证作废；非使用核销指单证丢失、单证毁损及单证销毁。
第十八条 重要单证使用核销
重要单证按印刷号由小到大顺序使用，各联次一次套写或打印；定额或手工出具的单证及时补录核销；作废单证各联次加盖作废戳记，并在系统进行作废核销登记。
第十九条 重要单证非使用核销
（一）重要单证损毁
因运输、水渍、火灾等原因发生的单证毁损，应在3个工作日内逐级上报总公司审核。总公司核准后作销毁核销。监制单证损毁应向当地监管机构或税务机关报告。
（二）重要单证遗失
单证遗失机构应于发现遗失之日起3个工作日内在省（自治区、直辖市）级以上报刊刊登遗失作废声明，刊登遗失声明的报刊须保留，被盗遗失须出具公安部门相关证明，及遗失处理意见，逐级上报分公司审核，分公司核准后在单证系统作遗失核销处理。遗失监制单证，应向当地监管机构或税务机关报告。
（三）重要单证销毁
对改版、过期停用的空白重要单证一个月内办理退库手续，集中到分公司管理。分公司单证管理员汇总后报总公司审核，总公司核准后，实施单证实物销毁，并在系统内作销毁登记。销毁监制单证，应向当地监管机构或税务机关报告。

第六节 单证归档
第二十条 使用后的重要单证副本必须归档保管，要求如下：
（一）保单、批单、发票的业务联（保险人联）、作废发票全套、作废保单全联次作为承保档案由业务管理部门装订保管。
（二）保单财务联、批单存根联、发票存根联由重要单证管理人员装订保管。
第二十一条 重要单证归档时要先进行装订，具体归档要求按照公司档案管理办法的相关规定执行。
第二十二条 各级单证管理和使用部门必须建立重要单证盘库清点制度，按月对重要单证进行盘点，填制《空白重要单证盘点表》，并逐级上报。

第四章 代理机构及个人代理人单证管理

第二十三条 各级机构不得将重要单证发放给未取得签单资格的代理机构和个人。
第二十四条 代理机构及个人代理人单证领用、使用与回收管理
（一）对于初次领用保单的代理单位及远程出单点，业务人员应填写《代理单位及远程出单点重要空白单证审批表》，经同级单证管理部门经理审核同意，方可领用保单。
（二）代理机构、个人代理人中止为公司代理业务时，应结清全部库存重要单证。
（三）代理机构或个人代理人发生单证遗失、损毁时，应要求代理机构立即通知单证归属公司，说明原因，出具责任认定书。管理部门应立即采取措施，按相关规定进行后续处理。
第二十五条 代理机构重要单证盘点
代理机构重要单证盘点工作由归属机构单证管理人员负责，盘点结果由单证管理人员签字确认。

第五章 责任追究

第二十六条 对发生的重要单证盘亏和遗失，由责任人写出书面情况说明，报本级公司领导，并逐级上报公司重要单证管理员处；刊登遗失声明的费用由责任人承担；对相关责任人按公司违法违规行为责任追究办法进行责任追究；代理单位遗失重要单证的，还应书面告知其承担由此引起的经济责任。
第二十七条 对没有按期结清保费收入的远程出单点及代理单位，再次给予发放重要单证的，或向其发放重要单证超过控制限额的，每发生一次给予单证管理人员500元的罚款。
第二十八条 对违反公司规定，擅自印制重要单证的机构或人员，按照公司违法违规行为责任追究办法进行责任追究，构成犯罪的，移交司法机关处理，如果给公司造成经济损失，需要全额承担赔偿责任。

第六章 附则

第二十九条 本办法由总公司计划财务部负责解释。
七四十三库并受到结算发票后一周内支付印刷费用。证管理现场检查和有999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999第三十条 本办法自下发之日起实施，原《*财产保险股份有限公司有价单证管理办法》（**号）废止。

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