合同管理系统在项目管理中的应用研究.docx

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【文章摘要】通过分析某工程的合同管理特点，阐明合同管理系统的必要性，并通过分析工程项目的合同的类型、管理过程、对象和目标等，总结出合同管理系统的功能块和结构图，查找合同管理系统的要点环节。

【关键词】合同 管理系统 项目 结构

引言

合同管理是项目管理的核心，项目的实施都需要合同的约束和限定。在世界经济动荡，对外出口大幅度萎缩，为保持我国的经济增长政府通过巨额投资来拉动内需时，大型和超大型项目多，促使一个项目的合同数目和合同内容也多。传统的模式已不能适应发展的需要，应用符合企业自身特点的合同管理系统，既能提高合同管理的效率、也能增强企业核心竞争力。文章以某工程项目为例，论述和说明建设工程合同管理系统的应用。

一、工程概况及其合同特点分析

1.1 工程概况新建xxx中学为政府重点工程项目，总建筑面积72059平方米。由教学楼、实验楼、图书馆、餐厅、宿舍楼、室外配套管网组成。
　　结构形式由砖混结构、框架结构，工期180日历天，造成施工交叉作业频繁。为统筹兼顾采用计算机管理系统对项目进行综合管理，毕业论文格式合同管理系统的成败决定整个项目管理的结果。
　　1.2 合同特点分析（1）作为新建xxx 中学的施工总承包商，我公司有专业分包或劳务合同、材料供销合同、机械设备租赁合同、自来水厂、燃气热力公司等供应合同。预计合同数量巨大，手工管理任务繁重。
　　（2）该项目作为政府重点工程，各级政府和部门相当重视，对工程的质量、进度和实施过程掌控严格，要求施工方能随时汇报工程有关信息。
　　（3）该项目的建设时间紧迫，勘查和设计的周期很短，经过图纸会审已发现不少设计问题，预计项目建设过程的变更、补漏等项目较多，合同管理的难度加大。
　　鉴于此，传统的人工化管理不能满足要求，因此采用合同管理系统能实现高效、准确的要求。

二、系统的功能结构设计

2.1 系统的功能结构合同管理活动贯穿项目建设的整个周期，该系统主要是对于施工总承包方相关的合同信息进行管理，包含了合同起草、合同审批、合同文件生成、结算管理、执行进度控制、商品信息管理、合同变更管理、信息预警、报表反馈等模块功能。
　　2.2 系统功能模块及应用说明（1）合同起草。系统设计时已经导入了各阶段各类型的合同示范文本库，起草合同时，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素即可。合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式。如在教学楼玻璃幕墙、轻钢雨棚施工时，只需直接调用库内的示范文本使用即可，高效省时。
　　（2）合同审批。合同管理系统中内嵌的OA办公系统，可以实现高效无纸化办公。总承包商根据的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单，规范管理。
　　（3）合同文件生成。合同管理系统可以方便地管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档直接导入系统中，最终通过终端输出系统毕业论文格式写成固定格式。
　　（4）结算管理。该工程需按合同要求定期支付工程价款，并为竣工决算打下基础。
　　合同管理系统可以及时录入收款和付款信息，通过与合同数据对比，方便总包单位及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。
　　（5）执行进度控制。本工程合同数目多，参与人员多，合同进度的控制单靠手工或常用的Office工具很难满足总承包的需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。合同管理系统可以明确记录合同的进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，掌握项目到底完成到何种程度，以方便领导调整进度，安排下一步的工作。
　　（6）商品信息管理。本工程对“三材”需求量大，在装饰装修和设备安装工程中涉及的材料亦相当多。合同管理系统采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。
　　（7）合同变更管理。在工程实施过程中发现1# 餐厅基础座于淤泥质泥土层，结构施工图基础的做法并不合适，需进行变更。
　　合同管理系统详细记录合同变更的原因、参与各方名单，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。
　　（8）信息预警。传统手工管理缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。合同管理系统可以自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策。
　　（9）报表反馈和归档。合同管理系统可以从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形并进行电子档和纸质材料归档。

三、合同管理系统的操作流程

基于上述系统结构，在运用该系统时先录入项目的建筑施工图、结构施工图等基础信息，并同时录入合同标段工程量清单、变更工程量清单、当地材料信息价格表等，以方便日后查询对照。
　　操作该系统化时，主要按照“合同会签—台账管理—事务管理—款项支付—变更管理—结算管理—履行跟踪”的流程进行。从该项目的特点和前期实施情况来看，操作过程中应重点加强“合同会签”“款项支付”、“变更管理”和三个要点环节的管理。
　　四、结束语目前国际国内的宏观形给建筑业一个产业升级和转型的好时机，随着国际化进程的加快，大型跨国承包商进入我国市场，对我国建筑业带来很大的冲击。文中的合同管理系统架构和运作模式仅供同行们参考。

【参考文献】

1、陈清野. 工程项目合同管理系统需求与应用研究[J].公路与汽运.2007(3)5:182-183
2、王秀.鞍钢冷轧厂CIMS 环境下合同管理系统的应用[J].鞍钢技术.2001(1)5:31-33

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