2011公司文件管理制度[1].doc

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2011公司文件管理制度
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围
本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。
3.职责
3.1人事行政部
3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的宣导与实施。
3.2 其它各部门
3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程
3.2.2负责按本制度规定执行
4.定义
公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。
5．参考资料
无
6．程序
6.1公司文件的种类及范围
6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
6.2.1各类公司文件使用范围：
6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。
6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。
6.2公司文件的处理
6.2.1公司文件处理的管理口径
公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。
6.2.2公司文件处理的定义及原则
6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
6.2.2.4对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。
6.2.2.5对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
6.2.3公司公文的分类及操作
6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；
6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；
6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：管理总部文件、营销中心文件、生产中心文件
6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。
6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作
根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。
6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分：
a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。
b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。
c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总裁办根据文件内容共同确认。
d) 文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：
e) 公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。
f) 技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。
g) 管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。
6.2.4.1对文件的处理权限的规定：
秘密等级
水印标记
发送方式
发关范围
复制
签收
收回
绝密
要
文本邮寄
总监级以上
不允许
需要
需要
秘密
要
文本邮寄
经理级以上
不允许
需要
需要
一般
不要
邮件
试工作要求
视工作要求
不需要
不需要
a) 对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。
b) 对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。
6.2.5公司紧急文件的规定与操作
紧急程度
发放方式
接收时间
发放时限
特急
水印文本
当天17：00分（含）前
当日下发
当天17：00分（不含）后
次日下发
邮件
当天17：30分（含）前
当日下发
紧急
水印文本
当天16：00分（含）前
当日下发
当天16：00分（不含）后
次日下发
邮件
当天17：00分（含）前
当日下发
一般
水印文本
当天15：00分（含）前
当日下发
当天15：00分（不含）后
次日下发
邮件
当天16：00分（不含）前
当日下发
6.2.6公司文件的编号规则
6.2.6.1文件编号模版如下：
公司的文件文种代号为诺XX（XX）字【XXXX】第XX号-流水号：XXXX -XXX

发文部门
内容分类
发文年份
文件编号
文件年份及流水号

6.2.6.2发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生产”。
6.2.6.3内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。
6.2.6.4文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。
6.2.6.5文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。
6.2.7联合发文
联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术支持部”发文，但文件相关内容涉及到“产品企划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。
需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总裁办后方可发文，否则不得发文。
6.2.8文件下发
6.2.8.1公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。
秘密等级
审批权限
▲
■
★
●
绝秘
▲
■
★
●
秘密
▲
■
★
●
一般
通报、通知、公告
▲
■
★
---
制度
▲
■
★
●
▲部门初审 ■联合部门审议（只针对需联合下发的文件） ★上级主管复审/决审 ●总经理决审
6.2.8.2公司规章制度等类文件的下发，涉及到员工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等。需总经理批准同意后，还需经过公司职工代表大会讨论通过后，方可成文下发。
6.2.8.3新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
6.2.8.4涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过人事行政部培训组审核通过后方可下发文件。
6.2.8.4文件下发具体流程参见《公司文件下发流程》附件二。
6.2.9文件的签收
公司所有以水印文本下发的文件，必须办理签收手续。由人事行政部提供《文件下发签收表》附件三，交相关收文人员签收。
6.2.10文件的宣贯
6.2.10.1公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴（各办事处需在办事处公告栏张贴）。
6.2.10.2对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训组，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。具体培训方式以人事行政部培训组要求为准。
6.2.10.3对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。
6.2.10.4人事行政部培训组，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。具体方式以培训组要求为准。
6.2.10.5文件张贴的时间限制
a) 公告：需公司内部张贴1周；
b) 通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。
c) 通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。
d) 制度：以邮件形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；以水印文本方式下发的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。
6.3文件的保管与存档
6.3.1文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。
6.3.2对于有效期内的文件，须按“发文部门—机密程度--文件编号”进行有序存档管理。如管理总部发文，文件编号为：诺管理【制度】字【2009】第01号文件，机密程度为：秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。
6.3.3公司文件在下发后两周内需进行存档管理
6.3.3.1文件管理员需建立公司在用文件的电子目录《公司在用文件目录表》附件四，每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录在公司内网上进行更新。
6.3.3.2各部门需设立部门所须使用文件的档案柜，按照公司在用文件的电子目录进行存档管理。办事处文件由办事处助理负责存档；职能部门由部门经理负责指定专人负责存档。
6.3.3.3公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。
6.3.4对于已过时效期限的文件
6.3.4.1公司所有以水印文本形式下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。
6.3.4.2对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁。如特殊文件需长期存放保管，需提交说明至人事行政部文件管理员，由文件管理员负责存放到档案室。6.4文件的借阅
6.4.1公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。
6.4.2公司文件的借阅，可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《公司文件调阅单》附件五中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。
6.4.3公司文件的借阅，原则上均需当天返回。
6.4.4公司所有文件借阅，均需办理借阅手续
6.4.4.1对于部门内部文件的查阅，需经过部门经理的同意后，至部门文件管理员处进行查看。
6.4.4.2对于公司跨部门文件的查看，需由部门主管填写《公司文件调阅单》附件五，明确说明借阅理由及工作需要，并按流程审核后予以查看：
6.4.4.2.1对于秘密等级为“一般”的文件需经过直属主管的批准后交人事行政部经理同意后至管理总部文件管理员处进行查看；
6.4.4.2.2对于秘密等级为“秘密”或“绝密”类文件，必须逐级审批至总经理后至管理总部文件管理员处进行查看。
6.4.4.2.2公司文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个或以上的文件，必须附件明确说明原因，否则不予批准。
6.5文件的废止及销毁
6.5.1文件的废止是指：新文件的发布涉及到原有文件的作废；或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废；或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。
6.5.2文件的销毁是指：对于已作废或废止的文件，在一定存放期后，由人事行政部对其进行销毁处理。
6.5.4对于机秘等级为“一般”的文件由各部门文件管理员在新文件下发后自主销毁，对于机秘等级为“秘密”或“绝秘”的文件，在文件废止后必须退还至人事行政部。由人事行政部统一对其销毁。
6.6相关处罚规定
各部门必须按公司在用文件目录，对于下发至本部门的文件进行存档保管，文件柜必须加锁，由部门文件管理员统一保管。公司会定期对各部门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚：
6.6.1对于公司“秘密”及“绝密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的：
6.6.1.1机密程度为“秘密”的文件，对于直接责任人，即文件的保管者处以100元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以100元/次/份的罚款。
6.6.1.2机密程度为“绝密”的文件，对一直接责任人，即文件的保管者处以200元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以200元/次/份的罚款。
6.6.2对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门负责人处以50元/次的罚款。
6.7公司文件格式和行文规则
6.7.1公司文件格式
a) 公司文件一般由文件编号、标题、机秘等级、受文部门、正文、附件说明、成文日期、发文部门等部分组成。
b) 公司文件标题应当准确简要地概括公司文件主要内容并标明公司文件种类。
c) 主送部门指公司文件的主要受文部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。制度类文件必须注明主送部门，并将主送部门置于标题之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首页列出受文部门的公司文件，如公告、通知、通报等文件，受文部门可以不在公司文件中体现，但需在《发文申请审核表》中明确。受文部门一律用全称或规范的简称。
d) 公司文件如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
e) 公司文件成文日期以总经理签发批准日期或职工代表大会讨论通过的日期为准。
6.7.2公司发文行文规则：
6.7.2.1公告、通知、通报等书写格式见《公司文件书写格式》附件六（通知、公告、通报）
6.7.2.2公司制度，具本格式见《公司文件书写格式》附件七（制度）
7．相关附件
7.1附件一：《发文申请审核表》
7.2附件二：《公司文件下发流程》
7.3附件三：《公司文件发文签收表》
7.4附件四：《公司在用文件目录表》
7.5附件五：《公司文件调阅单》
7.6附件六：《公司文件书写格式》（通知、公告、通报）
7.7附件七：《公司文件书写格式》（制度）
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