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电气总公司档案管理制度

第一章 总 则

　　第一条 为了做好电气总公司（以下简称总公司）的档案管理工作，使档案管理工作制度化、规范化，充分发挥企业档案信息资源优势，更好地为企业的研发、生产、经营管理和可持续发展服务，根据陕西省《企业档案工作规范》实施指南以及有关法律法规，结合总公司实际情况，特制定本制度。
第二条 总公司档案管理实行两级分类管理制度，总公司档案馆设在总公司科技军工部，对总公司在各项生产经营与管理活动中形成的有保存价值的文件材料实行集中统一管理；总公司所属各公司可根据需要设立相应的档案管理机构，负责本单位的档案管理工作。总公司按专业类别将档案分五大类：文书档案、科技档案、基建档案、财务档案、人事档案。
第三条 总公司档案管理工作遵循档案管理与业务工作相结合的原则，实行由总公司总工程师统一领导、科技军工部管理、各有关单位各负其责的管理体制。
第四条 本制度对总公司档案管理的领导职责、部门职责、专兼职档案管理人员职责、文件归档、文件交接、库房管理、档案鉴定、档案统计、档案利用等方面作了规定。
第五条 本制度适用于总公司所属各单位。

第二章 职 责

第六条 总工程师职责
（一）贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度、将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
（二）将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，对分管领导、部门和项目负责人职责履行情况进行考核。
（三）维护和确保档案的完整系统与安全。
（四）在资产与产权变动时做好档案的处置工作。
（五）对档案工作做出贡献的集体和个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成损失的相关人员给予处分。
第七条 科技军工部职责
（一）统筹规划总公司档案工作，制定总公司文件归档、交接、档案保管、鉴定、统计、利用等有关规章制度。
（二）负责对总公司所属各单位档案工作的监督、指导与检查。
（三）负责参与上报、实施上级主管部门安排的有关工作。
（四）负责对总公司科技档案工作的管理。
第八条 各单位职责
（一）单位领导或承办部门领导及项目负责人对本单位或项目归档文件的完整和系统负全部责任。
（二）单位领导或承办部门领导及项目文件形成者负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
（三）单位领导负责本单位的档案工作计划与要求的实施，完成科技军工部安排的有关档案管理工作。
　　第九条 专兼职档案管理人员职责
（一）认真学习贯彻落实上级有关档案工作的方针、政策及总公司的有关规章制度，积极宣传档案工作的重要性。
（二）熟悉所管档案与资料的种类来源用途，负责档案与资料的接收、整理、登记、排架、保管与利用。
（三）对所管档案与资料要定期检查、摸清家底、帐物卡相符，增减有记载，借阅有登记，对已过保管期限的档案提出鉴定并负责销毁处理。
（四）做好档案与资料的统计工作。
（五）做好档案的日常管理工作。建立、健全档案检索工具，为档案利用创造条件。
（六）负责档案库房的安全与保密工作，要有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防蛀等安全措施，同时要做好档案库房温湿度的控制与调节，及时补救破损档案，最大限度的延长档案的寿命。
（七）履行岗位职责，热爱本职工作。

第三章 文件归档

第十条 归档范围
凡总公司在筹备、成立、经营管理与产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列为归档范围。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁盘、照片及底片、胶卷、实物等各种载体。
　　第十一条 归档时间
（一）文书档案一般在办理完毕后的第二年上半年归档。
（二）产品、科研、基建项目文件材料在项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的项目可分阶段或单项归档。
（三）设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。
（四）财务会计文件材料在会计年度结束后，由财务会计部门整理，保管一年后向财务档案室移交。
（五）变更、修改、补充的文件材料与内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。
第十二条 归档要求
（一）遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，符合有关标准、规范要求。
（二）归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，归档后的文件材料不得更改。
（三）非纸质文件材料应与文字说明一并归档。
（四）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
（五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
（六）归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的可适当增加份数。

第四章 文件交接

第十三条 文件形成部门就归档文件填写《档案交接登记表》（见附件1），重要的应由项目部门编写归档说明，项目负责人审核签字，并应按期将此表随同整理好的文件向档案管理人员移交。
第十四条 档案管理人员接收时应认真核对，并检查档案质量，双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

第五章 档案保管

第十五条 存放档案应依据档案载体选择档案柜架，底图不宜折叠、磁性载体应有防磁设施。
第十六条 受损档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

第六章 档案库房管理

第十七条 档案库房应保持干净、整洁、并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等保护设施。
第十八条 档案库房温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45%-60%，保存母片的胶片温度应控制在13-15℃，相对湿度应控制在35%-45%。
第十九条 库房设施应定期检查，消防器材应按期更换。档案管理人员应安全使用电器设备、检查电路线路，及时排除隐患。
第二十条 库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符。
第七章 档案鉴定销毁

第二十一条 总公司可根据档案类别成立相应的档案鉴定工作小组，鉴定工作小组由主责单位负责人（注：文书档案主责单位为办公室、科技档案主责单位为科技军工部、基建档案主责单位为园区管理部、财务档案主责单位为财务会计部、人事档案主责单位为人力资源部）、业务人员与档案管理人员组成。
第二十二条 档案鉴定工作小组定期对已到或超过保管期限的档案进行鉴定，编制无保存价值档案目录，填写《档案价值鉴定表》（见附件2），报总公司科技军工部审核，并经档案主责单位分管领导审查、总工程师批准后实施。
第二十三条 档案销毁应有专人负责，二人以上监销，实施销毁。
第二十四条 档案管理人员在对应的帐页上注明已销毁及销毁单号与销毁日期。
第二十五条 销毁报告与销毁清册在档案室永久保存。

第八章 档案统计制度

第二十六条 总公司科技军工部应按上级要求，将本企业档案工作年表与统计报表及时下发给各职能部室，各职能部室应准确按要求填报。
第二十七条 各档案管理部门应建立档案工作统计台帐，主要包括：档案室藏情况；年度出入库、档案利用情况；档案专兼职管理人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况。
第二十八条 档案统计工作应保持连续性。

第九章 档案利用

第二十九条 凡查阅、复制国家秘密档案，应填写查阅与复制国家秘密载体审批表，经有关部门批准后，档案室方可提供。
第三十条 凡本公司员工查阅职能范围内的档案时，应在查阅室或指定地点进行，严禁吸烟，未经允许不得随意翻阅档案资料；借阅档案要严格履行清查、登记、注销手续。
第三十一条 外单位人员查阅、借阅、复制档案时须持本单位介绍信，办理相应地审批手续，经档案管理主责部门批准后方可办理。
第三十二条 凡利用者必须爱护档案材料，遵守保密规定，不准涂改、勾画、圈画、拆散、折叠污损，未经允许不得摘抄、复制、拍照、撤换档案内容。
第三十三条 借阅档案不得超过两周，超期仍须利用者，可办续借手续。借阅者应在放长假（国庆、春节）前一律归还所借档案。

第十章 电子档案管理

第三十四条 定义
（一）电子文件：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
（二）电子档案：具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第三十五条 电子文件归档原则
（一）电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档；
（二）同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档。
第三十六条 电子文件归档范围
（一）凡总公司各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件。归档范围应参照纸质文件归档范围确定。
（二）音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。
第三十七条 电子文件归档时间
电子文件逻辑归档定时进行，物理归档按各档案管理部门归档时间要求执行。
第三十八条 电子文件归档要求
（一）总公司各信息系统所形成的电子文件的源数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
（二）归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
（三）电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
（四）加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文字一并归档。
（五）文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
第三十九条 电子文件的鉴定：包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。由文件形成单位按照规定的项目对电子文件进行检验、项目负责人签署审核意见后，将结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件3）连同其技术方法和相关软件移交给接收单位档案管理人员。
第四十条 电子档案的保管
（一）总公司档案管理部门应执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。
（二）档案管理人员应及时对电子档案进行登记、建账、账目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。
（三）由电子档案转换成的纸质档案，应按照纸质档案分类方案与要求进行整理与管理。
（四）存储到脱机载体上的电子档案的保管要求：
1．归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
2．单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。
3．存放时远离强磁场、强热源，与有害气体隔离。
（五）脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
（六）存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
（七）超过保管期限的电子档案的鉴定与销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合相关规定。对确认销毁的电子档案销毁文件目录应存档。
第四十一条 电子档案的利用
（一）电子档案的封存载体不得外借；
（二）利用时应使用拷贝件；
（三）利用时应遵守保密规定；
（四）对各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的权限提供及时有效的内部网络服务。

第十一章 附 则

第四十二条 本制度解释权属总公司科技军工部。
第四十三条 本制度修改权属总公司总经理。
第四十四条 本制度自颁布之日起实施。

附表1：
档案交接登记表

序号
题 名
年度
文号或 图号
页数
保管 期限
备注

移交时间： 移交部门：

移交人签名： 接收人签名：

附表2
档 案 价 值 鉴 定 表
全 宗 号

目 录 号

卷 号

起 止时间

页数

案卷标题

原定保管 期限

利用情况

鉴 定 意 见
重新鉴定后
保管期限

转为资料

销毁

缩微后销毁

其他

理由：
鉴定人 姓名

鉴定时间

鉴定小组 意见

备注

附表3
归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单 位 名 称
移交单位：
接收单位：
载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验

填表人（姓名）

年 月 日

年 月 日
审核人（姓名）

年 月 日

年 月 日
单位（印章）

年 月 日

年 月 日