金融租赁公司档案管理办法模版.docx

档案管理办法

第一章 总则
第一条 为加强公司档案的科学管理，实现档案工作的规范化、标准化，有效保管和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其相关的法律、法规，结合公司特点，特制定本办法。
第二条 本办法所指档案，是指在**金融租赁有限公司（以下简称“公司”）经营管理工作中形成的对国家、社会、公司具有保存和利用价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。
第三条 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保各类档案的完整与安全，实现档案资源的有效利用。
第二章 档案管理组织机构及其职责
第四条 公司综合管理部是档案工作的归口管理部门，负责贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和规定；制定公司档案工作管理制度；对公司各部门档案工作进行监督和指导；做好档案资源利用工作；组织档案鉴定、销毁工作。
第五条 公司综合管理部下设档案管理岗位，负责做好各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和提供利用等工作。
第六条 各部门应指定专门人员，负责各部门产生的一年以内或正在使用的业务档案的管理和保管工作。
第七条 档案管理人员应恪尽职守，并具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章 档案的管理
第八条 公司要建立健全档案归档制度，各有关单位对应归档的文字、图表、声像等各种形式的文件材料，必须按照规定，定期向档案管理部门移交，集中管理。任何人不得将档案据为己有，或以种种理由拖延归档时间。对不按规定归档而造成文件材料损失的或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失的直接责任者，依法追究责任并进行处理。
第九条 文件的归档应遵循谁产生谁整理的原则。归档的文件应完整、准确、系统，书写和载体材料应能耐久保存。
第十条 各部门于每年的六月底前向综合管理部移交上年度档案；会计及其他金融结算业务档案隔年移交。
第十一条 档案管理人员对所收档案要及时进行检查验收、编目入库，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
第十二条 档案管理人员应严格执行归档制度、保密制度、库房管理制度、借阅制度、统计制度等，定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。
第十三条 公司应设置相适宜的档案库房，档案装具和附属设备应符合档案存放要求。库房要坚固，并具有防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘等设施。
第十四条 综合管理部对到期档案应组织鉴定，并形成鉴定报告。对确定销毁的档案，要编造清册，经公司总经理审查批准后予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应认真清点核实并在销毁清单上签字。
第四章 档案收集
第十五条 在经营活动中形成的具有保管和利用价值的各种形式的文件材料，由各部门指定专人收集、整理。
第十六条 各部门新购重要设备、仪器到货时，应及时将设备仪器说明书、保修卡交部门档案管理人员整理归档。
第十七条 各部门工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，产生或带回的文件材料，要及时交部门档案管理人员整理归档。
第十八条 文书档案材料的收集必须严把“字迹、签发、盖章”三关，按照有关行文规则收集整理，提高档案质量。
第十九条 会计、结算、信贷、保险等金融业务档案由所属部门按《会计档案管理办法》进行收集管理。
第五章 档案归档
第二十条 文书档案归档
（一）归档范围及保管期限：见《文书档案归档范围与保管期限表》
（二）归档要求：文书整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，按不同的年度、保管期限整理装盒，以便于保管和利用。具体应做到以下几点：
１.归档的文件材料应符合下列基本要求：
（1）起草文件首页必须用发文稿纸，附页手写或电脑打印稿一律要求使用A4 规格纸张。
（2）撰写和批办文件必须用钢笔或毛笔书写，忌用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水，字迹要清晰，不得采用复写纸复写。
（3）用纸左侧要留出装订线，修改和批注时要离开装订线。
（4）落款应写在正文末尾的下面偏右，下面再写上年、月、日，并加盖公司印章。（带有文头的文件不必落款，在年、月、日的中间盖公司的印章。）
（5）合同和协议书，应由双方代表或双方负责人亲笔签署并加盖双方单位公章。
２.归档文件材料“件”的要求
（1）应将相应的正件和附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件作为一件装订，文电合一，字迹扩散的或传真件应当复制，与原件一并归档。
（2）件内排列时应做到：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批转文件在前，被批转文件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；案件材料、结论性材料在前，依据性材料在后。
（3）不同年度的文件一般不得立为一件，但跨年度的请示与批复，放在复文年做一件归档，没有复文的，放在请示年归档；跨年度的计划放在针对的第一年归档，跨年度的总结放在针对的最后一年归档，若计划、总结在同一文件中，应当视文件的主次来定归档年度；跨年度的会议文件放在会议开幕年整理归档；各类案件材料放在结案年度整理归档。
（4）当“件”是采用立小卷的形式，由若干有关联的、反映同一事由的文件组成，如会议材料、专项业务材料等，必须打印封面、件内目录和备考表，编写页号。封面题名要简明、确切地反映件内文件材料内容，包括责任者、内容和名称三部分。封面题名不得超过50字。填写件内目录时，文件材料的题名不能随意更改和简化，没有文件标题的应拟写标题，有的虽有标题但无实际内容的亦应重新拟写，没有责任者、时间的文件，要考证清楚，填入有关项内。有关文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表中，整理人、检查人的姓名和整理时间应填上以示负责，备考表应放在件尾。用签字笔统一在有文字的页面：正面的右上角、北面的左上角填写页号，每件一般不应超过100页。
（5）文件材料要去掉金属物，对破损和不符合尺寸的文件材料应裱糊。
（6）每件应采取左下方对齐，使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。
第二十一条 会计档案归档
（一）归档范围及保管期限：见《会计档案归档范围与保管期限表》
（二）归档要求
１.会计凭证
会计凭证一般按月立卷，会计人员根据凭证登记账簿后，应将各种记账凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。凭证卷装订前要剔出金属物，编写页号，所附原始凭证应折叠整齐。填写凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类和起止页码），并在封面与脊背的接缝处，加盖财务主管和经办会计的印章。
２.会计账簿：会计账簿按年度立卷，在会计年度完结时进行。立卷是要严格按照账簿的种类，一本账簿为一卷。每本账簿要加贴封面。
３.会计报表：会计报表按年度立卷，立卷是要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分别组卷，每卷均需编页号和加装封面。
（三）以上各类会计核算材料整理后一般应在左侧用符合档案保护要求的装订材料装订。页号统一编在有书写内容页面的右上角（正面）或左上角（背面）。各类案卷一般都应拟制标题，标题的基本结构应包括作者、时间和会计档案材料名称三部分。
第二十二条 金融结算、保险等档案归档，根据文件属性，按有关规定归档。
第二十三条 声像档案归档
（一）归档范围及保管期限：见《文书档案归档范围与保管期限表》
（二）归档要求
1.声像档案的收集、整理、归档工作有声像档案制作者（录制者、摄影者）协同活动组织部门共同负责。
2.声像材料的归档要清晰、完整，照片档案要底片、正片、方案说明齐全完整。录音带、录像带要与实际相符。有关的文字材料及解说词等要一并归档。
3.归档的声像档案应是原版或原件，经档案管理人员逐一检查后方可移交。
4.档案管理人员接受照片档案时，必须仔细检查照片状况，对有问题的（发黄、斑点、磨损等）要及时采取技术处理，无法技术处理的珍贵照片，可以破格接受。
第六章 档案保密
第二十四条 档案管理人员必须严格遵守党和国家的有关保密规定，牢固树立保密意识，忠于职守，遵纪守法，确保档案和档案机密的安全。
第二十五条 档案管理人员应全面掌握室藏档案的密级情况，并准确表明，对有密级的档案一定要按有关规定进行提供利用。
第二十六条 不得利用职权擅自提供档案或不经批准扩大利用档案范围。
第二十七条 不准将档案存放在不利于保密的地方和携带到公共场所及个人家中。
第二十八条 不准在公共场所和探亲访友中谈论机密，不在私人通信、电话中涉及档案机密问题。
第二十九条 不该说的机密绝对不说，不该看的机密绝对不看，做到知而不言，不知不问。
第三十条 档案管理人员要定期对档案室的保密情况进行检查，发现问题及时报告领导和有关部门，以便采取有效措施解决。
第七章 档案的利用
第三十一条 综合管理部应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源。档案管理人员要熟悉室藏档案的情况提供及时、有效的服务。
第三十二条 节约、查阅档案一定要遵守档案借、查阅制度，严格履行档案借、查阅手续。
第三十三条 档案利用者应对所借档案安全和保密负责，不得泄密、遗失、污损，严禁裁减、篡改档案。未经档案管理部门准许，不得转借或复印档案。
第八章 档案库房管理
第三十四条 档案库房的建设和选择应符合档案保管要求。
第三十五条 档案库房与办公室、阅档室分开，未经准许，他人不得进入档案库房。
第三十六条 档案库房应当采取防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防霉等措施。
第三十七条 保持库内整齐、清洁，温湿度要符合档案保管要求，严禁在库房内吸烟。
第三十八条 要编制档案库房及柜、架排列平面示意图，档案架柜排列科学，便于查找。
第九章 附则
第四十条 本办法自发布之日起施行。
附件： 1.《文书档案归档范围与保管期限表》
2.《会计档案归档范围与保管期限表》