成本费用报销细则.doc

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关于成本费用报销管理细则的通知

为加强公司的财务工作，建立健全成本费用报销制度，努力降低成本，堵塞经济漏洞，维护公司的经济利益，特制定以下管理细则：
1、经营成本报销管理
经营成本分为发货时的实付运费、押金、仓租和装卸费用等。
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关于成本费用报销管理细则的通知

为加强公司的财务工作，建立健全成本费用报销制度，努力降低成本，堵塞经济漏洞，维护公司的经济利益，特制定以下管理细则：
1、经营成本报销管理
经营成本分为发货时的实付运费、押金、仓租和装卸费用等。
1.1 实付运费
1.1.1 实付运费
运费的报销必须使用运费支付专用凭证，运价根据车辆调度员提供的派车单确认。运费支付凭证必须有以下人员签字：经手人、司机、调车员或办事处负责人。
1.1.2运费支付专用凭证不得凃改，如有填写错误必须作废处理，加盖作废章。
1.1.3凡出现运费支付凭证填写错误给公司带来的经济损失由经手人负责承担。
1.2 押金凭证
1.2.1 押金凭证的填写
押金凭证不得凃改，如有填写错误仍需使用的，修改地方须加盖押金专用章；如有填写错误不再使用的，须加盖作废章，作废处理，月底与押金存根联一起寄回财务部。办事处财务在支付司机的运费时，一定要遵守公司的制度，运费要押押金，而且要押总运费的1/2以上，押金占总运费的百分比越大越好，如车辆出现事故或物料损坏时，有利于货损赔款的追赔，减少押金因货损过大而不够赔偿的现象，从而降低公司的赔款损失。
1.2.2 押金凭证的支付
在押金凭证的支付时，要严格核对押金凭证上的经手人、填写日期、押金专用章、押金金额等的真伪，对无经手人、无日期、无押金专用章、押金金额不清晰或金额涂改又没有加盖押金专用章确认的，不予支付；且押金金额在3000元以上的，支付前要与发站办事处联系，并与之经手的财务核实，确认押金无误后方予支付；专线押金按公司专线押金管理规定执行；
1.2.3 押金凭证的挂失
司机如发生押金凭证或送货清单的遗失，办事处接到司机的报告后应及时以邮件或传真的形式向财务部申请挂失，口头挂失无效，挂失时间为三个月，押金挂失期满后，办事处须征得财务部核对同意后再予支付。押金凭证或货物清单遗失，不向财务部申请挂失的、挂失日期未满、不经财务核查就私自支付的押金，押金退回，由经手人负责承担。
1.2.4 司机货损赔付
送货清单或押金凭证上出现有货损等其他应该扣款的标注时，结算押金时必须按公司与TCL王牌签订的《货损赔付标准》进行扣款，特殊原因少扣款或不扣款的必须由办事处负责人签字确认；因工作敷衍而导致货损漏扣、少扣的，所造成的经济损失，由经手人本人承担。
1.2.5 凡出现押金凭证填写错误给公司带来的经济损失，由经手人负责承担。
1.3 仓租和装卸费用
1.3.1 仓库租金
各仓库租金在月底支付时必须经过财务部的审核确认方可支付，报销凭证原则上必须附有正式发票，特殊情况不能取得正式发票必须附有说明。
1.3.2 装卸费用
装卸费用分为种类别，中转仓必须经过财务部的审核确认方可支付，报销凭证原则上必须附有正式发票，特殊情况不能取得正式发票必须附有说明；其他装卸费用的发生，必须有收款人、财务人员、负责人签字；因中转货物产生的装卸费，费用报销支付证明单据上要注明中转的日期、始发站、到站、始发站车号、车长、货物品名、型号数量等明细资料，便于财务部核查。
1.4 其他成本
其它成本的发生，须把成本产生的日期、发站、到站、车号、车长、品名、型号数量或立方数等相关资料备注清楚，单据还须有收款人、财务人员、负责人签字。

2、 经营费用报销管理
经营费用包括：工资费用、办公费用、电话费用、交际费用、小车费用、交通费用、差旅费用、租赁费用、水电费用、业务费用、货车费用等。
2.1 工资费用
公司人员的工资由公司人事部核算，财务部审核并发放。各办事处报销时必须附有公司下发的工资表，并有领取人员的签名，负责人的签字。用支付证明单或其他白条领取工资的，领取无效，工资退回。
2.2 办公费用
办公费用的范围是：办事处日常办公用品费用、邮寄手续费、办公宣传费用等。办公费用原则上要求必须附有正式发票，不能取得正式发票的必须附有说明，按公司规定填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字；
2.3 电话费用
2.3.1 电话费用的范围是：办事处因工作联系产生的固定电话、小灵通、员工手机话费，上互联网、货运信息网的费用等；电话费用报销时要求附有电信部门的正式发票，按公司规定要求填写费用报销单，在报销单据上还须注明此话费对应的号码、此话费产生的时间段（几月几日——几月几日）等。
2.3.2 公司的固定电话、小灵通、员工手机，严禁用来打私人电话，每个月月底报账，财务部将对办事处的电话费用定性抽查，固话话费、手机话费超高的办事处要严格核查，并要求提供该月的话费清单，核查出来后，属于员工个人利用公司电话打私人电话的，尤其是长时间（20分钟以上）的私人电话，产生的电话费用由员工本人承担，且处以话费金额2倍的罚款，从下月的工资中扣除，并在公司通报批评。
2.4 交际费用
2.4.1 交际费用的范围是：办事处与工厂、仓库、各部门、相关客户、公安税务部门沟通协调时产生的招待费用等。交际费用原则上要求必须有正式发票，按公司规定填写费用报销单，并有经手人、证明人、财务人员、办事处负责人签字，在报销单据上还须注明招待的日期、人员姓名、事由等，对无发票、无日期、无人员姓名、无事由报销的交际费用，费用退回，由办事处自行承担。
2.4.2 关于特殊事由产生的一些送礼支出，要先申报后支出，办事处负责人须向总部申报，在征得总部领导同意后，按公司制定的送礼金额予以送出；对于先支出后申报的送礼费用，或是送礼金额大于公司制定金额的，送礼费用退回，办事处自行承担。
2.5 小车费用
2.5.1 小车费用的范围是：办事处因业务联络、市场调查、事务处理、银行提现、车场调车等用公司小车而产生的汽油、路桥、停车、维修、保养、养路费、保险费等。小车费用原则上要求必须附有正式发票，不能取得正式发票的必须附有说明，按公司规定填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字，在报销单据上还须注明费用的日期、小车事由等，对无发票、无日期、无事由报销的小车费用，费用退回，由经手人负责承担。
2.5.2 办事处的小车是公司重要固定资产，也是办事处业务联络、外出调车、处理事情、银行提现的唯一交通工具，公司小车亦是便于办事处处理事情、提高工作效率的工具之一，办事处负责人和驾驶员要护车如已车，要定期对公司小车进行清洗和保养，且要安全驾驶，杜绝交通事故的发生。
2.5.3 对办事处小车因保管不力、违规驾驶、洒后开车、私自外借、无证人员驾驶而造成的交通事故，一般事故的，所产生的事故费用和经济损失，由开车人员和负责人承担，并通报批评；重大事故的，所产生的事故费用、经济损失及相关刑事责任，由开车人负责承担，并追究办事处负责人的领导责任。
2.6 交通费用
2.6.1 交通费用的范围是：员工因工作需要乘坐出租车、摩托车或其它交通工具产生的车船费用等，交际费用原则上要求必须有交通部门正式的发票（注：摩托车费用除外），按公司规定填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字，在报销单据上须注明乘坐的日期、事由、人员姓名等，对无发票、无日期、无事由报销的交通费用，费用退回，由经手人负责承担。
2.6.2 关于交通费用产生后报销的时间，公司先前已发规定，现再次重申，交通费用产生后，3天内要填写费用单据报销，并在报销凭证后粘贴好相关票据，超过3天的交通费用，不予报销，退回。
2.7 差旅费用
2.7.1 差旅费用的范围是：员工因工作调动、收发货物、处理事故、业务联系等需要出差而产生的机票、船票、车票、的士费、摩的费及出差补助费用，差旅费用原则上要求必须有交通部门正式发票（注：摩的费、补助费用除外），按公司规定填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字，在报销单据上须注明出差日期、事由、员工姓名、出差城市、中转地名等，对无日期、无车票、无事由、无地名报销的差旅费用，费用退回，由经手人负责承担。
2.7.2出差人员结束出差，回到办事处后，要抓紧时间把相关票据粘贴好，在3日内把出差产生的各项费用报销完毕，逾期报销的，相关票据与相关补助无效，不予报销；对于出差人员的补助，出差人员要按照公司制定的《出差人员补助标准》进行补助（办事处目前的补助金额为80元/天），尤其要准确填写出差的天数，对于每天补助标准超报、天数虚报而超支的报销金额，超支费用退回，通报批评。
2.8 租赁费用
2.8.1租赁费用的范围是：办事处因开展工作而租赁办公室、员工宿舍费用等。租赁费用要求附有正式发票，不能取得正式发票的必须附有说明，按公司规定填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字，报销凭证上要把月份办公室单价、月份宿舍单价、所属时间段等备注清楚，对于无日期、无单价、无时间段的租赁费用，费用退回，由办事处自行承担。
2.8.2 关于办事处办公地点的搬迁，要遵循先申报后搬迁的原则，办事处负责人须向总部申报，报告中须附有搬迁的事由、搬迁后的详细地址、新办公室和宿舍计划租赁的数量、办公室和宿舍的价格等资料，在征得总部领导同意后，方可搬迁；对于先搬迁后申报所产生新的租赁费用，费用退回，通报批评。
2.8.3 各办事处的办公室、住房的租金必须按月支付。如有特殊情况需按季或年支付，必须事先向公司提出申请。

2.9 水电费用
2.9.1 水电费用的范围是：办事处电脑、复印机、打印机、传真机、照明用电等办公设备产生的电费；员工办公、日常生活产生的水费等。
2.9.2 水电费用报销时要求有正式发票，不能取得正式发票必须附有说明，按公司规定要求填写费用报销单，并有经手人、财务人员、办事处负责人签字，在报销单据上还须注明水电费用产生的所属时间段。
2.10 业务费用
2.10.1 业务费用的范围是：办事处因开发新客户或巩固老客户而产生的一些业务费用等。业务费用支出时大多没正式的发票，但在报销时仍须填报公司的支付证明单，在事由或品名栏要把日期、事由、客户名称、人员姓名、业务费时间等备注清楚，对于无日期、无事由、无客户名、无时间段的业务费用，费用退回，由办事处自行承担。
2.10.2 关于办事处业务费用的支出，也要遵循先申报后支出的原则，办事处负责人须向总部申报，在征得总部领导同意后，方可支出；对于先支出后申报的业务费用，费用退回，办事处自行承担。
2.11 货车费用
货车费用的范围是：办事处根据走货需要，为完成物流部下达的计划，要用部份公司车辆帮助走货的，公司车辆在承运货物时所产生的汽油、路桥、停车、维修、通信、住宿等费用。

3、实物资产
3.1 严格执行固定资产申报、审批、购置程序，禁止先购置后申报。如办事处需购买固定资历产，必须以书面的形式向公司总部的行政人事部申请，在取得公司领导书面同意的情况下方可购买。
3.2 购买固定资产时必须严格按公司批复的要求购买。购买固定资产的支出，原则上要求取得正式的发票，特殊情况不能取得发票的，必须附有情况说明。
3.3固定资产折旧、报废
办事处的固定资产因使用年限长或意外事故导致不能正常使用，且无法修复的，需作报废处理的，须以书面报告到至总部财务部、人事部，报告中要附有报废固定资产的品名型号、购买日期、购买金额、使用年限、损坏程度、报废原因等，待总部领导书面批复后，可作报废处理，才可从办事处固定资产统计表中删除。

4、其他支出
4.1 申购卡通及物料费用
关于申购卡通及物料报销的规定，公司提倡通过购买纸箱及物料解决货损问题，降低成本。但是各办或各中转仓在申购物料时，发货地办事处购买纸箱物料及中转仓向售后购买物料必须附上对应货损车辆相关资料和货损的收款及款项上交情况（包括原发货日期、货损车号、货损情况、收款金额、上交日期等）；自5月份起，办事处的申购物料款入账报销时无上述明细资料，不再作退回自查处理，直接从办事处负责人、财务人员的工资中扣除。
4.2 员工借款
4.2.1 员工由于工作需要，一些工作确实需要先借款，取得票据后再入账冲借款的，需填写《费用借支单》，单据上须注明借款日期、借款用途、借款金额、归还日期等，办事处员工的借支单须先交办事处负责人审核签字后，财务人员复核无误后，方可借出；总部员工的借支单须先交部门领导审核签字，然后交财务部审核签字后，出纳复核无误后，方可借出。
4.2.2 员工由于个人特殊原因或加急事情，需要向公司借款的，须填写《费用借支单》及借款明细资料，办事处员工须报负责人审核签字、财务人员复核后方矛借出，原则上员工借款金额不能超过本人一个月的工资，借款金额￥1500元以上的，需报总部领导审批，总部领导审核同意后，方可借出；
4.2.3 无《费用借支单》、无借款明细资料、非公司员工借款、无领导或负责人审核签字的员工借款，一经查出，借款追回，并处以借款金额的2倍进行处罚，因违规借款而导致无法追回的，所造成的经济损失，由办事处负责人和财务人员承担，并追究其相关责任。
4.2.4各办事处负责人必须严格执行借款规定：①、出差人员借款，必须经办事处经理同意方予借支，前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者，不得再借款。②、个人因私借款。按公司规定，原则上不允许个人因私借款。如确有特殊原因，一律报财务部审核。如借支金额超过当月工资者必须报总经理批准方予借支。凡职工借用公款者，在原借款未还清前，不得再借。③、个人借款、业务借款实行负责人审核并担保制度，担保人应监督借款人及时还款，如故不还款或出差、办理业务后不及时报帐的，财务部门有权在借款及担保人工资中扣回，并给予相应处罚。

5、收入
5.1 货损赔付收入
当月结算司机押金，有卡通或其它的物料损坏，KPI考核逾期扣款等产生扣款收入的，须在本月收入中反映出来；当月《成本费用月报表》中的货损赔付收入，须与《押金旬报表》中货损扣款的汇总金额相符。
5.2 办事处当月有收入的，都要开据收条，收条上须注明此收入的日期、客户名、车辆资料、收入事由、收入金额、所属时间段、经手人等明细资料，便于总部会计核查；不同业务、不同事由的收入在当月《成本费用报表》中不能混合入账，要单独入账，备注栏须有明细资料。
5.3 有固定收入的，办事处要列一份详细的清单，办事处负责人、财务人员签字，传真给总部财务；签有合同的，收入不固定的，也要将合同邮寄或传真至财务部，以便于总部结算和核对。

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关于成本费用报销管理细则的通知

为加强公司的财务工作，建立健全成本费用报销制度，努力降低成本，堵塞经济漏洞，维护公司的经济利益，特制定以下管理细则：
1、经营成本报销管理
经营成本分为发货时的实付运费、押金、仓租和装卸费用等。
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