某公司采购管理制度(执行版).doc

某有限公司

经营采购中心

管
理
制
度
汇
编

（1月5日修改稿）

发布日期：2016年01月05日

目 录
第一部分 物资管理办法 3
第一章 总则 3
第二章 物资分类及管理职责 4
第三章 物资计划管理 6
第四章 物资采购管理 7
第五章 物资采购合同管理 7
第六章 物资仓储管理 8
第七章 附则 9
物资申请计划清单 10
零星物资比价采购单 11
物资验收单 12
到货凭证登记簿 13
物资收料单 14
物资领用单 15
物资现品卡 16
物资管理程序 17
第二部分 招标管理办法 18
第一章 总则 18
第二章 组织机构及职责 18
第三章 招标 20
第四章 投标 21
第五章 开标、评标和中标 22
第六章 附则 24
第三部分 经济合同管理办法 25
第一章 总则 25
第二章 适用范围 25
第三章 经济合同管理机构和管理职责 25
第四章 合同的订立 28
第五章 合同的履行 31
第六章 分包合同付款 32
第七章 合同的变更、转让和解除 32
第八章 合同索赔 33
第九章 合同纠纷的处理 34
第十章 合同信息管理 34
第十一章 附则 35
附表1： 合同分发范围表 36
附表2 合同评审会议记录 37
附表3： 合同会签表 38
第四部分 物资付款流程 39
附表1： 月度采购付款申请表 42
附表2： 设备、物资付款审批单 43
第五部分 物资询价比价实施细则 47
询价比价开标记录表 50
询价结果汇总审批表 51
小额物资询价比价推荐表 52
第六部分 项目部现场物资管理相关规定 53
第七部分 仓管管理办法 55

某有限公司
第一部分 物资管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范某有限公司(以下简称“公司”)物资采购行为，加强物资管理，保证采购质量，降低采购成本，保障物资供应，结合公司实际情况，特制订公司物资管理办法（暂行）(以下简称“本办法”)。
第二条 本办法规定了物资管理的原则、物资的分类、管理分工、管理职责、业务流程等。
第三条 本办法适用于公司所有大宗物资的采购管理。
第四条 物资管理的基本原则
1、先批准后采购的原则
2、采购与保管（验收）分离的原则
3、使用单位负责申请并报批的原则
4、保障供应、厉行节约、创造效益的原则
第五条 设备或物资技术及设计的基本原则
1、工程用设备和物料清单由设计院确认把关的原则
2、设备或物资的信息数据采集端口的适配，由信息中心确认把关的原则。
第六条 设备或物资的采购由总经理（特定由董事长）最终审批的原则
第二章 物资分类及管理职责
第七条 公司的物资按费用主要分为以下几类：
1、施工承包合同明确由公司负责采购的安装设备及备品备件；
2、施工承包合同明确由公司提供的主要材料和施工辅材；
3、其他物资，如施工用设备、工器具等；
4、办公类物资，如：交通工具、通信器材、计算机及配件、网络设备、办公用品、安全防护及劳保用品等物资。
第八条 根据公司管理职能分工，小宗办公类消耗品由综合管理部门负责采购管理。工程类物资及固定资产由采购中心负责采购管理。
第九条 物资使用部门职责
1、项目部是工程类物资、施工用设备、工器具的使用部门，具体负责：
1.1、负责施工用设备、工器具需求计划的编制和报批；
1.2、负责项目工程设备、备品备件采购计划的编制和报批；
1.3、参加物资的招标和询价比价工作；
1.4、根据公司内部项目承包合同授权对大宗物资按照招标结果签订采购合同，组织询价比价和零星物资的直接采购；
1.5负责项目部需用物资的到货验收、保管、记录造册等工作。
1.6、办理项目部需用物资、设备的领用手续。
2、办公类物资由公司综合管理部门按季度申报计划并办理领用手续。特殊情况下可申请加急采购。
第十条 设计院职责
1、 负责系统方案可靠性的确认和完成项目最终方案的设计；
2、 负责提供项目物资材料清单。
第十一条 信息中心的职责
1、 负责审核系统项目的信息管理数据端口的方式与协议。（用于电站数据采集与系统分析）
第十二条 工程技术部职责
1、负责审核设计院编制的工程设备、备品备件清单；
2、负责审核项目部申报的物资采购计划；
3、参与所有工程物资采购的核价。
第十三条 经营采购中心门职责
1、负责物资申请计划汇总，并会同工程技术部做好申请计划平衡工作；
2、负责根据批准的物资申请计划严格按照公司《招标管理办法》确定采购方式，组织设备和大宗物资的招标、审核项目部询价比价和零星物资比价采购结果；
3、负责按照批准的招标或询价比价结果进行合同谈判，并按照公司《经济合同管理办法》签订订货合同或指导项目部签订订货合同；
4、组织物资使用部门进行到货验收工作。配合项目部做好验收中发现不合格品的处理——退货或调换和质保期内物资质量问题的处理；
5、指导项目部建立健全物资采购台账和物资收发台账；
6、负责项目部节余物资设备的收储、保管和项目部之间调剂。
第十四条 财务部门职责
1、负责对各部门需用物资计划进行汇总，编制公司物资采购费用计划，并落实相应资金；
2、参加物资的招标、询价比价等评标工作；
3、对物资收发台账进行稽核。
第三章 物资计划管理
第十五条 公司所属各部门、项目部需用物资，必须编报《物资申请计划表》（见附件1）。《物资申请计划表》一式三份：一份本部门留存，一份交经营采购中心门，一份交财务部门。需用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，需填写《固定资产购置审批申请表》，详见公司《固定资产管理办法》。
第十六条 填写《物资申请计划表》时,要详细填写物资名称、型号规格、技术要求、使用时间、用途、暂估价格，有特殊要求的要加以说明。
第十七条 项目部《物资申请计划表》由项目经理签字后，报公司工程技术部审核、分管副总审查批准后交经营采购中心门承办，其他部门《物资申请计划表》由申请部门负责人签字后报分管副总审批后交经营采购中心门承办。设备或重要物资等有技术要求的在提出《物资申请计划表》的需要同时提供技术规范书。
第十八条 各部门、项目部编制采购计划时，要从实际需要出发，本着励行节约的原则，避免盲目提报物资采购计划。由于上报物资采购计划失误，造成物资积压给公司带来经济损失，由申请部门负责人承担相应经济责任。
第十九条 工程施工承包合同规定由业主方供应的物资，项目部成立前由工程技术部根据承包合同要求向业主提出到货计划，项目部成立后由项目部负责根据合同要求提交使用计划和催交。
第四章 物资采购管理
第二十条 物资采购严格按照公司《招标管理办法》实现分级管理。
第二十一条 物资采购单项合同估算价在50万元人民币及以上的，必须进行招议标，招标结果应上报审批。
第二十二条 物资采购单项合同估算价在50万元人民币以下2万元人民币及以上的由经营采购中心门实行询价比价采购。
第二十三条 采购单项合同估算价在2万元人民币以下的可实行市场直接比价采购。见附件2《零星物资比价采购单》。凭《零星物资比价采购单》按公司《财务报销规定》办理报销手续。
第二十四条 招标和询价比价的各项工作严格执行公司《招标管理办法》及《物资采购询价比价实施细则》。
第二十五条 物资采购招标或询价比价结束后，采购管理部门（或项目部）应指定专人负责整理相关资料，按照公司档案管理要求移交公司档案室保存。
第五章 物资采购合同管理
第二十六条 招标采购的物资或需要支付预付款的询价比价物资必须签订订货合同，合同签订严格按照公司《合同管理办法》办理。
第六章 物资仓储管理
第二十七条 公司原则上实行零库存管理——需用即购、即购即用的管理办法。
第二十八条 物资验收：经营采购中心或项目部物资管理人员会同需用物资部门有关技术人员根据订货合同和到货通知单对物资品种、型号规格、技术要求、质量标准认真进行验收，填写《物资验收单》（见附件3），并进行到货登记《到货凭证登记簿》（见附件4）。对于不合格物资以及不符合合同要求的，拒绝收货。到货物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，验收时需填写《固定资产入库验收单》，详见公司《固定资产管理办法》。
第二十九条 业主方提供的主要设备、材料一般直接送货到施工现场。验收由项目部相关专业技术人员、物资管理人员、施工单位人员共同进行。
第三十条 项目部或公司物资采购管理部门根据供货厂商提供的发票和实际验收情况填写《物资收料单》（见附件5）
第三十一条 对于验收合格的物资需用部门必须及时办理领用手续，填写《物资领用单》（见附件6）,并由部门经理或项目经理签字。领用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，领用时需填写《固定资产使用保管登记表》，详见公司《固定资产管理办法》。
第三十二条 物资采购管理部门或项目部凭供货发票、《物资收料单》、《物资领用单》，根据合同付款条件办理付款手续。财务部按规定付款。
第三十三条 物资采购管理部门或项目部必须建立物资收发台账《物资现品卡》（见附件7）。财务部对物资收发台账定期进行稽核。
第三十四条 公司将根据需要, 适时设立仓库用于物资设备的储存。物资仓储管理实施细则另行制订。
第七章 附 则
第三十五条 本办法由经营采购中心负责解释并根据情况修订。
第三十六条 本办法自发布之日起实行。
附件：1、物资申请计划表
2、零星物资比价采购单
3、物资验收单
4、到货凭证登记簿
5、物资收料单
6、物资领用单
7、物资现品卡
8、物资管理流程图

第12页

附件1 某有限公司
物资申请计划清单
编报号码： 20xx-xx-xx
序号
名称
规格（型号或图号）
质量要求
单位
数量
单价
总价
备注（购买原因）
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

总 价

工程部审批： 项目经理（部门负责人）： 编制人：

总经理（或董事长）批复： 分管副总：
注：编报号码为：‘年份-月份-本月第几份清单’，例如综合部2010年9月份报的第一份计划清单就是‘2010-09-01’。
此表 一式三份，采购管理部门、申请部门、财务部各存一份 附件2
某有限公司
零星物资比价采购单
№: 日期： 年 月 日
序号
物资名称
型号规格
数量
报价单位
报价(元)
推荐定购单位
定购价
(元)
备 注
第一次
第二次

2

3

4

6
汇 总

设计（技术）负责人： 项目经理： 工程部： 经营采购中心 ： 编制人：
分管副总：
附件3
某有限公司
物 资 验 收 单

供货单位： 验收日期： 年 月 日 №：
序号
物资名称
型号规格
计量
单位
应到
数量
实收
数量
质量
情况
备注

经营采购中心门验收人： 项目部（使用部门）验收人：

附件4 某有限公司
到货凭证登记簿
合同
编号
年
供应单位名称
运单
字号
质保书
编 号
凭 证
实收数量
验收记录
收料单据
备注
月
日
日期
字号
品名
规格
单位
数量
单价
总价
验收
单号
验收人
字号
月日

附件5 某有限公司
物 资 收 料 单
总帐科目
明细科目

日记帐号
借

连 续 号
贷

年 月 日
收料仓库 字 第 号

合同号
供货厂商
发票号
物资编号
品名及规格
凭 证
实收
实际价格

1收料后
登现品卡
稽核签章料帐存

2收料后交财务部登帐

3收料后交财务部登帐
单位
数量
单位
数量
单价
金额

发 票 共 张

备注
财务稽核： 收料人：
第14页

附件6 某有限公司
物资领用单

领用单位： 年 月 日 字第 号 物资编码：
物资名称
型号规格
单
位
数量
金额
①②③
领用
实发
单价
金额
领采财
用购务
单管部
位理门
存存存
查查查

物资编码
物资申请计划表编号
备
注

供应主管： 发料人： 领料主管： 领料人：

第17页

附件7 某有限公司
物 资 现 品 卡
物资编码

计量单位

物资名称

型号规格

年
凭 证
供应单位
或
领用单位
实际单价
收入数量
支 出 数 量
库存结余
月
日
种
类
号
码

合
计

销
售
合
计
数量
金额

附件8 某有限公司
物资管理程序
设计院编制设备物资清单审核
综合管理部汇总
设备或50万元以上的大宗物资 办公消耗物品 50万元以下的物资
设计院编制设备物资清单

工程部、项目部

项目部

物资计划表

物资计划表
物资计划表

工程技术部
审核
招标
公司分管领导审批
工程技术部
审核
招标

公司分管领导
审批
招标
公司分管领导
审批
招标

综合管理部
组织采购

经营采购中心或项目部招议标
招标
经营采购中心组织
招标
招标

经营采购中心、项目部组织签订合同

经营采购中心组织签订合同

使用单位领料
经营采购中心或项目部组织验收、保管

项目部组织
验收、保管

某有限公司
第二部分 招标管理办法（暂行）
第一章 总 则

第一条 为了规范安徽振发科技有限公司(以下简称公司)的招标投标活动，保护公司利益和招、投标人的合法权益，提高经济效益，保证项目招、投标质量，根据《中华人民共和国招标投标法》等有关法律、法规，特制定《招标投标管理办法》(以下简称本办法)。
第二条 本办法适用公司进行的所有招标投标活动。
第三条 公司进行的工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、调试、监理以及与工程建设有关的设备、材料等的采购，批量物资的采购，设备运输等本办法第十五条规定限额以上的采购，必须进行招标。
第四条 招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
大型招标项目，应由公司董事会、监事会或委托国家公证机关参加整个招标投标活动，进行现场监督，证明招标投标行为的真实性、合法性。
第五条 公司董事会或公司董事长、总经理等高层领导明确不需要招标的以外，公司的任何部门或个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，必须进行招标的项目，其招标投标活动不受地区或者行业的限制。
第六条 招标投标活动及其当事人必须接受依法实施的监督。
第二章 组织机构及职责
第七条 公司招标领导小组及其职责：
公司成立以董事会成员和公司总经理、副总经理组成的招标领导小组，招标领导小组主要负责：
1、对500万元以上重大招标项目进行全过程的领导、指导；
2、负责对500万元以上重大项目招标评标委员会上报的评标报告进行审议；
3、对500万元以上重大项目评标委员会推荐候选中标单位排序进行审定并确定中标单位。
第八条 公司招标办公室及其职责
公司招标领导小组下设招标办公室，招标办公室主任由公司总经理兼任，成员由公司副总经理、财务总监、市场开发中心、经营采购中心、设计院、工程管理中心、财务管理中心主要领导和有关人员组成，具体负责招标、评标的组织工作，并受董事会委托根据评标委员会的评标结果确定500万元以下项目的中标单位。主要内容:
1、确定招标方式（自行招标或委托咨询公司招标）
2、编制或审定招标文件、评标细则；
3、拟定或预选投标单位，发招标邀请函；
4、组织评标委员会；根据招标项目拟定评标委员人选；
5、对500万元以下的候选中标单位排序，审定并确定中标单位；对重大项目候选中标单位排序进行排序，并招标领导小组确定中标单位。
6、发预中标通知书；
7、定标后的合同洽谈和签订。
第九条 评标委员会及其职责
评标委员会具体负责：
1、 标书初评、详评；
2、 组织答疑、撰写评标报告；
第十条 招标监督小组，重大项目可以由公司总经理根据需要成立监督小组。

第三章 招 标
第十一条 招标项目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，应当先履行审批手续，取得批准。
第十二条 招标方式:根据招标项目的不同可以采取公开招标、邀请招标和议标三种方式。
第十三条 一般情况下，达到下列标准之一的，必须进行招标：
1、 施工单项合同估算价在100万元人民币以上的；
2、 重要的设备、材料采购，单项合同估算价在50万元人民币以上的；
3、 勘察、设计、监理、运输、调试等服务项目采购，单项合同估算价在30万元人民币以上的；
第十四条 有下列情况之一的可不实行招标:
1、 可供选择的投标单位不足三家；
2、 配套产品指定厂家。
3、 公司董事会或公司领导认为不适合招标或有其他原因不适合招标的项目。
因上述情况不具备招标条件的，采购前应报总经理或董事长批准。
第十五条 公司可以选择招标咨询单位，委托其协助办理招标事宜。公司具有编制招标文件和组织评标能力的招标项目，公司可自行办理招标事宜。
第十六条 公司采用邀请招标方式的，应当向三个或三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。特定项目或设备不具备公开招标和邀请招标条件的，报公司总经理批准后，邀请单位数量可为两个或采取直接议标发包方式。
第十七条 公司可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查。
第十八条 招标项目应编制招标评标工作计划、招标文件、评标细则等项文件。招标评标工作计划、招标文件、评标细则等应经招标办公室确认。
第十九条 招标文件应根据招标项目的特点和需要编制。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。
国家对招标项目的技术、标准另有规定的，应当按照其规定在招标文件中提出相应要求。
招标项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明。
第二十条 招标项目如设有标底的，标底必须保密。一个招标文件只能编制一个标底。
第四章 投 标
第二十一条 投标人是响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。依法招标的科研项目允许个人参加投标的，投标的个人应符合本办法有关投标人的规定。
第二十二条 投标人应当具备承担招标项目的能力和招标文件对投标人规定的资格条件。
第二十三条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件应密封，并加盖单位和法定代表人的印鉴。
招标项目属于工程建设勘察、设计、施工、调试、监理的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩、拟对本项目的服务时间；属于勘察、施工、调试、监理的，还应当包括拟用于完成招标项目的机械设备、测试设备等。
第二十四条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。公司收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。
在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，应当拒收。
第二十五条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知本公司。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。
第二十六条 招标文件应要求投标人在提交投标文件的同时提交投标保函(或保证金)。
第二十七条 投标人不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标，否则一经发现，没收投标保证金，取消中标资格。

第五章 开标、评标和中标
第二十八条 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间后进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
第二十九条 开标会邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
第三十条 评标由公司评标委员会负责。评标过程要采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。
第三十一条 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。
第三十二条 中标人的投标应当符合下列条件之一：
⑴能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；
⑵能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。
第三十三条 评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求时，可以否决所有投标。
必须进行招标的项目的所有投标被否决的，应当依照本办法重新招标。
第三十四条 中标人确定后，公司经营采购中心负责向中标人发出中标通知书；将中标结果通知所有未中标的投标人，退还投标保函(或保证金)。中标人放弃中标项目给公司造成损失的，应当依法追究法律责任。
第三十五条 公司和中标人应当自中标通知书发出之日起10日内(特殊情况可适当延长)，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
中标人应当按招标文件确定的时间及时提交履约保证金；同时公司向其退还投标保函(或保证金)。

第六章 附 则
第三十六条 本办法自发布之日起实行。本办法由公司经营采购中心负责解释。
某有限公司
招标结果汇总审批表
工程或设备名称

估算价

承办人

招标方式

发标时间

截标时间

开标时间

投标单位
技术评分/排名
报价/商务分
总排名/简要评估

推荐预中标排序

评标小组人员
（签名）

公司招标
办公室成员
（签名）

备 注

某有限公司
第三部分 经济合同管理办法（暂行）
第一章 总 则
为规范合同管理，防范经营风险，提高合同履约率，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关法律、法规，并结合本公司实际情况，特制定《经济合同管理办法》(以下简称本办法)。
第二章 适用范围
本办法适用于公司对外签订的所有经济合同和协议(以下均简称合同)。
第三章 经济合同管理机构和管理职责
一、经济合同管理实行公司统一领导、归口管理、分工负责、监督管理的原则。
二、经济合同范围和种类
1、本办法所指合同的范围包括以本公司为合同主体对外签订的所有发包合同，公司对外承包合同管理办法另行制定。
2、公司管辖的合同分为以下几类：
A类：项目前期可研、初步设计、勘测设计合同、咨询、评估监测及科学试验合同，土地及建构筑物征迁、补偿合同，技术引进、转让合同，教育培训等有关合同。
B类：工程施工承包合同，工程调试合同，工程监理合同，质量监督合同，安全监察合同，维修、技改、维护合同，财产租赁、工程设备、材料、备品备件采购合同，非标设备加工合同，货物仓储保管合同，后勤生活涉及的有关办公设备、房屋、机械租赁合同，运输以及其它与其相关的合同。
C类：借贷合同、财产保险合同、资产评估合同。
以上各类合同的补充协议均与原合同属同类合同。
3、根据上述合同分类，确定本公司合同谈判、草拟签约的主办部门和协办部门。
(1)A类合同
市场开发中心主办，设计院、经营采购中心、工程技术中心、财务管理中心、法务部协办。
(2)B类合同
经营采购中心主办，市场开发中心、设计院、工程技术中心、财务管理中心、法务部协办。
(3)C类合同
财务管理中心主办，经营采购中心、市场开发中心、法务部协办。
特殊情况公司董事第或总经理可指定承办部门或承办人，以上各类合同的补充协议由原主办部门办理。
三、合同管理职责
1、公司经营采购中心是公司合同的归口管理部门，对合同管理负有规范、管理、指导、监督和检查的职责。
2、合同主办部门职责
(1)调研论证；组织合同谈判；草拟合同文本；组织合同评审，依据授权签约。
(2)负责合同的履行以及履行过程中合同的变更(包括单价、总价、图纸、期限、质量、价款支付方式变更)书面材料收集，保管归档。
(3)合同履行过程中发生违约及工期、质量等争议，及时向公司领导汇报，并及时协调调解、仲裁、诉讼，确保公司权益不受损害。
经营采购中心设合同专管人员1人、市场开发中心、工程技术中心、财务管理中心设兼职合同管理人员或主办人员。
3、合同专管（兼职）人员职责
(1)保管合同及分发。合同正本保存在公司档案室，合同副本按附表1确定的分发范围办理分发手续。合同电子文本由主办部门负责发公司领导并按合同分发范围上公司局域网供相关人员浏览查询；
(2)负责检查合同是否符合法律和有关规定；
(3)及时检查合同执行情况，并督促合同执行人员做好合同的付款、催交，来往函件处理及相应的保管工作；
(4)汇总反馈合同执行主要情况；
(5)汇编和编制合同签订和执行情况一览表（附件2）。
（6）重大问题(资金问题、技术问题、质量问题)应及时书面向分管领导汇报；来不及时可先口头汇报，并于三天内补写书面报告。
4、合同主办人员职责
(1)负责合同签约前的各项具体工作；
(2)负责合同签约后的具体执行工作，如催交、付款等；
(3)牵头与其他部门相关人员的协办工作；
(4)来往函件的收发和管理工作；
5、各专业人员职责
(1)按专业分工负责相关条款的执行工作；
(2)经常检查该部分的执行情况；
(3)及时处理有关来往函件，但函件的原件须及时交主办部门专管人员保管(如需用则保留复印件)；
(4)执行情况及函件处理结果及时和主管部门专管人员联络，并以书面形式交主管部门专管人员。
6、合同管理总结会议原则上每半年召开一次，根据项目进展情况有关部门可分别召开协调会处理有关事宜。
第四章 合同的订立
一、公司是合同主体，任何职能部门一律不得以其名义对外订立合同。
二、公司合同评审采取会议评审和会签制度。合同文本由主办单位或合同另一方草拟，由招标确定中标单位的合同文本应与招标文件中合同主要条款相一致。
三、合同评审：
1、30万元以上的A类合同，100万元以上的B类合同、10万元以上的C类合同（融资合同除外）采取会议评审。
2、会议评审由公司总经理或副总经理主持，设计院、工程技术中心、经营采购中心、法务部、财务管理中心相关专家参加，主办部门记录会议结果（见附件2），如需要修改的不同意见则由合同主办部门与对方洽谈；上述限额以下的合同采取会签制(附件3)，合同会签由主办部门根据与合同另一方初步洽商情况草拟文本，经主办部门、协办部门会签后，报公司领导批准，进行合同签订；如会签中有不同意见需要对合同条款进行修改，由主办部门负责与合同对方进行再次洽商后报公司领导批准，进行合同签订。
公司对外工程承包合同原则上由公司法定代表人或法定代表授权委托人审批并签署。分包工程或物资采购合同原则上由董事长授权总经理审批，总经理根据授权范围认为需要董事长审批的合同，由主办部门报董事长批准，如总经理因事外出不能及时审批，合同又急于签订时，经过总经理同意可由委托分管副总经理审批，分包合同文本经过董事长或总经理审批后，可委托公司主办部门有关人员和公司分管领导签署。
四、合同签订前的准备
1、签订各类合同人员必须熟悉并掌握相关法律、法规、政策，严格执行各类合同法定程序，本着平等互利、等价有偿、诚实信用、协商一致的原则，依法进行；
2、合同签订前应做好资质审查工作，详细了解合同另一方的法人资格、经营范围、资质等级、企业信誉及业绩、履约能力、财务状况等事项；
3、工程合同签订前，合同主办部门及业务人员应详细了解标的、市场行情，做好合同对方报价、概预算的审核以及招标等有关工作。
4、合同主办部门在合同签订前，草拟合同文本，组织合同谈判前的准备会议，公司领导、合同协办部门参加并提出谈判意见；
合同主办部门汇总并整理各方意见，组织与合同对方的合同谈判工作，公司领导、合同协办部门人员参加谈判。
五、合同的内容可根据合同性质具体约定，但应包括以下条款：
当事人的名称(姓名)和住所；标的；数量；质量；价款或酬金；
付款方式；履行的地点、期限和方式；违约责任；解决争议的方式；生效与失效时间；合同份数。
各类合同应按以下原则由合同管理人员统一编号，编号规则及及含义如下：
（1） 合同： ZF . A(B、C、) ××× 201× ×××

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