采购流程及岗位职责.doc

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公司采购流程
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对物料的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
1． 车间、办公室根据生产、办公需要采购一种或几种物料，需要填写采购单，采购单的填写必须规整。
2． 完整的采购单应包括以下要素：
（1） 采购的部门；
（2） 采购的日期；
（3）采购的物品名称；
（4）采购的物品数量；
（5）采购的物品规格；
（6）采购的用途；
（7）采购物品的申请人、制单人；
（8）采购如有特殊需要请备注；
（9）采购单需经领导签字后批准；
3．采购单及其提报流程：
（1）车间及基建到原材料仓库填写采购单，装配车间到成品仓库填写采购单，办公室到供应处填写采购单，采购单一式两份，一份交由供应部，另一份需报单人备份保管；
（2）采购单的填写要完整、清楚，采购单需要部门负责人得到公司领导审核批准后报采购部门；
（3）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报供应部，签字确认手续后补；
（4）采购单由各部门负责人提交至供应部；
（5）供应部联系相应人员进行采购；
（6）采购物品入库，需仓库管理员核对采购单并填写入库单，入库单须有采购员签字；
（7）入库中如有和采购单中出入（如：物品未到、采购单未申请物品、数量规格不实等），需在当天下班前以书面形式交由供应部备案，且仓管需要保证入库物品的质量和完整性；
（8）采购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报供应部采购。
二、采购单的接收及分发规定
1、采购的接收要点：
（1） 供应部在接收采购单时应检查采购单的填写是否按照规定填写完整、清楚，检查采购单是否经过公司领导批准；
（2） 接收采购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，重复申请不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3） 对于不符合规定和撤销的采购物应及时通知供应部。
2、 采购单的分发规定：
（1） 对于紧急采购项目应优先处理；
（2） 申请采购部门需求应限定日期，并及时通知供应部；
（3） 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议；
3、 采购周期的规定
（1） 车间、办公室采购平时使用的物料，需要在使用的前一天16:50之前申请，过期不报者视为不申请物料，耽误生产办公使用的由各部门负责人承担；
（2） 装配车间所需配件材料需提前2-3周进行申请；
（3） 遇到紧急采购应及时汇报公司领导，采取快速优先采购的策略；

采购岗位职责
为了更好的提高公司的采购效率，明确采购的岗位职责，保证公司物资的正常供应，使每一次的采购工作都能合理有效的完成。特对岗位职责进行明确。
1、 采购当天需将前一天所报上的采购计划进行分类，安排采购物品当地采购或是异地进行订购。
2、 为保证每一次所采购的物品都能准时、准确。采购需向报单人着重落实所采购产品的型号、规格、用处，数量，以及准确使用时间。
3、 合理安排采购计划，根据公司所签单量或是发货量，催促仓库、装配车间提前对所需物品进行报单、审单。对紧缺物料及生产周期长的原料应提前安排采购计划及时购进；
4、 针对异地采购物品情况，须多与供应商进行沟通，掌握采购物品价格范围，并在采购过程中与供应商进行价格的商定。
5、 按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，对于所签合同进行审查。签订合同后随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求、运费、付款方式、质保期等条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行，并负责合同的归档与管理。
6、 采购每天对所定货物进行催货，并提醒供应商注意质量问题的保证，以及具体的交货时间。
7、 采购须与各部门做好沟通工作，把催货情况、交货时间、物流时间及时反馈给报单人，确保不延误正常的生产使用情况。
8、 严格执行配件原料包装材料入库检验制度，所到货产品如出现外观或质量问题，及时与供应商进行沟通，不合格产品进行返厂退换。
9、 与供应商的沟通涉及到技术问题的，及时与技术部进行沟通，届时把意见反馈厂家。
10、 对于供应商资质档案进行存档，建立供应商档案库，每一家供应商需提供公司营业执照，税务登记证，组织代码证等有效证件。
11、 协助公司领导对供应商进行考察，具体包括供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，
12、 对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等），供领导决策使用，争取最低的采购成本。
13、 加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；
14、 与供应商进行具体付款方式付款时间的商定，及时写好付款申请单经领导批准后走付款程序。并与财务及时进行沟通，确保到款的及时性，如出现特殊问题不能及时付款的应马上与供应商进行协商沟通。
15、 负责建立物料供应体系，开拓供应新渠道。

山东格瑞蓝热能设备有限公司
2012年8月6日

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