办公自动化系统运行管理制度.doc

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办公自动化系统运行管理制度

1 总则
1.1 目的
为规XXXXXXX集团有限公司（以下简称集团公司）办公自动化系统（以下简称OA系统）正常、安全、有效运行，规范用户操作使用，优化办公业务流程、提高工作效率和降低管理成本，特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于集团公司各单位所有使用OA系统的人员。
1.3 定义
OA系统运行是指在集团公司内，使用办公系统处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。
1.4 职责
1.4.1 信息部
1.4.1.1 OA系统硬件维护、软件升级的归口管理部门。
1.4.1.2 负责集团公司OA系统运行环境维护及监管。
1.4.1.3 负责公文、表单、流程等在OA系统内的预制。
1.4.1.4 负责集团公司OA的应急处理。
1.4.2 集团办公室
1.4.2.1 OA系统运行及规范使用的监管部门。
1.4.2.2 负责集团公司OA系统公文、表单、流程的审核、管理。
1.4.3 各单位
1.4.3.1 系统管理员负责本单位系统运行环境维护及监管。
1.4.3.2 负责集团公司OA系统协同推广、文档管理。
1.4.3.3 单位管理员负责本单位OA系统后台配置及前台应用管理。
1.4.3.4 表单管理员负责本单位OA系统表单制作。
1.4.3.5 文档管理员负责本单位OA系统文档管理。
1.4.3.6 公文收发员负责本单位OA系统公文管理。
2 系统运行管理
2.1 权限划分
2.1.1 集团公司系统管理员为信息部指定专人担任，系统管理员负责对集团公司各单位OA系统的运行环境进行维护及日常监督管理，系统环境维护包括基本信息配置、系统应用配置、信息集成配置、组织架构设置及变更、公司标示配置等。
2.1.2 集团公司应用管理员为信息部指定专人担任，应用管理员负责对集团公司各单位OA系统使用进行推广、指导、监督。
2.1.3 各单位管理员为各单位指定专人，负责对本单位OA系统进行后台配置及前台应用管理，对本单位组织架构及账号进行变更调整，对登录系统人员的账号及权限进行划分，对表单管理员、文档管理员、公文收发员等角色进行授权，单位管理员任免及授权须经本单位主管领导审批。
2.1.4 表单管理员由单位管理员进行授权，负责本单位表单制作、协同推广，表单管理员任免及授权须经本单位主管领导审批，各单位内部流转的表单上线须经本单位领导审批。
2.1.5 文档管理员由单位管理员进行授权，负责本单位文档管理及公共讨论区的管理，文档管理员的任免及授权须经本单位主管领导审批。
2.1.6 公文收发员由单位管理员进行授权，负责本单位及部门公文收发管理，文档管理员的任免及授权须经本单位主管领导审批并报集团办公室备案。
2.2 操作应用
2.2.1 集团公司员工应熟练掌握OA系统的使用操作方法，使用OA系统的人员应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务，集团公司定期对OA使用人员进行培训、考核。
2.2.2 使用OA系统的人员应保证通过OA系统发起的协同、表单、公文等内容正确完整，流程准确，在公共空间发布的公告、新闻、讨论等内容积极向上、正面健康、符合国家法律法规及公司各项制度规定。
2.2.3 使用OA系统的人员应及时处理OA系统处理业务。
2.2.4 OA系统公共信息实行实名制管理，发起人发起的公共信息经授权人员审核通过后方可发布在公共空间相应版块中，发布的公共信息应遵守国家相关法律法规及集团公司相关制度规定。
2.2.5 OA系统表单模板涵盖范围内的办公流程，涉及到的相关单位应按照表单模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位应督促表单模板的使用。
2.2.6 OA系统签章由各单位负责人实名管理，签章须由本人保管密码并使用，不得随意将密码外泄，发现密码出现问题应及时通知集团系统管理员解决，确因条件限制不能亲自操作使用的，须书面授权指定人员。
3 业务运行管理
3.1 协同办公管理
3.1.1 各单位人员需要传递文件，须使用协同工作与权限内的部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件交换和消息沟通。
3.1.2 发起协同应准确编辑或选择流程，流程无法正常执行，应及时联系本单位相关授权人员予以解决。
3.2 表单管理
3.2.1 OA系统中的表单分集团、部门、单位间使用的表单和部门、单位内部使用的表单。
3.2.2 增加集团、部门、单位间使用的表单，由申请单位将所需的表单样式及流程，通过相关部门、单位评审，签字确认后，提交集团办公室或经营管理部审核，集团公司信息部应用管理员制作正式发布为表单模板。
3.2.3 增加单位内部使用的表单，需求单位将经本单位负责人签字确认后的表单样式及流程，交由集团公司信息部应用管理员制作，通过需求单位负责人审核，签字确认后发布并授权相关人员使用。
3.3 公文管理
3.3.1 各单位公文收发员负责接收公文并负责内部传阅及发文拟稿。
3.3.2 各单位信息管理员应对本部门需保存、共享的电子版资料进行分类整理，并归档到本部门“单位文档”对应的目录中；并根据查询权限授权其它人员查询或借阅，重要文档需另外备份。集团应用管理员应按照各部（室）需求建立“单位文档”，并指定相应权限。
3.3.3 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子公文档案库，形成归档文件，文档管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供相关人员查询或借阅。其他人员查阅或借阅公文档案资料，需要在OA系统中提出申请，审批流程通过后，由档案管理人员授权查阅或借阅。
3.4 公共空间管理
公共空间分由集团办公室、信息部负责管理。
3.5 新闻发布管理
公共空间“集团最新新闻、最新公告、最新调查”由集团办公室审核并负责发布。各部门工作动态由各部门领导审核后发布到公共空间相应版块，按照“谁发布，谁负责”原则，相关责任由发布单位自行承担。
3.6 公告管理
各单位起草的公告、通知等信息需要发布在公共空间，应交本部门负责人审核后在公共空间本部门\单位管理的板块上发布；需要到公共空间中集团管理的板块上发布的信息，部门\单位负责人审核通过后交集团办公室审核并发布到相应版块。
3.7 讨论管理
在讨论区发布信息，应遵守国家有关法律法规，符合集团公司相关制度规定，尊重他人权益和隐私。空间管理员有权利及义务对空间进行监督管理，如发现违反国家有关法律法规，违反公司相关制度规定及侵犯他人权益及隐私的言论一律删除，并追究发起者、相关管理人员的责任。
4 安全保密管理
4.1 OA系统使用要严格执行国家相关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关制度规定，确保国家秘密和企业秘密的安全。
4.2 通过OA系统生成的电子文档或表单与相同内容的纸质文档或表单具有同等效力，除有关规定必需采用纸质文件存档外，其他无需打印存档。
4.3 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，用户首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失，由该用户承担相关责任。
4.4 OA系统管理员及其他授权管理人员通过用户名及密码进入系统后台，对系统运行及应用进行管理、维护，管理员应确保用户名及密码的安全，不得泄露给他人，由于用户名及密码泄露造成的损失由管理员承担相关法律责任。
4.5 OA系统通过密码认证对中高层管理人员电子签名及集团公司电子名章进行管理，持有电子签名人员及集团公司电子名章保管人员应确保电子签章密码的安全，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责，并对其追究法律责任。
5 系统维护管理
信息部每两天对OA数据进行一次本地备份，每周对OA系统完整数据（含upload）进行一次异地备份。
6 系统配置变更管理
6.1 申请或变更OA系统登录账号及相关权限，需填写《人员增减及权限变更申请单》，由部门领导审批后，提交人力资源部审核并由单位应用管理员进行处理。
6.2 变更组织机构设置，信息部管理员根据集团公司下发组织机构，进行变更组织机构。
6.3 新增或变更表单流程，申请部门需填写《表单变更流程申请单》，附表样、流程图，由集团办公室或经营管理部审核，业务分管领导签批后提交单位表单管理员制作。
6.4 申请或主动放弃空间版块的管理权限，应填写《公共空间版块管理权限变更申请单》，部门\单位负责人签字确认后提交信息部变更。
7 考核管理
7.1.1 信息部每月对各单位OA使用情况进行跟踪，凡违反OA使用的人员、单位或部门，责令整改，整改仍没有效果的，每月信息部将违反操作不进行整改的单位进行集团公司通报。
7.1.2 凡违反OA系统登录，造成泄密的，罚款500元，情节严重者予以解除劳动合同。
7.1.3 凡违反OA系统签章管理，对公司造成损失的，罚款1000元，情节严重者予以解除劳动合同。
7.1.4 凡在OA系统中散播违反公司制度、国家法规、侮辱性言论，对公司造成不良影响的，直接解除劳动合同。
7.1.5 因违规操作，造成OA系统不能正常使用的，视情节轻重，对相关人员纳入月度考核。
8 附则
8.1 本制度由信息部负责解释。
8.2 本制度自下发之日起执行。
8.3 相关记录
附件一：《人员增减及权限变更申请单》
附件二：《表单流程变更申请单》
附件三：《表单模板变更申请单》
附件四：《公共空间版块管理权限变更申请单》
附件五：《OA系统故障处理申请单》
附件一：
人员增减及权限变更申请单

申请人

申请部门

申请日期

权限变更
说明

部门负责人

应用
管理员

附件二：
表单流程变更申请单

申请部门

申请日期

申请变动
表单名称

变更说明
（职责、权限变更说明，附表样及表单流程图）
部门负责人

经营管理部/
人力资源部

业务分管领导

应用管理员

附件三：
表单模板增减变更申请单

申请部门

申请日期

表单名称

变更说明
（职责、权限变更说明，附表样及表单流程图）
部门负责人

业务分管领导

信息部
应用管理员

附件四：
公共空间版块管理权限变更申请单 

申请部门

申请日期

版块名称

变更说明
（申请或管理权限变更说明，空间概述）
部门负责人

办公室

信息部
应用管理员

附件五：
OA系统故障处理单

申请人

单位\部门

故障说明

联系人

联系电话

处理结果

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