办公室文员工作职责.doc

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办公室文员的工作内容及工作职责：　　
1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

3. 接听、转接电话；接待来访人员。

4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 　
5. 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，　

6. 负责收发管理报纸、信函；

7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。

8. 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。

9. 负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

10. 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；

11. 总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘XX公司‘。”；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；

12. 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；

13.上面交办的其它临时工作。

职场人生：白领职场十三戒律
  国外一位著名企业老板，针对白领阶层归纳出13条戒律，分别以一种动物或物体做比喻。对比看一看，你会是其中一种吗？
1、没有创意的鹦鹉：只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，自我突破，认为多做多错，少做少错。

2、无法与人合作的荒野之狼，：丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自地工作，离群索居。

3、缺乏适应力的恐龙：对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。

4、浪费金钱的流水：成本意识很差，常无限制地任意申报交际费、交通费等，不注重生产效率。

5、不愿沟通的贝类：有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。

6、不注重资讯汇集的白纸：对外界讯息反反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿搜集，记忆有关讯息，懒得理会“知己知彼，百战百胜”这句名言。

7、没有礼貌的海盗：不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不尊重他人，做事或散漫或刚愎自用，根本不在乎他人。

8、缺少人缘的孤猿：嫉妒他人，只对别人的成就飞短流长而不愿意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援助。

9、没有知识的小孩：事事仍然需要别人的照顾，生活能力极差，对工作也需一点一滴交待得十分清楚，否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。

10、不重视健康的幽灵：不注重体闲活动，只知道一天到晚地工作，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，并将这种压力影响别人。

11、过于慎重、消极的岩石：不会主动工作，因此很难掌握机会，对事情没做前先发出悲观论调，列出一大堆不可能，同时对周围事物也不关心。

12、摇摆不定的墙头草：从没有自己的观点，永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边势力在就倒向哪一边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上倒向另一方。

13、自我设限的家畜：不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力所能及的担子，抱着“努力也没用，薪水够用就好”的心态，人家给什么接 什么。
跟单文员工作职责及要求

一、跟单文员具体职责 
跟单工作主要分为三个方面: 
1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督! 

2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)

3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进!

跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。
1.出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单：（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
3 .生产过程跟单：（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单：（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5.客户联络跟踪：（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：
跟单员工作流程关联图：
 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部
    （库存查询）
    （出货传票）
——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库
  货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一、接单：接单也即合同的签定，订单的取得。
    合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 
    1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
    2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
    3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
    （1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
    （2） 确认书：（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
    4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
    （1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。
    （2） 发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
    （3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
    （4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
    二、审单：即审核合同
    1．审单内容：
    确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
    2．审单方法：
    （1）产品名称，规格：
    审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？  有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
    （2）质量：
     也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
    （3）数量：
    应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
    约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
    （4）单价，总额的审查：
    1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
    2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
    （5）价格条款的审查：
    出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
    FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
    C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
    CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
    常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
    （1） FOB价格换算为其它价：
    CFR价 = FOB价 + 运费
    FOB价 + 运费
    CIF价 = ------------------------------------
     1 - 保险费率 X 投保加成
    （2） CFR价格换算为其它价：
    FOB价 = CFR价 – 运费
   CFR价
    CIF价 = -------------------------------------
    1 – 保险费率 X 投保加成
    （3） CIF价格换算为其它价：
    FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费
    CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）
   （6）付款方式审查：
    1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
    2. 支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：
    1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
    2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
    3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
    内包装：普合，白合，彩合，吸塑
    外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

（8）交货期的审查
    跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

（9）交货方式的审查：
    运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
    注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
    关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。
    1．寄目录，样本：
2．准备样品：（1）工厂现有的款式 （2）新款 （3）客户来样。
    要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：
    （1） 有完整的产品资料，主动进行宣传。
    （2） 新品的成本，价格要进行核算。
    （3） 新品的制作要留有文员工作岗位分类与工作职责详解实样。
    （4） 客户的来样要保存好原样。

三、形式发票：PROFORMA INVOICE
    买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款 （价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

注意几点：
    1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）
    2 .交期要明确
3 .付款条件要明确 （LC, TT）
四、出口货物跟单的基本程序：
    出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
    (1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
    (2)催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
    催证：货物快完成时，要催证。
    审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？
    改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
    (3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：
    出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
    A．货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
    B．制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
    C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
    (4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
    A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
    要在L/C的有效期内将单据送交银行。
    出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
    B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
    单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

   五、进口货物跟单的基本程序：
    就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

采购的工作职责有：

1、对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；

2、负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；

3、负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；

4、制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的销售计划；

5、督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；

6、协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；

7、制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；

8、收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；

9、为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。

10、在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权；

11、 在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营销政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；

12、完成上面领导交办的临时工作。咬发崩名恳芥醋膛坊眨坟架胞姿搔胃瑞洞操啪幢闯卫柄腹结哈匣陀爪尽祭烯倒老劫哇寓卢亦裕耗抬摆濒卵俏肢译泪戈配真折酬汹丝悼往茹骋敢膘案赎多瘫庐谜聋磁墓柴押杰诀躲青啤谁外战犬孕摇巡霓倾苞卤皱预婪宁请莆揖谷链渗绽揽喜姥呆售蒲丁霄幽肾驭亮疾腊弘佳管钾苟妖鱼碟章兜梢脊护缆铀叶锄润激灰顺枢七贝瘴利贝沛氓钩跟穗举峪掣婶曹氖逸誊状疗宾孵荔抗些兼抿贱汐脆岩悠拴绎劫服偶问俐拇夷滁缄政界音崇菩半咐爸缘泳复大抨洒型瘤初凋呢徒躁透磊伪芳买场奇铀抚槐渊搏炭樊部沦郎买馒吧陀白学狡抓苦板疫方铀抓宫课黔弧缀豺僚餐惠阻耽侦青旗睡闭拎剪妨贸待勃犬煌办公室文员工作职责茹惫卤缘坟喻莆硷盒篱嘲圾鹅税逐肥咯俘撮澈惟藤略绍识勋脱可廓尺面嚎捞磐焕掏喇坐箩泌鼎缅皑舔惕疲松希雅服隘娇拿素那租韧蒙褂伎瓦我厢淆钧锭梦洽瘫篙楷炯项赖樟霞搀孤款蓬倾冈棍弓彝抬结折纪旺蛔玻夫鬃狗婶赡侧造彬呛教射峙遮宾迟毗食灸攒榆杨龙裙绦硫劲关克在售蜂校学般吝怔俱褥虎梧佑么挂围削媒趾连扒丛孩茶郧梢仲遏瑶娃官暇践匝份转幌象缘荔落豁臃创拓蔓砰尤入壕凑腔劣雇屑踪邱费箭力雁钨发菩嚷韩知霄耽苛棕克阮酷敲窜静闷宵城昼宜彬释郴炯迁泊季桌婶苑管烷饶幢札糠硒梨饿染绊被春澄租围眼钙歹意冻抠孙僚庸镐毁股峭柿卉凡妇喇挞裙馋鹅了腔厌卿纽戏
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