内部控制制度--《固定资产循环》.doc

内部控制制度

《固定资产循环》

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管理代表

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□非管制文件

文　　件　　履　　历　　纪　　录
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核准
权责
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日期
0
第1版（新发行）

1. 总则
1.1. 制定目的
为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「固定资产循环」（Asset）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。
1.2. 适用范围
凡本公司有关「内部控制」之「固定资产循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。
1.3. 权责单位
管理、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。
2. 固定资产循环
2.1. 循环图
【见】（资料1）「固定资产循环图」。
2.2. 循环作业
本循环之各项作业：
1) 固定资产取得作业（CA101），另订之。
2) 固定资产异动盘点作业（CA102），另订之。
3) 固定资产减损作业（CA103），另订之。
4) 投保作业（CA104），另订之。
5) 工程管制作业（CA105），另订之。
6) 差异分析作业（CA106），另订之。
3. 附则
3.1. 制修废与颁布实施
本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。
3.2. 编号、版本、日期、页次／页数
本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。
3.3. 附件
3.3.1. 相关资料
（资料1） 「固定资产循环图」

（资料1） 「固定资产循环图」

采购及
付款循环

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CA105

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工程管制
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CA101

CA104
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固定资产取得
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投保
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CA102

CA103

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固定资产异动盘点

固定资产减损

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CA106

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差异分析
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第2节 作业程序
1) 固定资产因新建、购置而取得，经验收后交由使用单位使用并统筹由资产管理人员管理。
2) 资产取得之后，由资产管理员依资产编号原则编号，并设置「资产卡」归档保管。
3) 将资产号码卷标，贴于固定资产上。
4) 若有移转资产，须经董事长核准后，始可接受。受移转单位领取后，知会资产管理人，完成点收及估价手续后，使用单位填「固定资产领用单」，资产管理人填「固定资产取得单」后入帐。
5) 固定资产取得后，应决定残值、使用年限及定期维修期间，并按期提列折旧。
6) 资产管理人将资料填制于「固定资产取得单」后，交由财会单位入帐。
7) 资产项目由管理人员每年提列，除记入「资产卡」外，并制表转财会单位。
8) 固定资产之使用单位区分不易时，以总务单位为管理单位。
第3节 控制重点
1) 固定资产之取得应依据固定资产相关管理规定处理，使用单位申请新建、购置，必经相关主管核准。
2) 购买土地、房屋等不动产，或其它金额较大之固定资产，应先报告董事会同意后、依预算编列程序办理，事前并作效益评估。
3) 关于房屋、土地等不动产之取得或处分时，应先取得客观公正与超然独立之不动产专业鉴价报告书。
4) 固定资产依规定设立「资产卡」及明细帐，帐卡金额合计数应与总帐金额相符。
5) 不可将资本支出列为费用支出或将费用支出列为资本支出。
6) 固定资产应按期提列折旧，计算方法力求正确，已重估资产应依重估后价值计提折旧。
第4节 相关资料
「资产卡」、「固定资产领用单」、「固定资产取得单」等。

第1节 作业程序
1. 固定资产异动
1) 固定资产调拨，应由拨出单位填「固定资产调拨单」，由管理人员在「资产卡」上记录变动。
2) 固定资产科目名称变更、范围变更、移转或转列闲置资产时，均由固定资产管理人员，填「固定资产变更单」通知财会单位，并记入「资产卡」。
3) 固定资产修配之人工及领用材料，除依一般作业程序管理外，并由财会单位将成本计算入帐，并填「固定资产增值单」通知资产管理人员。
4) 固定资产分割则由资产管理人员就分割资产填固定资产消失单，分割资产分别填固定资产取得单，登录「资产卡」，并通知财会单位。
5) 固定资产合并，则由资产管理人员分别填写「固定资产增值单」与「固定资产减值单」，除记入「资产卡」外并通知财会单位。
2. 固定资产盘点
1) 各稽核单位依盘点计划及预定实施进度，编制「固定资产盘点预定进度表」。
2) 稽核人员会同财会单位就财会单位内之资产帐、资产清册与资产单位之「资产卡」核对。
3) 稽核人员会同财会单位，就使用单位之「资产卡」与管理人员之「资产卡」核对。
4) 盘点情形记入盘点记录，并在盘点清册备注栏说明。
5) 盘点帐物不符时，依规定手续办理。
6) 依盘点结果编具盘点报告汇总表，送董事长室核备。
第2节 控制重点
1) 固定资产异动，非依规定程序办理，并填妥「固定资产调拨单」后，不得为之。临时紧急之调拨，亦须经主管同意，且在两日内补办调拨手续。
2) 固定资产之大修工程支出应注意有无超过预算，并分析原因。
3) 因经济或效能问题转列非营业之固定资产，如未能达到原计划预估年限及收回投资数额时，即属投资错误或计划缺失，应予检讨。
4) 固定资产每年至少盘点一次，盘点注意事项如下：
(A) 拟妥盘点计划。
(B) 召开盘点协调、说明会。
(C) 注意有无漏盘或重复盘点。
(D) 函请会计师参加监盘。
(E) 以盘点卡作实地盘点时，盘点卡应连续编号，空白及作废之盘点卡亦应保存，同时作盘点卡控制表。
5) 制作「单位资产卡」，单位主管调（离）职时，必须办好移交工作。
第3节 相关资料
「固定资产调拨单」、「资产卡」、「固定资产变更单」、「固定资产增值单」、「固定资产减值单」、「固定资产盘点预定进度表」、「单位资产卡」等。

第1节 作业程序
1. 报废
1) 若为部份报废，先办理分割手续，再依资产管理相关之报废规定办理。
2) 报废资产若已达耐用年数，或虽未达耐用年数，然重置成本在新台币20万元以内时，每半年汇总核报董事长室。
3) 报废资产未达耐用年数，然重置成本在新台币20万元以上时，随时项目呈报主管。
4) 报废时由使用经管单位填写「固定资产报废申请表」，经核准后交由资产管理人员填写「固定资产消失单」，在「资产卡」注明报废，并转与会计后，完成报废。
2. 出售
1) 欲拟出售资产，由管理人员依固定资产相关管理规定，提出申请，经董事长核准后始可办理出售手续。
2) 出售单位参酌市面行情及资产状况，制作出售固定资产拟估底价表。
3) 依招标、议价、比价等相关管理规定，决定实行何种方式。
4) 资产出售后，管理人员将出售资料及「固定资产消失单」，在「资产卡」上记录外，并转与财会单位入帐。
3. 盗失
1) 有盗失情形由使用或保管单位提出书面报告，经主管签章后交与资产管理人员。
2) 资产管理人员依此填「固定资产变更单」并通知财会单位，将该部份列为失窃待追回部份，并将「资产卡」抽出另外保管。
3) 若二年内有追回，将「资产卡」中失窃待追回部份转回，并通知财会单位。
4) 若二年仍无法追回，则依规定报失并办理报废手续。
第2节 控制重点
1) 固定资产之报废或减损，应立即办理报废手续，同时经有关主管核准，查明待报废资产使用年限之计算是否正确，未折减余额与已提折旧额有无错误。
2) 未逾年限即行报废之固定资产，必须经有权人核准办理，并查核分析原因。
3) 因盗窃或灾害而报损之资产，应查核有无失职疏忽，日后如何防范，是否已有改进对策。
4) 未达原定使用年限提前报废者，及因盗窃或灾害而损失固定资产，应向税捐稽征机关报备，并请其派员勘查。
第3节 相关资料
「固定资产报废申请表」、「固定资产消失单」、「资产卡」、「固定资产变更单」等。

第1节 作业程序
1. 验收取得后投保
1) 公司固定资产包括现有、增设或承受，于取得后有尚未投保而具有危险者，应办理火灾保险或加上附加保险，其不易发生损失危险者，得于呈准后不予投保。
2) 保险标的及种类
(A) 机器设备及厂房建筑设备，投保火险。
(B) 运输设备投保综合险。
(C) 内陆运货品，投保内陆运输险。
(D) 国外交运货品投保全险。
3) 各种设备均应依保险相关管理规定，决定投保种类及金额，投保金额应与现值相符。
4) 各项标的计价基准应有规定。
5) 资产部份于取得时，应依保险相关管理规定办理投保。
6) 投保之固定资产因增添、减损、移转及撤除等原因而发生变动时，管理单位应向保险公司办理另订契约、变更契约或解约等手续。
7) 「保单」由专人管理，并设置「保险登记簿」，载明各项投保纪录。
2. 工程进行中投保
工程部份于合约中，应要求承包商于施工期间投保。
第2节 控制重点
1) 投保金额与投保项目力求适当。
2) 「保单」到期应办妥续保手续。
3) 各种保险权利义务力求明确。
4) 投保费用有无异常。
5) 各项应保险之固定资产均应投保。
第3节 相关资料
「保单」、「保险登记簿」等。

第1节 作业程序
1. 工程设计
1) 主办单位依需求单位之申请，拟定基本设计原则，并编列「工程概算表」，排定总工程要径关连进度，送委托单位，并「投资计划表」或「改善项目报告」，呈准后作为工程各项执行作业之依据。
2) 依基本设计原则，参照设计基准及有关法令规定进行设计。
3) 工程设计内容应包括施工规范、检验基准与操作保养基准等之设计及工程设计、计算与图面绘制。
4) 设计单位依核准之平面图，参照工程运算基准，详细计算工料数量，并依供料、带料及工资顺序编列「工程预算明细表」及汇编「工程预算表」。
5) 工程承揽须知，应包括工程范围、特殊施工需求，保固内容与期间，及施工应注意事项。
6) 工程用料、工时基准、工料数量、金额计算，汇编预算总表及明细表。
2. 工程发包
1) 发包单位应开发各类工程施工厂商，调查其施工设备、技术能力及承揽实绩等，并划分类别、等级，作为工程发包时，询价对象选择之参考。
2) 发包对象须为已办理厂商登记之厂商。
3) 工程完工发包单位应依据「工程验收（估验）单」所载之验收意见，将厂商施工质量、工期及其它施工异常事项择要记录于该厂商纪录文件，对发生施工不良、工期延误或管理不当等情形之厂商，依供货商登记管理相关规定处理，要求其加强改善或停止往来。
4) 发包单位应定期复核厂商登记资料，倘厂商施工设备、人员或其它有关资料变动时，应即予更正。
5) 工程发包依如下规定办理：
(A) 工程总价在300万元以下者，慎选丙级以下之厂商，以议价方式办理（惟许可免向政府主管建筑机关申请建筑执照之工程，其总工程费在100万元以下者，土木包工业可参加比价）。
(B) 工程总价在300万元以上，1000万元以下者，慎选乙级以下之厂商，以比价方式办理。
(C) 工程总价在1000万元上者，以公开招标办理，但工程质量规格特殊者，或紧急需要时，得事先签请董事长核准后，改用比价方式办理，但以甲级营造厂为限。
3. 工程订约
1) 工程决包后发包单位应要求厂商依照工程承揽范围及议定之预定施工进度拟定「施工计划表」，经监工单位确认后，作为施工进度控制之依据。
2) 订约应以「工程承揽书」为原则，倘拟订定「工程合约书」者，应于工程决包纪录表述明原因。
3) 「工程承揽书」或「工程合约书」应详列工程名称、工程内容施工工期、承揽总价、付款办法、验收规定、逾期责任、终止及解约约定、保固责任与保证书等事项，并附施工图面、施工规范、工程承揽须知、报价单、工程明细表、施工计划表及其它有关资料。
4) 为确保材料质量，预拌混凝土与钢筋等主要材料应以公司供料为原则，并于合约内注明。
5) 工程付款方式应以不预付订金为原则，按实际工程进度分次付款。
4. 进度管制与监工
1) 由公司指派现场监工单位及人员。
2) 监工单位负责工程施工进度与用料控制、施工质量核查、工程异常协调处理及工地管理。
3) 监工单位应依据议定工期、施工说明及图面等与厂商共同检讨，拟定主要施工项目及预定之工期、每日完工量、出工人数、施工机具设备等作为工程施工及进度控制依据，并应与有关单位协调工程施工互相配合事项，以使工程顺利进行。
4) 监工单位应选择适当地点设置工程需用之电源、水源等，并妥善管理。有关用电安全、防火、防爆、防台、人员防护、环境卫生、意外事故处理等安全卫生作业规定，依『劳工安全卫生』相关规定办理。
5) 倘因施工需要，厂商须搭建自用办公室、仓库、工寮等临时性建物时，监工单位应与有关单位协调后再予指定适当场所，其水电费用原则由厂商自行负担。
6) 监工单位应要求厂商依照「施工计划表」所订工期及预定工作量施工，并督促厂商逐日以「施工纪录表」详载施工情形，监工单位与厂商之联系事项，原则上以「施工纪录表」为之。
7) 监工单位逐日制作「监工日志」及「晴雨表」。
8) 监工单位应督促厂商依据施工规范、施工图面、检验基准等要求条件施工及检验。
9) 监工单位应控制各项工程施工进度，倘实际施工进度落后者，应跟催及核查厂商出工之人数与其技术能力及施工机具设备之性能与数量是否符合要求，并即赶工避免影响整体工程进度。
10) 监工单位应要求厂商依规定设置工程有关之安全及防护设施，以确保施工安全。
11) 厂外施工之工程，监工单位应要求厂商每周提报「施工纪录表」，监工单位应按厂商填报之完成进度，依「工程承揽书」或「工程合约书」所订之检验阶段，派员核查施工质量及实际进度。
12) 工程施工质量或用料控制等，倘有不符规定未能及时改善者，或进度延误达15％以上或发生其它重大异常时，监工单位应即呈报董事长室采取措施后，补办工程异常反应及处理报告表呈核。
13) 施工中之增减工程办理规定
(A) 局部工程之变更，其增加工程款在工程契约总价百分之十以内而未超过50万限额者，得由主办单位会同使用单位同意后办理。
(B) 若超过新台币50万限额时，应依核准权限签请核定。
5. 工程付款
1) 承包商依工程进度配合合约付款办法，向监工单位提出请款申请，经监工单位核对进度无误后，始可开「发票」请款。
2) 承办人收到「发票」后，一天以内将发票转出，层转公司办理付款手续。
3) 公司办理付款时，应再次逐项审核请款资料与合约书规定一切相符后，办理付款。
6. 异常事故处理
1) 工期需变更时，反应单位应以异常事项报告注明工程详细变更原因，会相关单位后，呈主办单位主管核准。
2) 倘工程进度延误、施工质量不良、用料控制不当或发生如工地事故等其它异常事项时，反应单位应于三日内，以异常事项报告表注明工程载明异常原因，并拟订处理对策。
3) 因发生异常致需变更承揽厂商或付款办法者，由原发包核决主管核准。
7. 工程验收与决算
1) 监工单位收到厂商按「工程承揽（或合约）书」约定之验收或估验阶段所提出之「工程验收（估验）申请书」后，应于三日内检查施工进度及质量，并依「工程承揽（合约）书」所载之工料明细，核算「工程验收（估验）单」，办理估验或验收。
2) 估验
检附「工程承揽（合约）书」（未订约之工程，则附「工程决包纪录表」、工料明细帐，经变更之工程另附变更数据），依验收（估验）核决权限呈核。
3) 验收
检附「工程承揽（合约）书」（未订约之工程则附「工程决包纪录表」、工料明细帐，经变更之工程另附变更数据），图面、「施工纪录表」、带料进厂清单，经委托单位及有关单位验收签名后，连同厂商出具之「工程保固书」依检验（估验）核决权限呈核。
4) 合约明订估验阶段及估验金额，均依合约项目、数量、完工验收时「工程验收（估验）申请书」，得免列工料明细。
5) 工程估验或验收需作试车或专业检验者，应另附「试车报告」或「检验报告」。
6) 工程完工后工地未清理，或余料未办退料或具残值之废料未办缴库时，不得办理验收。
7) 因验收不合格厂商再行施工而逾「工程承揽（或合约）书」所订完工期限时，其逾期部份，仍依约罚扣工程款，但待验日数应予扣除。
8) 工程逾期罚款，依供货商登记及管理相关规定处理。若「工程承揽（或合约）书」另有规定，其逾期部份，仍依约罚扣工程款，但待验日数应予扣除。
9) 验收完成后，需请领使用执照者，于领到使用执照后，承包商开具「工程保固书」连同请款发票一并送承办人员请领工程尾款。
10) 承办人填制工程施工验收报告并同「固定资产增加单」与「发票」转公司办理付款。
11) 工程验收完成后，由工程单位计算工程建造费用，检讨实际与预算差异原因并拟定改善对策。
12) 工程结案后有关合约、施工纪录、标准、决算等资料，存盘备查。
第2节 控制重点
1) 工程计划力求完备，须经董事长核准。
2) 工程发包应经比价、议价过程或公开招标方式，选定营造商。
3) 工程合约必须明确详细。
4) 工程质量必须符合预期水平。
5) 工程进度必须符合预定进度。
6) 工程费用应尽量不超出预算。
7) 工程验收应依规定办理，如不符规定，应有改善对策或依约罚款。
8) 工程请款应依规定程序办理。
第3节 相关资料
「工程概算表」、「投资计划表」、「改善项目报告」、「工程预算明细表」、「工程预算表」、「工程验收（估验）单」、「施工计划表」、「工程承揽书」、「工程合约书」、「监工日志」、「晴雨表」、「施工纪录表」、「发票」、「工程验收（估验）申请书」、「工程决包纪录表」、「工程保固书」、「试车报告」、「检验报告」、「固定资产增加单」等。

第1节 作业程序
1. 购置
1) 设备不良者，计算其比率是否过高，及分析是否有人为疏忽。
2) 购买之各项资产，至实际可用时之总成本与预算之差异，应分析其各项成本是否合理。
3) 购入之各项资产其使用状况或生产状况，是否让使用者满意或符合要求。
4) 资产使用后之维修保养费用，实际与预算差异的原因是否合理，及影响大小。
5) 对各项差异原因，作通盘检讨并拟对策改善之。
6) 研究各项购置成本及方法，是否有再降低之可能。
2. 工程
1) 原拟工程计划预估投资效益分析与实际完工达成效益分析，其差异原因是否合理。工程完工后，使用绩效有无浪费或损及公司权益。
2) 对于原预计效益过高，而实际无法达成者，及时依实况重行修正。
3) 分段分期完工工程，各段分别考核预定与实际绩效。
4) 投资工程效益达成及其影响检讨。
第2节 控制重点
1) 差异如系人为因素造成，应予以追查并视情节奖惩之。
2) 固定资产之维修费用应经常记录，并分析异常情形，对于不同品牌相似类型之固定资产的维修费用应比较分析，作为下次采购参考。
3) 各固定资产之维修情形及费用登入「资产卡」内，作为日后采购参考。
4) 工程成本效益应公正客观比较、检讨，作为未来投资决策（自制或外购）之重要参考。

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