某公司会议手册参考.doc

XX集团会议系统

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

目 录
一、集团会议制度·····························································································2
1、集团会议管理制度······················································································3
2、集团会议管理模板（制度附件）·································································9
2.1附件1集团会议列表——模板································································10
2.2附件2会议通知单及议程——模板························································11
2.3附件3大型会议计划分工表——模板·····················································13
2.4附件4文档汇报格式示例——模板·························································15
2.5附件5会议室使用申请单——模板·························································20
2.6附件6会议签到表——模板····································································21
2.7附件7会议记录——模板········································································22
2.8附件8会议纪要——模板········································································23
2.9附件9会议决议及跟进表——模板·························································24
2.10附件10会议效果评估反馈表——模板··················································25
二、集团会议设置及体系内容···········································································26
1、集团会议列表······························································································27
2、集团会议体系表··························································································31
3、集团会议流程表··························································································35
3.1集团高层会议流程···················································································36
3.2行政系统会议流程···················································································40
3.3人资系统会议流程···················································································47
3.4财务系统会议流程···················································································52
3.5销售系统会议流程···················································································60
3.6供应系统会议流程···················································································66
3.7制成系统会议流程···················································································72
3.8旋窑系统会议流程···················································································77

一、集团会议制度

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

1、集团会议管理制度

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

某水泥集团会议管理制度

一、制度目的：
为规范集团会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、适用范围：
1. 本制度适用于某水泥集团会议管理。
2. 子公司依据本制度执行，并依据实际情况编制各公司会议列表及体系表。
三、管理权责：
1. 集团行政中心负责集团会议的统筹协调及本制度的执行监督。
2. 会议提拟人或主办系统、部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3. 会议的审批权限详见“会议提拟与审批”。
四、管理内容：
1. 会议提拟与审批。
1.1集团例会无须提拟和审批。
1.2集团临时行政会议、集团年度例会由集团董事长、总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办系统、部门负责人提拟，集团董事长、总经理批准。
1.3系统、部门会议由各自安排，但会议时间、参加人员等，不得与集团会议冲突。其中，会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，必须通过集团行政中心另行提拟方案呈报集团董事长、总经理批准后执行。
2. 会议计划与统筹。
2.1 每年12月25日前，集团行政中心应与各系统、部门协调确定下一年计划召开的管理性会议，统一报集团董事长、总经理审批后，编制《集团会议列表模板》（附件1-模板），于年底前发放至各系统、部门负责人。
2.2 凡集团行政中心已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集单位应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请集团行政中心调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：集团例会、集团临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
3. 会议准备。
3.1 会议通知遵照以下规定：
3.1.1已列入《集团会议列表》的会议，无调整的，不再另行通知，各自按计划表直接通知与会人员；
3.1.2属下列情况之一者，按提拟部门进行通知的原则进行会议通知：
（1）未列入《集团会议列表》而临时提拟的会议；
（2）虽然已列入《集团会议列表》，但需对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明的会议；
（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。
3.1.3会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人员、会务服务提供部门；
3.1.4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以《会议通知单》（附件2-模板）进行书面通知；涉及多个系统、部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的《大型会议计划分工表》（附件3-模板）通知相关部门。
3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：
3.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料准备（如会议议题或提案、会议议程、汇报材料、计划草案、决议或决定草案、与会人员应提交的资料等）的组织工作；其中会议汇报要求采用统一的文档汇报格式(附件4-示例模板)，例如word、excel、PPT模板。
3.2.2会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；
3.2.3集团召开的重要级会议会务服务统一归口集团行政中心负责。
3.2.4系统、部门在集团召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（集团行政中心）提出申请，填写《会议室使用申请单》（附件5-模板）进行统筹安排。
4. 会议组织。
4.1 会议组织遵照提拟部门进行组织的原则。
4.2 会议主持人须遵守以下规定：
4.2.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
4.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成的目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
4.2.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员表明的意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
4.2.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（系统、部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人员明确。
4.3 与会人须遵守以下规定：
4.3.1应准时到会，并在《会议签到表》（附件6-模板）上签到。
4.3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。
4.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求。
4.3.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
4.3.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
4.3.6做好会议纪录。
4.4 多个系统、部门参加的临时行政会议原则上由集团董事长、总经理主持，集团董事长、总经理另有授权的除外。
4.5 集团例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
4.6 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
5. 会议记录。
5.1 集团各类会议应采用《会议记录》（附件7-模板）、《会议纪要》（附件8-模板）和《会议决议及跟进表》（附件9-模板）等模板进行会议记录。
5.2 集团各类会议应安排专人负责记录。会议记录员选定应遵守以下规定：
5.2.1各系统、部门应常设一名会议记录人员，负责本部门会议的记录和组织工作。
5.2.2会议记录遵照组织部门进行记录的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员。
5.2.3集团董事长、总经理主持的集团例会、临时行政会议原则上由集团行政中心负责会议记录，集团董事长、总经理另有指定的除外。
5.3 会议记录员应遵守以下规定：
5.3.1做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要和会议决议及跟进。
5.3.2会议应采用《会议记录》、《会议纪要》、《会议决议及跟进表》模板记录，并编号存档。
5.3.3及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报给考勤人员。
5.4 下列情况下，应整理会议相关资料：
5.4.1集团各类临时行政会议；
5.4.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；
5.4.3其它主持人要求会后整理资料的会议。
5.5 会后整理资料的发放或传阅范围由主持人确定。集团各类临时行政会议的会后整理资料须报行政中心一份存档备查。
5.6 会议资料为集团的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按集团文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
6. 会议跟进与检查。
6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照组织部门进行跟进的原则；会议主持人另有指定的除外。
6.2 集团董事长、总经理主持的会议，会后跟进工作原则上由行政中心负责落实，集团董事长、总经理另有指定的除外。
6.3 会议跟进的依据以《会议决议及跟进表》为准。
6.4 行政中心有权对各系统、各子公司、各部门的会议管理进行季度检查审核，将审核结果《会议效果评估反馈表》（附件10-模板）向董事长、总经理提交。
7. 其他。
7.1 迟到、早退、缺席。
7.1.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
7.2.2早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
7.2.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
7.2 处罚。
7.2.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
7.2.2无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
7.2.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
五、 制度附则。
1. 本制度由集团行政中心负责解释。
2. 本制度由集团董事长批准后生效，自颁布之日起执行。

批准： 日期：

2、集团会议管理模板
（制度附件）

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

2.1附件1 某水泥集团会议列表——模板
注：★ 表示为所在系统组织的会议。
系统
序号
日
旬
月
季
半年
全年
行政系统
1
大晨会★

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

绩效评估检查会★
文化主题会★

年度预算分析会
3
夕会(含PK)★

年度总结表彰会
4

双节晚会★
5

人才评估发展会
人力系统
1
大晨会

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

人资系统例会★
文化主题会

年度预算分析会
3
夕会(含PK)★

年度总结表彰会
4

双节晚会
5

人才评估发展会★
财务系统
1
大晨会

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

采购成本分析专题会
资本战略分析会★
财务分析总结会★
年度预算分析会★
3
夕会(含PK)★

财务专题会★
经济系统会议★

年度总结表彰会
4

文化主题会

双节晚会
5

人才评估发展会

2.2附件2 某水泥集团会议通知单及议程——模板
JXZ01-130101-001

会议通知
时 间： 年 月 日 00：00—00：00
地 点：
人 员：
会议内容：
参会名单：1.中层以上领导 2.铁三角负责人
高层领导（ 人）：
中 层（ 人）：
铁三角（ 人）：
合 计： 人

年 月 日

会议议程

一、会议标题
二、会议时间： 年 月 日00：00—00：00
三、会议地点：
四、会议主持：
五、会议记录：
六、参会人员：1.中层以上领导 2.铁三角负责人
七、会议议程：（ 小时）
1、工作汇报：
2、汇报次序：
序号
子公司/中心
汇报人/领导讲话
汇报时间
备注
1

公司领导做现场质询

2

公司领导做现场质询

3

公司领导做现场质询

4

公司领导做现场质询

5

公司领导做现场质询

6

公司领导做现场质询

7

公司领导做现场质询

8

公司领导做现场质询
2分钟

14
领导作重要讲话

15
形成会议决议

16
复述会议决议，确认无异议，会议结束。

会议具体汇报内容

2.3附件3 某水泥集团大型会议计划分工表——模板
一、会议主题：
二、会议时间：2013年 月 日00：00—00：00
三、会议地点：
四、会议范围：
五、组织字单位：
六、会议策划组：
会议
时间
事项
工作内容
集团高层
财务系统
人力系统
行政系统
责任人
备注
会议筹备
月 日
整体策划
编制会议策划方案、联系方式并实时更新

附件会议策划方案、联系方式表。
月 日
费用预算
编制预算明细

附件会议预算表。
月 日
费用审批
预算审批

月 日
邀请
联系、拟定邀请来宾及领导名单

附件会议来宾邀请名单
购买、编写邀请函

发放邀请函

月 日
稿件
领导讲话

附件会议稿件领导审查
主持词

议程表

新闻资料及通稿

月 日
资料礼品手提袋
手提袋

会议资料稿件收集

纪念品选购（嘉宾及工作人员）

汇总装好手提袋

月 日
员工组织
参加会议员工人员统计、通知、跟车安排

附件参加会议员工人员统计表
月 日
车辆安排
安排好会议当日全天大小车辆

附件车辆安排方案
月 日
安全保卫
做好安全保卫工作，准备好突发事件处理遇案。

附件会场安保方案
月 日
礼仪公司
会场、舞台礼仪音响公司布置

附件会场、舞台策划方案
月 日
拍摄
全程拍摄录像

月 日
宣传
联系报社、电视台等媒体宣传

附件媒体清单及联系方式

会议
时间
事项
工作内容
集团高层
财务系统
人力系统
行政系统
责任人
备注
会议筹备
如有表彰
表彰准备
授带、红花

表彰会议策划方案

附件表彰会议策划方案
证书、奖牌、奖品购置等

如有会餐
会餐
预订会餐饭店

烟酒准备

附件烟酒明细表
嘉宾及领导会餐房间座次顺序安排陪同及引导工作

附件会餐领导安排表
如有抽奖
抽奖制作
奖箱、奖票等的制作

附件抽奖策划方案
抽奖奖品
奖品赞助几个等级

附件赞助礼品清单及等级划分
如有节目表演
节目筹备
服装、道具

附件服装道、灯光、音效策划表
节目编排、录音等

接待服务人员、礼仪小姐人数

会中
月 日
会议签到
来宾、领导及参会人员签到，领取相关资料。

月 日
会议进行
依据会议议程进行召开。

月 日
会场服务
为会议进行服务，同时应急突发事件。

会后
月 日
会议收场
结束后收尾工作。

月 日
宴会
嘉宾、领导会餐房间座次顺序安排陪同及引导工作。

月 日
车辆安排
来宾、领导、媒体、演员、员工会餐完毕送回。

月 日
纪要总结
编制会议纪要，召开会议总结得失，并提交总结报告。

批 准： 日 期：

2.4附件4 文档汇报格式示例——Word模板

2.4附件4 文档汇报格式示例——Excel模板

2.4附件4 文档汇报格式示例——PPT(动态）模板

附件4-3

2.4附件4 文档汇报格式示例——PPT(一线汇报）模板
附件4-3-1

2.4附件4 文档汇报格式示例——PPT(二线汇报）模板
附件4-3-2

2.5附件5 某水泥集团会议室使用申请单——模板
JXZ-130321-001
申请人

申请场地

召开时间

主持人

参会人员

会议主题

行政部审批

部门负责人：

申请会议需使用设备情况
电脑

会议桌

投影仪

椅子

投影布

写字板

音响

水/水杯

空调

茶叶/咖啡

其他

备注：各位同事使用完会议室后，请及时关闭空调机使用过的设备，做好卫生，桌椅摆放整齐，恢复至使用前的状态。如发现未按要求整理场地的，将追究会议申请人责任，予以教育处罚。

某水泥集团会议室使用申请单——模板
JXZ-130321-001
申请人

申请场地

召开时间

主持人

参会人员

会议主题

行政部审批

部门负责人：

申请会议需使用设备情况
电脑

会议桌

投影仪

椅子

投影布

写字板

音响

水/水杯

空调

茶叶/咖啡

其他

备注：各位同事使用完会议室后，请及时关闭空调机使用过的设备，做好卫生，桌椅摆放整齐，恢复至使用前的状态。如发现未按要求整理场地的，将追究会议申请人责任，予以教育处罚。
2.6附件6 某水泥集团会议签到表——模板
会议名称

会议时间

会议地点

序号
姓 名
公司/单位
联系电话
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

2.7附件7
某水泥集团会议记录——模板
JXZ02-130101-001

会议名称：
会议主题：
会议时间： 年 月 日（00：00—00：00）
会议地点：
参会人员：

会议主持：
会议记录：
会议内容：

2.8附件8
年 月 日会议纪要——模板
JXZ03/04-130101-001

会议名称

会议日期

开始时间

结束时间

会议主持人

会议主题

会议地点

会议纪要人

出席人员

缺席人员

列席人员

会议纪要内容
序号
发言人
纪要内容
1

2

3

4

5

6

7

8

会议决议内容
序号
决议内容
责任人
完成时间
检查人
1

2

3

4

5

6

2.9附件9 年 月 日会议决议及跟进表——模板
JXZ05-130101-001
会议名称：
部门及责任人
序号
主要工作
时间节点
进展情况
完成时间
检查人员

编制： 批准： 日期：

2.10附件10 会议效果评估反馈表——模板
JXZ06-130101-001
会议名称

会议主题

会议时间

会议地点

会议阶段
序号
评估标准
内容
备注
会前
1
会议目标是否明确
□明确
□不明确
□其他及改进意见 。

2
会议时间、地点是否合适
□合适
□不合适
□其他及改进意见 。

3
会议议程是否完善
□完善
□不完善
□其他及改进意见 。

4
会议议题设置是否合适
□合适
□不合适
□其他及改进意见 。

5
参会人员及数量是否合适
□合适
□不合适
□其他及改进意见 。

6
会议下达通知时间是否合适
□合适
□不合适
□其他及改进意见 。

7
会议通知内容是否周详
□周详
□不周详
□其他及改进意见 。

会中
1
会议是否按时召开
□按时
□不按时
□其他及改进意见 。

2
会议持续时间是否合适
□合适
□不合适
□其他及改进意见 。

3
主持人把握会议是否妥当
□妥当
□不妥当
□其他及改进意见 。

4
参会人员是否到位
□到位
□不到位
□其他及改进意见 。

5
资料准备是否充足
□充足
□不充足
□其他及改进意见 。

6
会场秩序是否有序
□有序
□无序
□其他及改进意见 。

7
会议设备运行是否正常
□正常
□不正常
□其他及改进意见 。

会后
1
会场反应是否良好
□良好
□不好
□其他及改进意见 。

2
会议效果是否良好
□良好
□不好
□其他及改进意见 。

3
会议记录是否完善
□完善
□不完善
□其他及改进意见 。

4
会议决策是否落实责任人
□落实
□无落实
□其他及改进意见 。

5
会议决策落实是否检查验证
□检验
□无检验
□其他及改进意见 。

评估员： 日期：

二、集团会议设置及
体系内容

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

1、集团会议列表

河南省某水泥集团

二零一三年五月十四日

某水泥集团会议列表
注：★ 表示为领导亲自组织的会议。
高层
序号
日
旬
月
季
半年
全年
董
事
长
1

月度绩效管理会★
季度绩效管理会★
半年度绩效管理会★
年度绩效管理会★
2

资本战略分析会

集团战略规划会★
3

年度预算分析会
4

年度总结表彰会
5

人才评估发展会
副
董
事
长
1

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2

采购成本分析专题会
资本战略分析会

集团战略规划会
3

经济系统会议

年度预算分析会
4

年度总结表彰会
5

人才评估发展会
总
经
理
1

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2

采购成本分析专题会
资本战略分析会

集团战略规划会
3

年度预算分析会
4

年度总结表彰会★
5

人才评估发展会
6

双节晚会
某水泥集团会议列表
注：★ 表示为所在系统组织的会议。
系统
序号
日
旬
月
季
半年
全年
行政系统
1
大晨会★

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

绩效评估检查会★
文化主题会★

年度预算分析会
3
夕会(含PK)★

年度总结表彰会
4

双节晚会★
5

人才评估发展会
人力系统
1
大晨会

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

人资系统例会★
文化主题会

年度预算分析会
3
夕会(含PK)★

年度总结表彰会
4

双节晚会
5

人才评估发展会★
财务系统
1
大晨会

月度绩效管理会
季度绩效管理会
半年度绩效管理会
年度绩效管理会
2
二次晨会★

采购成本分析专题会
资本战略分析会★
财务分析总结会★
年度预算分析会★
3
夕会(含PK)★

财务专题会★
经济系统会议★