员工出差管理制度.doc

福建圣莉雅环保壁纸有限公司员工出差管理制度
1． 目的
（1）以开源节流思想为指导，控制出差成本，提高出差工作效率。
（2）使每一个出差人员树立自我约束思想，对出差的每一天工作做到日清日结。
（3）使部门领导对下属出差在外工作得到控制，并给予公正的评价和考核。
（4）有利于公司对员工的工作进行综合考核。
2． 范围
本办法适用于公司所有职员国内外出差的管理。
3． 员工因公出差管理
3.1 出差申请及审批
（1）员工因公出差超过一天以上（需要在外住宿）应在出差前填写《出差申请表》，经批准后，将《出差申请表》第一联交公司人力行政部备案，履行出差；分公司员工需将《出差申请表》传真至公司人力行政部备案，原件第一联交给分公司内务主管存档。
（2）副总经理出差，报总经理批准。
（3）除分公司以外的部门经理出差，报分管副总经理批准，超过五天以上需报总经理批准。
（4）部门主管及以下的职员出差，经部门经理审批。除分公司以外的超过五天以上需分管副总批准。
（5）出差一天以内的除营销人员、采购部门、出纳人员、司机以外的也需在出差前填写《出差申请表》。
3.2 出差请款
（1）必须在出差申请批准后，方可办理借款手续。
（2）出差借款应按财务规定办理，填写《借款单》，按财务规定的批准手续审批后，方可到财务领款。已申请备用金的员工，不能再申请出差借款。
3.3 出差实施规定
（1）凡到客户、供应商等处出差（含一天）洽谈业务的人员（当日到政府机关、事业单位办事人员除外），出差前应将出差工作计划预先填写在《出差计划日志表》中，在出差过程中按《出差计划日志表》中的时间、计划内容实施日清日结，将每天出差完成的工作任务及工作分析情况填写在《出差计划日志表》相应的栏目中。
（2）员工出差返回后，按《出差计划日志表》中情况对出差过程进行小结，填写《出差总结报告》（内容含出差时间，地点，客户的沟通情况，进展情况，出差效果自我评估以及下一步工作计划）。出差总结应在销差后三日内完成，送交直接上级。上级领导应在三日内对出差人员工作进行检查，签注评价意见，然后安排部门人员将出差人员的《出差日志表》和《出差总结报告》送公司人力行政部备案，作为员工销差记录。分公司员工需将考评后的两表交至内务主管备案。
（3）员工出差返回后，应在五天内办理差旅费报销手续。分公司员工应在五天内向内务主管办理差旅报销手续，内务主管每周一前定期寄到公司到总部报销。
（4）员工出差报销应按财务规定办理，填写《差旅费报销单》，并附上相关费用票据和《出差计划日志表》复印件，按财务规定的批准手续经批准后，交财务会计审核，经财务经理签字后方能报帐。分公司需先通过内务主管整理并审核后才转到公司总部财务。
（5）员工出差时计划发生变动，需征得直接上级主管的口头同意后，在《出差计划日志表》上注明详细原因。
3.4 出差考核
（1）出差人员在出差前未填写《出差申请表》交公司人力行政部备案的、出差返回后未填写《出差计划日志表》和《出差总结报告》交公司人力行政部备案、分公司员工未交到内务主管处、或上交的《出差总结报告》未经领导检查考评确认等情况的，公司人力行政部按缺勤给予记录，部门经理或分管副总应不予批签借款和报销出差费用。
4. 机票预订流程规定
4.1机票预订：公司内所有机票的预订事项由人力行政部安排专人负责，机票费用由人力行政部凭《预订机票申请单》统一报销，财务部将各部门机票费用划分到各部门。
4.2机票经预订后，无特殊原因一律不得改签或退票，因公不能按时出行，需说明原由取消，如要再次预订须重新填写《预订机票申请单》。因个人原因造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。
4.3预订机票审批流程：
凭《出差申请表》批复件至人力行政部办理机票预订手续：填写《预定机票申请
单》→部门分管副总审核→人力行政分管副总审核→总经理审批→人力行政部安
排预订机票。
4.4机票预订流程：
人力行政部凭《预订机票申请单》批复件→上网查询航班信息及票价→咨询机票代理机构→与乘机人确认个人及航班信息→核对无误出票。
5. 出差费用标准及报销
5.1 乘坐交通工具标准及交通费用报销
5.1.1乘坐交通工具标准
（1）除副总经理以外，其它员工出差应选汽车，火车作为交通工具。如遇紧急情况一定要乘坐飞机，必须在《出差出申请表》中说明详细原因，经总经理特批后方可乘坐飞机。
（2）公司副总经理短途出差，如高铁动车4小时以内可到达目的地区，应选择高铁座高席或者汽车，除此以外的可以选择乘坐飞机。
（3）部门经理在机票低于五折的情况下可乘坐飞机，部门经理以下员工在机票折扣低于3折的情况下可乘坐飞机。
（4）公司员工如未按上述要求经批准乘坐飞机的，在差旅费报销时只按火车票的价格予以报销，超出部分的机票以及机场建设费、燃油附加费、保险费一律不予报销。
（5）公司总部或者分公司所在地本市内出差办事乘坐公共汽车或者地铁，除特殊情况经分管副总或者分公司总经理批准后允许才可乘坐的士。
5.1.2 交通费用报销
（1） 凡乘坐火车、长途汽车、轮船、飞机等，应注明起止地点、时间，按其票价凭票据实报。
（2） 往返机场可乘坐机场巴士（或公共汽车），按其票价凭票据实报，禁止乘坐出租车，如乘坐出租车按机场巴士票价报销。
（3） 公司总部或者分公司所在地本市内出差办事可报销市内公共汽车票，的士费用未有分管副总或者分公司总经理签字批准不予报销。
5.2 住宿及市内短途交通费用标准及报销
级 别
一级城市
除一级城市以外的城市
国外及港澳台
副总/总监
450元/天
350元/天
按每年的国家标准执行
注：1. 一线城市包括北京、上海、广州、深圳、温州、苏州等。
2. 以上标准只含住宿标准，市内交通费实报实销。
级 别
国内
国外及港澳台
部门经理
250元/天
按每年的国家标准执行
部门主管
230元/天
部门主管以下职员
210元/天
（1）住宿和市内短途交通费用按总天数参照以上标准折成最高总限额标准，报销时提供正式有效的住宿发票，按发票上金额实报实销。
（2） 提供以上项目外的发票以及无效发票不予以报销。
（3） 总部或者分公司所在城市市内一天内出差，北京，上海，广州，深圳四个城市交通费用最高限额为50元/天，除此以外的城市交通费用最高限额为30元/天，并在报销时应附上路程明细清单。
5.3 伙食费补助（省外及省内有住宿）及发放
级 别
伙食补助
备注
副总/总监
90元/天

国外出差的伙食补贴参照每年的国家标准
部门经理
70元/天
部门主管
50元/天
部门主管以下职员
40元/天
（1） 省外出差及省内出差当天不能往返有住宿时，伙食费按以上标准实行补助包干制。
（2） 考虑到分公司涉外人员作为长期市场差旅行为以及相应基本福利的配套,分公司的总经理，区域经理，区域专员，工程培训专员的出差伙食补贴不再按照每天给予伙食补贴，统一在岗位工资中按照补贴方式每月固定列支，中途离职的或者新入职的当月的按照相应在职天数实际计算，标准如下：
职务
分公司总经理
区域经理
区域专员和工程培训专员
每月出差伙食补贴
500
400
300
6. 报销管理规定
6.1 如确需到非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则，在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。
6.2 严格控制出差和乘坐飞机的人次，明确出差的任务、时间和地点，如果超出规定的出差时间，原则上对超出时间不报销任何差旅补贴。
6.3 实行“前帐不清，后款不借”的原则。对未按规定及时报帐人员，按本规定第3.4出差考核（1）条执行。
6.4 报销的各类发票，必须合法、真实，票据需完整无损、内容填列齐全，不得涂改。如住宿票应有住宿人姓名、起止日期、开票时间、住宿标准及金额、开票单位签章，否则不予报销。
6.5 出差人员应认真填写有关单据。所附原始单据要分类粘贴，分类计算报销金额。业务招待费要列详细清单。出差期间发生的各类费用一并报销，否则过期不予报销。
6.6 严禁公司各级人员报销差旅费及其他费用时有弄虚作假、伪造、涂改单据、以少报多的行为。如有发生，一经查出，实行追溯制，即对以前本人所有报销单据重新核查。除虚报金额不报销外，另外处以1~2倍罚款，并予以行政处分。
7．本制度由人力行政部制定并负责解释，自发文之日起执行。

8．出差流程
《出差申请单》第一联交人力行政部或者内务人员备案
出差申请填写《出差申请单》

上级领导审核、签字

申请借款填写《借款单》
实 施 出 差

按财务规定经审核、签字

填写《出差计划日志表》， 日清日结，任务完成情况填写《出差总结报告》。

财务经理审核、签字

报部门经理以上领导考评
财 务 借 款

填写《差旅费报销单》，附《出差申请单》第二联，《出差计划日志表》复印件，路程行程明细表，相关票据
《出差计划日志表》和《出差总结报告》交人力行政部或者内务主管备案
《差旅费报销单》报财务经理审核、签字
《差旅费报销单》报财务会计进行审核
按规定经领导审批签字

财 务 报 帐

9.记录表格
9．1《出差申请表》
9．2《借款单》
9．3《出差计划日志表》
9．4《差旅费报销单》

出差申请表
申请人

所辖分公司

职位设置

职级/职等

出差任务

随同人员

交通工具
□飞机 □动车 □火车 □汽车 □轮船
出差时间
自 年 月 日起至 年 月 日止（共 日）
出差路线（路程、时间）

出差
事项简述

申请人：
部门长：
分管副总：
总经理：

出差工作日志
出差人：
所辖部门/职位：
出差时间：
同行人：
出差目的：
出差地：
时间：
拜访客户联系人名字：
联系电话号码：
主要工作内容：

出差地：
时间：
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联系电话号码：
主要工作内容：

出差地：
时间：
拜访客户联系人名字：
联系电话号码：
主要工作内容：

出差地：
时间：
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联系电话号码：
主要工作内容：

出差地：
时间：
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联系电话号码：
主要工作内容：

出差地：
时间：
拜访客户联系人名字：
联系电话号码：
主要工作内容：

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