企业如何做好合同管理工作.doc

企业如何做好合同管理工作
——合同培训交流材料
（文字内容正常语速读完约10分钟，加之停顿、附加讲解和浏览图片约15-20分钟）
以下内容是从合同管理的全过程着眼准备，涉及从有合同意向开始至合同履行结束。
一、背景铺垫
1、“宁可不发生，不能不约定”与“机动灵活，因地制宜”？
结合铁路企业的实际情况，商贸合同较多的多经企业比较接受“宁可不发生，不能不约定”，反之，运输、物流服务合同较多的主业单位（以货运中心为代表）则更容易接受“机动灵活，因地制宜”。因对合同管理所持的态度不同，所以前者要求合同事无巨细，出现纠纷后相关权利义务关系清晰明确，后者倾向合同要言简意赅，出现问题后视具体实际情况解决。
企业在执行合同管理制度的同时，决策层还应当向合同管理人员明确传达对合同管理所持的态度，这一点非常重要。
2、营改增以后，合同应当尽量反映真实完整的业务流程。
营改增以后，做为增值税一般规模纳税人，凭增值税专用发票和相关材料经税务主管机关审核认证后可以进行增值税抵扣。以铁路货物运输业务为例，铁路运输和两端的接取送达（公路汽车运输）适用11%增值税率，而其他辅助物流服务适用6%增值税率，不同税率的收费项目必须在合同中分类约定，若混同则可能会因合同约定不清而导致从高征税。
3、法律、法规的修正和行政审批权的压缩使得核实合同对方当事人资信的难度明显加大。
公司法、工商登记管理条例及实施细则修正后，有限责任公司和股份有限公司注册资本由实缴和实收制变为认缴和认购制，即所说的“一元钱也能开公司”。企业营业执照登记项目中的“注册资本”“实收资本”和“经营项目”内容可以空白。取消企业营业执照工商年检，改为报告备案公示制。
随之启动的网上公示查询制和运行操作还有个过渡期，这段时间核实对方资质和信用难度加大。
二、合同的承办
真正缓解合同审批压力的环节不是在审批环节，而是在合同承办环节。承办环节各项工作做的确实、充分，审批通过是自然而然。
1、核实对方当事人资质证明
营业执照：可以核实对方的名称、是法人企业还是分支机构、地址、法定代表人（负责人）、注册资本、实收资本、企业类型、经营范围、成立日期、营业期限、工商年检等情况。
组织机构代码证：全国范围内唯一的、始终不变的代码标识，其作用相当于单位的身份证号。
税务登记证：有的企业有营业执照但未办理税务登记证，即不能自行出具合法发票。
法定代表人身份证明：不是法定代表人的身份证，而是由工商部门认证的法定代表人任职资格证明。
银行开户证明：出现纠纷时可以向人民法院提供，便于查询对方的财产情况。
特业许可证明：需要特别许可的项目应有相关行政机关的前置审批手续，如煤炭经营许可证、食品流通许可证等。
2、注重合同谈判
原则：第一，尽量不做一锤子买卖，出尔反尔，哪怕有再大利益诱惑。第二，别过分得罪同行，别把事情做绝，不结怨，给自己留后路。第三，别把任何合作方当傻子，哪怕你刚刚赚了大便宜，也偷着乐去，别显摆。第四，大面上坚持原则，细节处别耍小聪明。
另外，当我们拿下一个业务时，即便公关工作已经做到位。签合同或者合同后，也要做适当的让步。使得对方参与人员有立功的表现，以便他们向自己的上头交代。这点很重要。
还有，一些项目本来只能赚十个点，因为对方不懂行，或者因为是卖方市场，不小心赚了二十甚至四十个点。你也别得意，开庆功会偷着乐去，在对方面前别得瑟。人家给个蛋糕也要懂得怎么吃，吃相太难看容易出问题。让对方人员，即便他是傻子，回去也能有条活路。
最后一条就是，有些项目做亏了，或者赚头小了。既然合同签了，或者已经有了口头协议，就别想着在小地方再捞回来。那样做第一得罪人，第二会让对方产生不信任感，损失企业的名声。
三、合同审批
无论合同承办环节操作到何种程度，合同审批环节必须中规中矩，保留原始痕迹。
1、合同应在履行开始时间前报批，尽量不要操作成合同签订履行后再报批，给上级主管部门找麻烦。
2、虽然自己不能审批自己的合同，但合同管理软件允许、实务中也常会出现合同审批人员和合同承办人员为同一人的情况，但结合实际情况，坚持合同承办人员和合同审批人员分开会大大有益于合同管理工作，也就是说合同审批人员可以一个人把活都干了，但合同的后续履行跟踪的主体是承办人，审批人起辅助监督作用。
3、合同审批环节的审批人最好是本人亲笔签字，不赞成盖印，便于回溯。
4、多部门联合审批，经营口先审市场可行性和价格合规合理性，财务口审资金和票据事项，合同口审内容的齐备和风险。
5、最后召开本单位总经理、主管副总、经营口、合同口参加的小组会，逐个合同排除疑问后，完成总经理最后审批签字，以保证在合同的履行中，单位内部对合同的意见一致性。
6、合同专用章使用登记薄本单位采用手写方式，领导批准和用印人由本人亲笔签字。
7、注意合同期限中的类似“自动延期”约定和有开始时间无结束时间的约定要禁止使用，风险可能会超出想像。
8、己方审核好的合同文本，若先签字盖印，再由对方当事人签字盖印再返回的合同，务必要盖上骑缝印，以防除签署页之外的内容被更改，因为有的人就是靠“玩合同”赚钱。特别要注意已签署完的合同送至对方，对方改变主意要重签的，必须如数收回已签署的合同并缴销。
9、变更协议和补充协议也要审批，避免审批完的合同用变更协议或补充协议变通已审核过的内容。注意许多变更协议只是对方当事人发生了改变，这不是合同变更协议或补充协议（变更协议或补充协议当事人不能变），这是部分或全部合同权利义务的转让协议，是权利义务转让协议。
10、合同生效条款约定“本合同签字并盖章后生效”，若签字、盖章缺一则合同不生效；若为代理人签字，代理人无授权委托书，虽然签字、盖章具备则合同仍不生效。
四、因时间关系合同签订生效后的内容不过多阐述，提醒一点对于履行完结的合同，按短期保存和长期保存分类后，移交单位档案管理人员，按短期档案和长期档案分类归档存放。